Arbeitszeugnis – praktische Hinweise

Dagmara ANIOŁEK
HR & Payroll Senior Specialist bei RSM Poland

Ein Arbeitszeugnis ist eine Urkunde, mit der fast jeder Arbeitnehmer zu tun hatte. Grundsätzlich handelt es sich um ein einfaches Formular zum Beschäftigungsverlauf, das der Arbeitgeber nach seinem besten Wissen ausfüllt und dem Arbeitnehmer nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses übergibt. Obwohl dies eine übliche und banale Verpflichtung ist, sollte die Sorgfalt beim Ausfüllen dieses Dokuments (und die in den Vorschriften angegebenen Fristen für seine Übergabe) nicht unterschätzt werden, da im Falle einer Fahrlässigkeit die Folgen für den Arbeitgeber wirklich schwerwiegend sein können.

Gemäß Artikel 97 § 4 des Arbeitsgesetzbuches (AGB-PL) bestimmt der Arbeitsminister durch Verordnung den genauen Inhalt des Arbeitszeugnisses, die Art und Weise und das Verfahren für seine Erteilung, Berichtigung und Ergänzung sowie ein Hilfsmuster für das Zeugnis fest.

Die Informationen, die der Arbeitgeber in der Urkunde angeben muss, finden Sie in der Verordnung des  Ministers für Familie, Arbeit und Sozialpolitik über Arbeitszeugnis  (GBl. 2020 Fn. 1862). In diesem Artikel befassen wir uns nicht mit dem Inhalt des Arbeitszeugnisses selbst, sondern mit den Pflichten, die der Arbeitgeber nach Ausstellung der Urkunde hat

Die notwendigen Informationen zum Ausfüllen des Arbeitszeugnisses finden Sie in der Verordnung des  Ministers für Familie, Arbeit und Sozialpolitik vom 30. Dezember 2016 über Arbeitszeugnis (GBl. 2292 m.Ä.).

Es ist daran zu erinnern, dass das in der Verordnung angegebene Musterzeugnis nur ein Hilfsmittel darstellt (wie in § 2 Nr. 3  dieser Verordnung genannt wurde). Bei der Ausstellung eines Arbeitszeugnisses können wir nur die Felder ausfüllen, die sich auf den Arbeitnehmer und seinen Beschäftigungsverlauf beziehen, wobei die anderen weggelassen werden. Sie können auch Ihre eigene Vorlage verwenden und dabei die in den Bestimmungen der Verordnung festgelegten Informationen angeben.

Das Zeugnismuster enthält auch eine Information, dass der Stempel des Arbeitgebers nicht in der oberen linken Ecke der Urkunde angebracht werden muss. Der Stempel kann durch Informationen über den Sitz und die Steueridentifikationsnummer des Unternehmens ersetzt werden

Wer ist verpflichtet, ein Arbeitszeugnis zu erteilen?

Jeder Unternehmer, der Arbeitnehmer aufgrund eines Arbeitsvertrags beschäftigt, ist verpflichtet, ein Arbeitszeugnis zu erteilen. Es ist zu beachten dass die Dauer des Vertrages, aufgrund dessen die Beendigung erfolgte, unerheblich ist. Der Arbeitgeber ist uneingeschränkt verpflichtet, die Urkunde nach Ende des Vertrags auszustellen, sei es eines befristeten, unbefristeten oder auf Probezeit geschlossenen Vertrags.

Die Übergabe eines Arbeitszeugnisses darf nicht von der Abrechnung des Arbeitnehmers mit dem Arbeitgeber abhängig gemacht werden (Artikel 97 §13 AGB-PL).

Gleichzeitig ist der Arbeitnehmer nicht verpflichtet, einen Antrag auf Erteilung des Arbeitszeugnisses zu stellen oder seine Erteilung zu verlangen (vgl. Urteil des Obersten Gerichtshofs vom 18. Februar 1976 in der Rechtssache Az. I PR 1/76).

Ist der Arbeitgeber verpflichtet, nach dem Tod eines Arbeitnehmers ein Arbeitszeugnis zu erteilen?

In der Verordnung des Ministers für Familie, Arbeit und Sozialpolitik finden wir detaillierte Informationen zur Erteilung eines Arbeitszeugnisses einer verstorbenen Person. § 5 sieht vor, dass der Arbeitgeber im Falle der Beendigung des Arbeitsverhältnisses durch den Tod eines Arbeitnehmers ein Arbeitszeugnis erstellt und es in die Personalakte des verstorbenen Arbeitnehmers aufnimmt. Es besteht keine Pflicht, die Urkunde an die Familie zu senden.

Auf Antrag des Ehegatten (oder einer anderen Person, die berechtigt ist, eine Hinterbliebenenrente zu beantragen, oder einer anderen  Person, die der Erbe dieses Arbeitnehmers ist), der in Papierform oder in elektronischer Form eingereicht wird, muss der Arbeitgeber jedoch innerhalb von 7 Tagen nach Antragseingang das Arbeitszeugnis erteilen.

Wann ist der Arbeitgeber nicht verpflichtet, ein Arbeitszeugnis zu erteilen?

Derzeit gibt es nur zwei Situationen, in denen der Arbeitgeber kein Arbeitszeugnis erteilen muss.

Ein weiterer befristeter Vertrag

Ein Arbeitgeber ist nicht verpflichtet, ein Arbeitszeugnis zu erteilen, wenn dieselben Parteien unmittelbar nach Beendigung eines befristeten Vertrags einen anderen Arbeitsvertrag schließen.

In der bisherigen Rechtslage musste ein Arbeitszeugnis 24 Monate nach Abschluss des ersten Vertrages auch trotz Weiterbeschäftigung erteilt werden. Derzeit hilft den HR-Fachleuten Artikel 97 § 1¹ AGB-PL, der Folgendes vorsieht: Im Falle der Begründung eines anderen Arbeitsverhältnisses mit demselben Arbeitnehmer innerhalb von 7 Tagen nach Beendigung oder Fristablauf des vorherigen Arbeitsverhältnisses ist der Arbeitgeber verpflichtet, dem Arbeitnehmer nur auf dessen in Papierform oder in elektronischer Form gestellten Antrag ein Arbeitszeugnis zu erteilen (...). 

Das heißt, wenn wir einen anderen Vertrag mit einem Arbeitnehmer schließen, dann erteilen wir ein Zeugnis nur auf seinen Antrag, obwohl der vorherige Vertrag beendet wurde.

Übergang des Betriebs auf einen anderen Arbeitgeber

Der zweite Fall betrifft den Übergang des Betriebs auf einen anderen Arbeitgeber. In einem solchen Fall erteilen wir kein Arbeitszeugnis denjenigen Arbeitnehmern, die von dem Übergang gemäß Art. 23¹ AGB-PL betroffen sind.

In diesem Fall erteilen wir auch kein Zeugnis für die Arbeitszeit im übernommenen Betrieb auf Antrag des Arbeitnehmers. Für Arbeitnehmer, die gemäß Art. 23¹ weiter beschäftigt sind, erteilen wir ein Zeugnis über die Gesamtdauer des Arbeitsverhältnisses. Das heißt, es sollte die Beschäftigung vor und nach dem Übergang des Betriebs auf den neuen Arbeitgeber umfassen und zum Zeitpunkt des endgültigen Ausscheidens des Arbeitnehmers aus dem Unternehmen erteilt werden.

Frist für Erteilung eines Arbeitszeugnisses – Rechtsgrundlage

Art. 97 Abs. 1 AGB-PL sieht vor, dass der Arbeitgeber verpflichtet ist, am Tag der Beendigung des Arbeitsverhältnisses ein Arbeitszeugnis zu erteilen. Er erhält auch eine Bestimmung über die Möglichkeit, ein Arbeitszeugnis innerhalb von 7 Tagen nach Vertragsbeendigung zu senden.

Einige HR-Spezialisten sind überzeugt, dass sie 7 Tage haben, um ein Arbeitszeugnis zu erteilen. Es ist jedoch zu beachten, dass diese Bestimmung nur die Möglichkeit vorsieht, das Zeugnis zu einem späteren Zeitpunkt zu übergeben (und nicht auszustellen). Die Änderungen, die 2019 eingeführt wurden, verpflichten den Arbeitgeber, am Tag der Vertragsbeendigung – und nicht später – ein Arbeitszeugnis zu erstellen.

Wenn der Arbeitnehmer oder eine von ihm bevollmächtigte Person das Dokument aus objektiven Gründen nicht abholen kann, kann es über einen Postbetreiber oder auf andere Weise versandt werden.

Vielleicht möchten wir aber ein Arbeitszeugnis früher erteilen, während die Beschäftigung noch läuft. Wir hören oft, dass zum Beispiel Montag der letzte Arbeitstag für Herr X sein wird und obwohl der Vertrag – sagen wir – bis Samstag dauert, bittet er um die Erstellung eines Arbeitszeugnisses 5 Tage früher. Leider sehen die Rechtsvorschriften eine solche Möglichkeit nicht vor, daher sollten wir in einer solchen Situation davon absehen, die Urkunde dem Arbeitnehmer frühzeitig auszuhändigen. Wenn er das Zeugnis persönlich nicht abholen kann, können wir es vorschriftsgemäß über einen Postbetreiber an die vom Arbeitnehmer angegebene Adresse senden.

Denken wir immer an die wichtigste Information dabei: ein Arbeitszeugnis muss am Tag der Vertragsbeendigung erstellt sein. Wir haben dann 7 Tage, um die bereits erstellte Urkunde zu übergeben.

Wie ist einem Arbeitnehmer ein Arbeitszeugnis zu übergeben?

Wieder kehren wir zum Artikel 97 § 1 AGB-PL zurück, in dem wir Informationen darüber finden, wie man das Zeugnis übergeben soll.

• Die erste Möglichkeit besteht darin, dem Arbeitnehmer die Urkunde persönlich auszuhändigen.  Der Arbeitnehmer sollte den Empfang quittieren.
• Eine andere Lösung besteht darin, das Zeugnis dem Arbeitnehmer an die von ihm angegebene Adresse per Post oder Kurierdienst (der in Übereinstimmung mit dem Postgesetz und der Definition eines Postbetreibers handelt) zu senden. Die Urkunde muss so versandt werden, dass dessen Versanddatum und Datum dessen Empfangs durch den ehemaligen Arbeitnehmer nachgewiesen werden können. Dies bedeutet, dass das Zeugnis am besten gegen Empfangsbestätigung oder per Einschreiben versandt werden soll.
• Die Urkunde kann auch an eine vom Arbeitnehmer bevollmächtigte Person ausgehändigt werden. Die Vollmacht kann dem Arbeitgeber in Papierform oder in elektronischer Form vorgelegt werden.
• Schließlich kann das Arbeitszeugnis auch in elektronischer Form am Tag der Beendigung des Arbeitsverhältnisses auf Initiative (oder mit Einwilligung) des Arbeitnehmers an die vom Arbeitnehmer zu diesem Zweck angegebene E-Mail-Adresse übermittelt werden. Es ist zu beachten, dass die Bestimmungen des Arbeitsgesetzbuches den Arbeitnehmer nicht dazu verpflichten, dem Arbeitgeber seine E-Mail-Adresse mitzuteilen.

Arbeitszeugnis in elektronischer Form

Arbeitsrechtliche Vorschriften sehen keine bestimmte Form für Erteilung eines Arbeitszeugnisses vor. Gemäß Art. 78 Abs. 1 BGB in Verbindung mit Art. 65 Abs. 1 BGB bleibt die elektronische Form eines Rechtsgeschäfts erhalten, wenn die Erklärung (einschließlich der Wissenserklärung, bei der es sich um ein Arbeitszeugnis handelt) in elektronischer Form eingereicht wurde und mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen ist.

Ausstellung eines fehlerhaften Arbeitszeugnisses und seine Berichtigung

Die korrekte Ausstellung eines Arbeitszeugnisses hat einen großen Einfluss auf künftige Ansprüche (u.a. Rentenansprüche) des Arbeitnehmers oder seine Anmeldung als arbeitslos bei dem Arbeitsamt. Deshalb ist es so wichtig, dass der Arbeitnehmer das Zeugnis nach dessen Erhalt sorgfältig liest.

Wenn der Arbeitgeber ein fehlerhaftes Arbeitszeugnis ausgestellt hat, hat der Arbeitnehmer das Recht, innerhalb von 14 Tagen nach Erhalt der Urkunde ihre Berichtigung bei dem Arbeitgeber zu beantragen (Art. 97 §2¹ AGB-PL). Ein Fehler kann sowohl vom Arbeitnehmer als auch vom Arbeitgeber festgestellt werden.

Was passiert, wenn der Arbeitnehmer einen Fehler in dem Arbeitszeugnis bemerkt hat?

Wie sollte die Berichtigung des Zeugnisses ablaufen, wenn der Arbeitnehmer einen Fehler darin aufgedeckt hat?

Wenn der Arbeitgeber die Ausstellung einer berichtigten Urkunde für begründet hält:

1. Der Arbeitnehmer nennt in dem eingereichten Antrag die Fehler, die zu berichtigen sind. Der Antrag ist innerhalb von 14 Tagen einzureichen. Nach Fristversäumung kann ihre Wiederherstellung beim Gericht beantragt werden (Art. 265 § 1 AGB-PL ).
2. Der Arbeitgeber informiert den Arbeitnehmer – auf Papier oder auf elektronischem Wege – über die Stattgabe des Antrags innerhalb von 7 Tagen nach dessen Eingang. Als Antwort nennt er die berichtigten Punkte (dies ist das sog. Anschreiben).
3. Gleichzeitig erteilt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer ein neues Arbeitszeugnis. Das neue Arbeitszeugnis sollte: a) das tatsächliche Ausstellungsdatum enthalten b) keine Anmerkungen wie „Berichtigung” oder „Korrektur” enthalten.

Wenn der Arbeitgeber eine Berichtigung verweigert:

1. Der Arbeitnehmer nennt in dem eingereichten Antrag die Fehler, die zu berichtigen sind. Der Antrag ist innerhalb von 14 Tagen einzureichen. Nach Ablauf dieser Frist hat der Arbeitgeber das Recht, eine Berichtigung abzulehnen. Die Vorschriften regeln jedoch nicht die Folgen der Nichteinhaltung der Frist und eine Berichtigung sollte sowohl im Interesse des Arbeitnehmers als auch des Arbeitgebers liegen. Nach Fristversäumung kann ihre Wiederherstellung beim Gericht beantragt werden (Art. 265 § 1 AGB-PL).
2. Der Arbeitgeber informiert den Arbeitnehmer – auf Papier oder auf elektronischem Wege – über die Ablehnung des Antrags innerhalb von 7 Tagen nach dessen Eingang.
3. Nach Erhalt der Ablehnung des Arbeitgebers hat der Arbeitnehmer das Recht, innerhalb von 14 Tagen einen Antrag auf Berichtigung des Zeugnisses beim Arbeitsgericht zu stellen. Das Arbeitsgesetzbuch regelt das nicht, aber die fehlende Reaktion des Arbeitgebers innerhalb der oben genannten Frist sollte als Weigerung der Berichtigung behandelt werden.
4. Die Klage auf Berichtigung des Zeugnisses wird vom Arbeitnehmer beim Amtsgericht in so vielen Ausfertigungen eingereicht, wie es Parteien gibt.
5. Wenn das Arbeitsgericht dem Antrag des Arbeitnehmers auf Berichtigung des Arbeitszeugnisses stattgibt, stellt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer innerhalb von 7 Tagen ab dem Tag, an dem die gerichtliche Entscheidung in dieser Sache rechtskräftig wird, ein neues Arbeitszeugnis aus (§ 7 Abs. 2 der Verordnung des Ministers für Familie, Arbeit und Sozialpolitik).

Was passiert, wenn der Arbeitgeber einen Fehler in dem Arbeitszeugnis bemerkt hat?

Wenn der Arbeitgeber einen Fehler in dem Arbeitszeugnis aufgedeckt hat, ist es – auch Jahre nach Erteilung der Urkunde – zwingend erforderlich, dass er so schnell wie möglich ein neues Arbeitszeugnis ausstellt. In diesem Fall bitten wir den Arbeitnehmer nicht, uns einen Antrag auf Berichtigung zu senden, sondern wir nehmen die Änderungen ohne seine Beteiligung vor. Wir müssen nur den Arbeitnehmer im Anschreiben über die vorgenommenen Berichtigungen informieren.

Wir versenden an den Arbeitnehmer ein neues Arbeitszeugnis mit dem tatsächlichen Ausstellungsdatum und der Aufforderung zur Rückgabe der vorherigen Urkunde. Ob der Arbeitnehmer sie zurückgibt, ist jedoch nur sein guter Wille, weil er dazu nicht verpflichtet ist.

Hinweis: Bei der Ausstellung eines neuen Arbeitszeugnisses ist das vorherige zu vernichten, da die Rechtsvorschriften vorsehen, dass nur zwei Dokumente über die Beendigung des Arbeitsverhältnisses ausgestellt werden können, nämlich ein Arbeitszeugnis und eine Kopie davon.

Verlorenes, vernichtetes Arbeitszeugnis – wie geht es weiter?

Das Arbeitszeugnis sollte als Basisdokument zur Bestätigung der Beschäftigungsdauer aufbewahrt werden. Sein Inhalt ist die Grundlage für die Feststellung der Arbeitnehmeransprüche.

Es kann jedoch vorkommen, dass das Zeugnis vernichtet wird oder wir es einfach verlieren. In diesem Fall kann der Arbeitnehmer beim ehemaligen Arbeitgeber eine Abschrift, ein Duplikat oder eine Kopie davon zu beantragen.

Die Bestimmungen über die Erstellung und Aushändigung von Kopien der Personalunterlagen gelten seit dem 1. Januar 2019. Was ist, wenn ein ehemaliger Arbeitnehmer uns um eine Abschrift des Arbeitszeugnisses bittet?

In der aktuellen Rechtslage – d.h. seit 7. September 2019 –erteilt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer auf Verlangen eine Kopie des zuvor ausgestellten Arbeitszeugnisses und kennzeichnet sie „in Übereinstimmung mit der Urkunde”.

Vor September 2019 wurde die Bestimmung des § 6 der Verordnung des Ministers für Familie, Arbeit und Sozialpolitik vom 30.12.2016 über Arbeitszeugnis (GBl. 2018, Fn.1289) mit der Verordnung des Ministers für Familie, Arbeit und Sozialpolitik vom 30.08.2019 zur Änderung der Verordnung über das Arbeitszeugnis (GBl., Fn. 1709) aufgehoben. Diese Bestimmung sah vor, dass eine Kopie des Arbeitszeugnisses in der Personalakte des Arbeitnehmers aufbewahrt wird; in begründeten Fällen erteilt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer eine Abschrift dieses Arbeitszeugnisses.

Die Änderung ergibt sich aus der Tatsache, dass in das Arbeitsgesetzbuch Artikel 94¹² aufgenommen wurde, der dem Arbeitgeber die Verpflichtung auferlegte, auf Antrag des Arbeitnehmers eine Kopie der gesamten Personalunterlagen oder eines Teils davon zu erteilen. Die detaillierte Art und Weise der Erteilung von Kopien dieser Unterlagen (u.a. Erteilungsformen und -fristen) ist in den Bestimmungen des  § 18 der Verordnung über Personalunterlagen festgelegt. Aus diesen Bestimmungen geht hervor, dass wenn die Personalunterlagen von dem Arbeitgeber in Papierform geführt werden, hat der Arbeitgeber eine Kopie der gesamten Unterlagen oder eines Teils davon (z. B. Arbeitszeugnis) in Papierform zu erteilen, die von dem Arbeitgeber oder einer von dem Arbeitgeber bevollmächtigten Person unterzeichnet ist, die bestätigt, dass diese Kopie den Personalunterlagen des Arbeitnehmers entspricht. 

Gleichzeitig weist der Gesetzgeber in Art. 16 Abs. 3 der Verordnung über Personalunterlagen darauf hin, dass die in Papierform geführten Personalunterlagen persönlich und gegen Quittung abzuholen sind. Also berechtigt das Arbeitszeugnis als Teil der Personalunterlagen sowohl den Arbeitnehmer als auch den ehemaligen Arbeitnehmer nur dazu, eine "beglaubigte" Kopie davon zu erhalten.

Also eine Kopie, ein Duplikat oder eine Abschrift? Einem Arbeitnehmer, der das Arbeitszeugnis verloren oder vernichtet hat, wird seine Kopie erteilt. Da die Bestimmung des § 6 der Verordnung aufgehoben wurde, also nicht existiert, können die Abschriften von Arbeitszeugnissen weder erstellt noch erteilt werden. Dies gilt auch für Arbeitszeugnisse, die vor dem 7.09.2019 ausgestellt wurden.

Auftragsvertrag – erhält der Auftragnehmer nach Vertragsende ein Arbeitszeugnis?

Nach Ablauf des Auftragsvertrages erhält der Auftragnehmer kein Arbeitszeugnis.

Diese Urkunde erhalten nur Personen, die aufgrund eines Arbeitsvertrags beschäftigt sind. In diesem Fall kann der Auftragnehmer eine Bescheinigung über die Dauer und die Art der von ihm während des Vertrags ausgeführten Tätigkeit beantragen. Bitte beachten Sie, dass der Auftraggeber zu ihrer Ausstellung nicht verpflichtet ist. Auftragsverträge unterliegen nicht dem Arbeitsgesetzbuch, sondern den Bestimmungen des Bürgerlichen Gesetzbuches, das zur Ausstellung solch einer Bescheinigung nicht verpflichtet.

Nicht rechtzeitige Erteilung eines Arbeitszeugnisses bzw. Erteilung eines fehlerhaften Arbeitszeugnisses – Folgen

Gemäß Art. 99 AGB-PL hat ein Arbeitnehmer Anspruch auf Ersatz des Schadens, den der Arbeitgeber dadurch verursacht hat, dass er ein Arbeitszeugnis nicht rechtzeitig erteilt hat bzw. ein fehlerhaftes Arbeitszeugnis erteilt hat.

Fehlerhaftes Arbeitszeugnis

Bei fehlerhaftem Arbeitszeugnis hat der Arbeitnehmer den Anspruch auf Schadensersatz in Höhe der Vergütung für die Zeit der Arbeitslosigkeit, die aus diesem Grund erfolgte, aber maximal 6 Wochen dauert. Es liegt in der Verantwortung des Arbeitnehmers nachzuweisen, dass er trotz seiner Bemühungen keinen neue Arbeitsplatz finden konnte, und der Grund dafür war das Fehlen des Arbeitszeugnisses (oder ein fehlerhaftes Arbeitszeugnis).

Nichterteilung des Arbeitszeugnisses

Wenn dem Arbeitnehmer ein Arbeitszeugnis nicht rechtzeitig erteilt wird, begeht der Arbeitgeber einen Verstoß gegen die Rechte des Arbeitnehmers, für den der Gesetzgeber eine Geldstrafe von 1.000 bis 30.000 PLN vorgesehen hat (Art. 282 § 1 Nr. 3 AGB-PL ).

Wie Sie sehen, ist die zuverlässige Führung der Personalunterlagen ein wichtiger Aspekt der Unternehmensführung und die Unkenntnis der Vorschriften – und beispielsweise das mangelnde Wissen über die Notwendigkeit, den Arbeitnehmer über die Annahme oder Ablehnung des Antrags auf Berichtigung des Arbeitszeugnisses zu informieren – kann viele unnötige Probleme verursachen. Daher bieten wir Unternehmern, die sich in erster Linie auf die wichtigsten Aspekte der Unternehmensführung konzentrieren möchten, das HR & Payroll-Outsourcing.