Ciemna strona elektronicznych sprawozdań finansowych

Piotr STASZKIEWICZ
Audit Partner w RSM Poland

Jakiś czas temu pisaliśmy o zmianach w zakresie sporządzania i składania w odpowiednim rejestrze sądowym sprawozdań finansowych, a przede wszystkim o tym, że od marca 2018 roku mogły być one składane tylko w wersji elektronicznej (np. w formacie pdf), ale i taka – wydawałoby się prosta – forma przysporzyła wielu problemów – głównie z powodu braku nr PESEL członków zarządów oraz braku podpisów elektronicznych. Można zatem przypuszczać, że skoro elektroniczne składanie sprawozdań  okazało się być kłopotliwe, to od 1 października 2018 roku czeka nas w związku z tą czynnością istny kataklizm. Dlaczego? Już wyjaśniam.

Od 1 października 2018 roku zmieniona została m.in. Ustawa o rachunkowości (dalej UoR), w myśl której[1] sprawozdanie finansowe sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP.  W art. 49 UoR czytamy dalej, że sprawozdania finansowe jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego sporządza się w strukturze logicznej oraz formacie udostępnianych w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych. Problem w tym, że na razie trudno znaleźć odpowiednie narzędzie informatyczne, które byłoby wsparciem technicznym zarówno dla wypełniającego, jak i dla weryfikatora. Nieco łatwiej mają podmioty sporządzające swoje sprawozdania finansowe zgodnie z MSSF, które powinno się także tworzyć w strukturze logicznej oraz w dedykowanym formacie, jeżeli tylko zostaną udostępnione w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych, jednak na tę chwilę takich struktur i formatów „pod” MSSF nie ma, zatem – a contrario – można sporządzać je „po staremu”, czyli zapisać w formacie pdf i w takiej formie podpisać, by następnie złożyć do rejestru.

Aby rozwiać wątpliwości i udzielić odpowiedzi na pytania dotyczące sporządzania sprawozdań finansowych Ministerstwo Finansów opublikowało na swojej stronie pomocny zestaw Q&A, dzięki któremu można uzyskać sporo przydatnych informacji. Na bazie tego zestawu warto wspomnieć – pomijając kwestie, o których napisałem wcześniej – o tym, że:

• po 1 października 2018 roku nie można sporządzać sprawozdań finansowych w postaci papierowej – papierowy wydruk sprawozdania, które sporządzone zostało elektronicznie, będzie jedynie kopią tego sprawozdania;
• sprawozdania te w strukturze logicznej oraz formacie udostępnianych w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych sporządzają jednostki wpisane do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) oraz podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych prowadzący księgi rachunkowe obowiązani do sporządzenia sprawozdania finansowego;
• jednostki wpisane do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego nie mają obowiązku składania sprawozdań finansowych do urzędu skarbowego.

Na stronie Ministerstwa można także natrafić na informacje dotyczące momentu zastosowania nowych regulacji. Według Ministerstwa mają one zastosowanie przy sprawozdaniach finansowych sporządzonych na dzień bilansowy przypadający na 1 października 2018 roku lub później. Jednakże, czytając zmiany w UoR[2], zostało wyraźnie napisane, że stosowanie zapisów o elektronicznych sprawozdaniach finansowych następuję od 1 października 2018 roku bez uszczegółowiania, czy chodzi o dzień, na jaki sprawozdanie zostało sporządzone czy o dzień, w którym zostało ono sporządzone. Wydaje się więc, że interpretacja Ministerstwa jest w tym wypadku zbyt szeroka, a niestety podmioty sporządzające sprawozdania z datą 1 października 2018 roku lub później, bez względu na to, na jaki dzień bilansowy sprawozdanie to zostało sporządzone (nawet, jeśli dzień bilansowy przypadał na 30 września 2018 roku), będą musiały przygotować je według opisanej struktury, formatu i wytycznych już na nowych zasadach.

Będziemy na bieżąco informować o ewentualnych zmianach i nowych interpretacjach w powyższych kwestiach.