Jeder Arbeitgeber ist verpflichtet, Personalunterlagen zu erstellen und aufzubewahren. Dies gilt für ihn unabhängig davon, welche Bedingungen er für die Einrichtung einer Ablage hat und wie viele Personen er beschäftigt. Im Januar 2019 hat die polnische Regierung die Aufbewahrungsfrist für Unterlagen geändert, die derzeit (in den meisten Fällen) 10 Jahre statt der vorherigen 50 Jahre beträgt. Diese Änderungen betreffen jedoch hauptsächlich die Führung der Personalunterlagen von Personen, mit denen die Arbeitgeber im Jahr 2019 und später ein Arbeitsverhältnis eingegangen sind.