Wie sieht die Arbeit in einem Buchhaltungsbüro aus?

Iwona JACKIEWICZ
Senior Accountant bei RSM Poland

Die gegenwärtige Buchhaltung kann man mit einem Labyrinth vergleichen – sogar trotz einer Taschenlampe wird man ab und zu in eine Sackgasse geführt. Umso mehr, dass die Tätigkeit eines Buchhaltungsbüros heutzutage nicht nur auf der Buchung, Erstellung von Berichten, Führung von Büchern und Aufzeichnungen, Vornahme von Bewertungen und Abrechnungen, sondern auch auf der Abstimmung und Bestätigung von Salden sowie Vertretung des jeweiligen Unternehmens vor Behörden – dem Finanzamt, der Sozialversicherungsanstalt, dem Hauptstatistikamt, der Nationalen Bank Polens oder kommerziellen Banken beruht. Die Erwartungen gegenüber den Buchhaltern wachsen. Aufgrund der Vielfalt der sich nicht selten widersprechenden Vorschriften wird es immer schwieriger, ihnen gerecht zu werden. Zwar hilft eine gute Buchhaltungssoftware immer mehr bei der Bewältigung der buchhalterischen Kompliziertheit, aber sie löst nicht alle Probleme. Was kann also ein guter Buchhalter tun, um sich durch die Mäander des Rechnungswesens erfolgreich zu schlängeln?

Kenntnis der Vorschriften ist eine Muss

Vor allem muss man die ganze Zeit lernen und mit den sich ändernden Vorschriften auf dem Laufenden sein. Dadurch werden wir wissen, wo und wonach wir suchen sollen und je nach Bedarf finden wir zu einem entsprechenden Zeitpunkt denjenigen Paragraphen, der sich als inkohärent mit anderen Regelungen oder ihrer Auslegung erweist. Die Vorschriften sind jedoch nicht alles – wir müssen uns auch in der Fachsoftware auskennen, die bei der Arbeit für ein bestimmtes Outsourcing-Unternehmen oder für einen neuen Kunden erforderlich sein können.

Geschäft mit menschlichem Antlitz

Über die Arbeitseffektivität in einem Buchhaltungsbüro entscheidet in einem hohen Maße die Fähigkeit, mit anderen Leuten zusammen zu arbeiten. Ein guter Buchhalter vergisst nie, dass er nicht mit einer unpersönlichen Organisationseinheit, sondern mit bestimmten Personen zusammenarbeitet, die auf seine Fachkompetenz und Verantwortlichkeit hoffen. Und die Kunden sind unterschiedlich – jeder weist andere Besonderheiten der Geschäftstätigkeit auf, hat auch in der Regel andere Anforderungen für Berichterstattung an die Geschäftsführung. Sogar die Arbeit und Berichterstattung für internationale Gesellschaften sieht anders als für nationale aus. Deswegen soll man am besten schon am Anfang der Zusammenarbeit die Anforderungen des Kunden möglichst genau erkennen. Erstens, um seine Bedürfnisse an die polnischen Rechtsvorschriften und Rechnungslegungsstandards anzupassen. Zweitens, um die Missverständnisse in der Zukunft zu vermeiden. Dadurch werden die beiden Parteien mit der Zusammenarbeit zufrieden, was doch über ihren Erfolg entscheidet.

Rechtzeitig fertig werden

Bei der Kooperation mit dem Kunden ist es enorm wichtig, die abgestimmten Fristen einzuhalten – sowohl diese intern festgesetzten als auch die gesetzlich vorgeschriebenen. Man soll immer einen Zeitplan sowie eine Deadline für die Auftragsausführung (samt der Zeit für Nachbesserungen) mit dem Kunden und Arbeitgeber vereinbaren. Dadurch haben alle Parteien die Klarheit über ihre Aufgaben und an sie gestellte Anforderungen.

Aus Sicht eines Buchhalters lohnt es sich nicht, zu viele Aufträge auf sich zu nehmen – der Arbeitsüberschuss kann zu Verzögerungen in der Auftragsausführung führen und den unnötigen Stress verursachen. Dies kann wiederum – anstatt der neuen Kunden und des Lobs des Vorgesetzten – den Verlust der bisherigen Aufträge und des Vertrauens zur Folge haben, das dann schwierig wieder aufzubauen ist.

Ein Buchhaltungsbüro ist gar nicht so übel

Obwohl die Arbeit in einem Buchhaltungsbüro auf den ersten Blick schwierig und die an Buchhalter gestellten Anforderungen kompliziert zu sein scheinen, letztendlich sieht das nicht so schlecht aus. Jeder angehende Buchhalter bekommt maßgeschneiderte Aufgaben, die seiner Erfahrung und seinen Kenntnissen entsprechen und kann auf eine unschätzbare Unterstützung der mehr qualifizierten und erfahrenen Kollegen und Kolleginnen zählen. Erst mit der wachsenden Selbstsicherheit und zunehmenden Dauer der Berufstätigkeit werden seine Aufgaben und Probleme mehr komplex. Zu einem bestimmten Zeitpunkt wird das Durchgehen durch ein sogar sehr kompliziertes Labyrinth zu einer Routine und die Arbeit in einem Buchhaltungsbüro beginnt einen echten Spaß zu machen.