Buchhalterin ab sofort gesucht. Kurzer Ratgeber für eine gute Wahl eines Buchhaltungsbüros

Joanna WILCZYŃSKA
Accounting Manager bei RSM Poland
 

Woran soll man sich bei der Suche nach einem guten Buchhalter orientieren? Wem sollen wir vertrauen und ihm unsere Handelsbüchern überlassen? Diese Frage versucht jeder Unternehmer zu beantworten, der sich dafür entscheidet, die Buchführung außerhalb seiner Organisation zu verlagern.

Die Führung der Handelsbücher mit eigenen Kräften ist nicht immer und nicht unbedingt die beste Lösung, insbesondere aufgrund der Kompliziertheit von Rechnungslegungsvorschriften und Steuervorschriften sowie Abweichungen in ihrer Auslegung. Unsere mehrjährige Erfahrung in der Rettung von sinkenden Schiffen zeigt, dass man manche Sachen lieber den Profis überlassen soll.

Worauf muss man sich also konzentrieren, wenn man die Angebote der Buchhaltungsbüros analysiert? Hier finden Sie ein paar hilfreiche Tipps.

Professionalismus, umfassendes Wissen und Kenntnis von aktuellen Vorschriften

Während des Gesprächs mit dem Buchhalter, mit dem wir eine langfristige Zusammenarbeit aufnehmen möchten, können wir ihm eine oder zwei Fragen betreffen die Buchführung unserer Firma stellen. Solch etwas wird beim Erstgespräch von keinem Profi als ein Versuch der Erschleichung einer unentgeltlichen Leistung wahrgenommen. Und der Unternehmer merkt gleich, wer ein leidenschaftlicher Buchhalter und wer Buchhalter durch Zufall ist. Eine nichtssagende Antwort „Sie werden zufrieden sein” befriedigt nicht unsere Neugier und mit einer hohen Wahrscheinlichkeit zwingt uns zur weiteren Suche nach dem Auftragnehmer.

Ein guter Buchhalter ist derjenige, der sich in dem Dschungel der Vorschriften gut zurechtfindet, durch die Teilnahme an Schulungen sein Wissen ständig erweitert und mit den Rechtsänderungen auf dem Laufenden ist. Die Buchhalter, die bei den professionellen Outsourcing-Unternehmen arbeiten, insbesondere diesen, die international sind und umfassende Beratungsdienstleistungen erbringen, zeichnen sich durch eine breite Erfahrung aufgrund der Zusammenarbeit mit den Kunden aus vielen unterschiedlichen Branchen, die ihre Geschäftstätigkeit in verschiedenen Rechtsformen ausüben.

Preis = Qualität

An einem guten Buchhalter soll man nicht sparen. Die Wahl eines unzuverlässigen Buchhalters kostet den Steuerpflichtigen aufgrund der Folgen in der Regel viel mehr als die Betreuung durch ein professionelles Büro. Die Umkehrung der Effekte von solchen Handlungen ist in der Regel schwierig, stressig und zeitaufwendig und manchmal erweist sich sogar als unmöglich. Die uralte Regel heißt: Gutes muss kosten. Eine hochqualitative Ware oder Dienstleistung zu einem unglaublich niedrigen Preis gibt es einfach nicht.

Man soll jedoch darauf achten, wie die Leistungen des Buchhaltungsbüros abgerechnet werden. Ist es eine Pauschale, d.h. eine feste Gebühr je nach der Anzahl der zu verarbeitenden Buchungsbelegen oder werden die Dienstleistungen aufgrund des Stundensatzes abgerechnet. Je nach den Unternehmensspezifika kann sich für uns die erste oder zweite Variante als mehr rentabel erweisen.

Eine andere Frage ist auch die Fähigkeit, die realen Kosten der eigenen Buchführungsabteilung zu berechnen. Bestimmt sind das nicht bloß die Gehaltskosten sowie die Kosten der SV-Beiträge für die eingestellten Buchhalter/-innen. Bevor wir beurteilen, ob das Angebot des externen Dienstleisters teurer und wenn schon, wie viel teurer ist, analysieren wir genau alle mit der internen Betreuung zusammenhängenden Aufwendungen. Am Ende schätzen wir, welchen Wert für uns die anderen (teilweise immateriellen) Vorteile haben, die aus der Beauftragung eines externen Profis resultieren (wie z.B. die Teilübertragung der Verantwortung, laufende Aktualisierung der Kenntnisse des Buchhaltungsteams oder Zeitersparnis in Zusammenhang mit Beschaffung des Buchhaltungspersonals). Das Endergebnis kann uns überraschen.

Möglichkeit des unmittelbaren Kontakts mit Experten

In der Zeit der Digitalisierung der Buchhaltung soll man für die Möglichkeit des Kontakts face to face mit dem Profi sorgen. Obwohl die neuesten Technologielösungen, die während der Coronavirus-Pandemie noch verbessert wurden, einen schnellen und reibungslosen Informations- und Datenaustausch ermöglichen, bleibt der persönliche Kontakt (auch via Zoom oder MS Teams) immer noch die erfolgreichste Kommunikationsmethode. Viele Unternehmer schätzen hoch die Verfügbarkeit ihrer Buchhalter und die Möglichkeit der schnellen Organisation eines Treffens, um schwierige Fragen zu diskutieren. Wenn sich an solch einem Treffen die Experten in verschiedenen Gebieten, d.h. Buchhalter, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer beteiligen können, dann ist solch ein Modell der Zusammenarbeit besonders erwünscht. Unsere Kunden wussten schon nicht einmal die Komplexität unseres Angebots und unser Motto „The power of being understood” zu schätzen.

Erfüllung der Erwartungen, Prognostizieren, holistisches Denken

Die Theorie, dass ein Buchhalter in dem Unternehmen einfach die Geschäftsvorfälle registriert, wurde schon lange her ad acta gelegt.

Ein guter Buchhalter gilt als unser Partner, der aufgrund der Kenntnis von Besonderheiten der Geschäftstätigkeit seines Kunden versucht, die steuerlichen Folgen seiner Handlungen vorherzusehen.

Eine aufmerksame Analyse und der Blick in die Zukunft lassen den Buchhaltern die potentiellen Risiken rechtzeitig identifizieren.

Ein guter Buchhalter, der von den geplanten Änderungen der Rechtsvorschriften hört, denkt gleich an seine Kunden, die – höchstwahrscheinlich dessen gar nicht bewusst – große Geschäftsvorhaben planen. Inzwischen können die Folgen dieser Handlungen in Bezug auf kommende Änderungen drastisch sein. Dann ist eine schnelle und professionelle Reaktion des Buchhalters erforderlich, der sagen wird: „wir müssen dieses Thema noch einmal besprechen”.

Leistungsumfang

„Können Sie uns auch dabei helfen?“ – höre ich oft von meinen Kunden, die bei der Vornahme der weiteren Geschäftsvorhaben eine professionelle Unterstützung auch im Bereich der Rechnungslegung, Steuerberatung, Geschäftsberatung und Lohnbuchhaltung brauchen. Wenn wir unsere Handelsbücher dem professionellen Outsourcing-Unternehmen überlassen, stehen uns in der Regel verschiedene Experten in verschiedenen Gebieten zur Verfügung. Wenn die Zeit zählt, lohnt sich nicht, ein Research zu machen und nach zusätzlicher Unterstützung zu suchen, umso mehr, dass buchhalterische, steuerliche und prüferische Fragen miteinander eng verbunden sind. Bevor wir also die Zusammenarbeit mit einem Buchhaltungsbüro aufnehmen, sollen wir seinen Leistungsumfang prüfen. Die modernen Büros bieten ihren Kunden eine umfassende Unterstützung – neben der Führung der Handelsbücher und buchhalterischen Beratung übernehmen sie andere Handlungen, mit denen die Unternehmer belastet sind – sie erledigen ihre Angelegenheiten in Ämtern und bei Behörden, tätigen Online-Überweisungen, führen die Fachschulungen für Führungskräfte und sonstiges Personal durch. All das hat einen absoluten Wert.

Zusammenfassung

Es ist nicht einfach, ein professionelles und zuverlässiges Buchhaltungsbüro zu finden. Die Zeit, die man dafür widmet, soll man als eine Investition sehen. Wenn wir unsere Bücher den Profis überlassen, können wir uns auf das Wichtigste, d.h. die Ausübung der Geschäftstätigkeit konzentrieren. Für alle Fragen betreffend Finanzen und Buchführung sind dann die Fachkräfte des Outsourcing-Unternehmens zuständig. Das gibt uns nicht nur die nötige Ruhe, sondern auch es gewährleistet die Richtigkeit unserer Steuerabrechnungen.

Möchten Sie über die Vorteile und Nachteile des Outsourcings von Buchhaltung und Lohnbuchhaltung erfahren, hören Sie sich bitte den Podcast Smartes Business an. Sind Sie an den Leistungen von RSM Poland interessiert, kontaktieren Sie uns einfach unter der E-Mail-Adresse: ekspert@rsmpoland.pl.