Przemysław POWIERZA
Tax Partner w RSM Poland
Wróćmy do scenki z restauracji – jest oczywiste, że gdyby nam się taka zaskakująca i na pewno przykra sytuacja przytrafiła, chcąc oszczędzić sobie wstydu, skwapliwie zapłacilibyśmy za niekulturalnego gościa. Problem jednak w tym, że gdy pomyślimy o podobnej sytuacji w kontekście podatków, to robi nam się podwójnie nieprzyjemnie. Po pierwsze kwoty, które wchodzą w grę, zazwyczaj są dużo wyższe niż koszt nawet najbardziej wykwintnej kolacji w dobrej restauracji. Po drugie – zapłata za kogoś wcale nie ochroni nas przed utratą dobrego imienia. Nawet jeśli założymy, że uniesiemy dodatkowy niespodziewany ciężar podatkowy, to bardzo trudno oszacować wymierne straty z powodu poważnej rysy na wizerunku. Tajemnica skarbowa? Dobre sobie – wystarczy przejrzeć najnowsze propozycje Ministerstwa Finansów. Planowany tzw. wykaz VAT upubliczni wystarczająco dużo. Część z podatników ujawnia swoje kłopoty ze skarbówką dobrowolnie – bo musi się tłumaczyć przed akcjonariuszami. W innych przypadkach pomogą uczynni kontrahenci – gdy sami dowiedzą się o problemie, gdy to do nich urzędnicy zapukają w ramach tzw. kontroli krzyżowej.
Zatem od razu możemy sobie jasno powiedzieć – jeżeli odpuścimy, to tak, jakbyśmy praktycznie przyznali się do winy. Nie tylko można, ale wręcz trzeba się bronić. Tylko jak?
Zanim stoczymy batalię w ramach kontroli podatkowej, kontroli celno-skarbowej czy też już na etapie postępowania podatkowego, warto przejrzeć swoją amunicję i zawczasu ją odkurzyć. Bardzo wiele mówi się ostatnio o konieczności wprowadzenia procedur bezpieczeństwa, które miałyby gwarantować status podatnika pozostającego w dobrej wierze wobec swoich kontrahentów. Sęk w tym, że z taką procedurą jest jak z doborem reprezentacyjnego firmowego auta. Wysłużonym oplem kombi wstyd podjechać na parking u klienta. Błyszczące porsche sugeruje od razu, że będzie bardzo drogo. Coś pomiędzy? Jak najbardziej – nie wolno przesadzić ani w jedną, ani w drugą stronę. W każdym ze skrajnych przypadków można być posądzonym u współudział w przestępstwie podatkowym.
Doradcy najczęściej omawiają swoje propozycje w zakresie procedur ochronnych na różnego rodzaju szkoleniach. Bo w zasadzie tak najłatwiej. Nie trzeba odnosić się do szczegółów konkretnego przypadku. Ale właśnie te szczegóły są najważniejsze, żeby uchwycić złoty środek – optymalne rozwiązanie, dającego największą szansę na ochronę przed zarzutem współudziału w wyłudzeniu VAT. Stąd też budowanie takiej indywidualnej procedury jest zwykle praco- i kosztochłonne. Ale tylko za pierwszym razem. Gdy już powstanie porządny „silnik”, jego ulepszenia czy też bieżąca aktualizacja nie są już takie uciążliwe.
Zacznijmy od sprawdzenia kontrahentów – kim są, czym się zajmują, czy trzeba się im przyjrzeć bliżej. Otóż każdy poważny przedsiębiorca (a więc i z reguły podatnik) prześwietli swojego nowego kontrahenta, gdy zamierza z nim rozpocząć współpracę na istotną dla niego skalę. Czym innym jest jednak biznesowa rzetelność, a czym innym – jak się okazuje – podatkowa uczciwość. Wśród propozycji, które najczęściej padają na różnego typu szkoleniach, mamy takie oto sposoby:
- weryfikacja informacji z KRS albo CEIDG – to dobry punkt wyjścia, choć głównie do badania spójności danych z innymi źródłami; warto także pamiętać, że informacje zawarte w tych rejestrach zależą w dużej mierze od staranności w aktualizacji danych samego zarejestrowanego;
- weryfikacja podmiotu w bazie REGON – przydatna także wyłącznie pod kątem sprawdzenia spójności danych z różnych źródeł; GUS niezbyt gorliwie monitoruje przedsiębiorców;
- wykorzystanie bazy dostępnej na Portalu Podatkowym Ministerstwa Finansów – możemy tam sprawdzić (tylko) na bieżąco, czy dany podmiot jest podatnikiem VAT czynnym; nie wiemy jednak, jaki status miał wczoraj;
- złożenie wniosku do właściwego naczelnika urzędu skarbowego o wydanie zaświadczenia o kontrahencie – jasne, gdy ktoś ma czas czekać na nie 7 dni; znam też przypadki, w których takie zaświadczenia wobec podmiotów od dłuższego czasu zachowujących się co najmniej dziwnie, naczelnicy wydawali bez mrugnięcia okiem;
- skorzystanie z usług wywiadowni gospodarczych – w celu weryfikacji głównie pod kątem rzetelności w spłacie zobowiązań: tak, choć to istotny koszt i sporo zachodu; rozwiązanie godne polecenia wyłącznie wobec większych kooperantów;
- sprawdzenie siedziby (biura, magazynu) kontrahenta – tak, choć trzeba mieć świadomość, że typowe pośrednictwo handlowe nie wymaga kontaktu z towarem a prowadzenie tego typu działalności posiadania jakiegokolwiek rozbudowanego zaplecza logistycznego – wnioski mogą więc być zbyt pochopne;
- kierowanie próśb do kontrahenta o przesłanie skanów / kopii składanych do urzędu deklaracji VAT-7 czy też elektronicznych potwierdzeń wysłania plików JPK-VAT – tutaj warto pamiętać, że te pierwsze łatwo podrobić i o niczym nie świadczą, a te drugie mogą zawierać fałszywe dane; nie bez znaczenia jest fakt, że w oczach uczciwego kontrahenta będziemy od razu chorobliwie podejrzliwi.
Co zatem wybrać? Najlepiej dobierać zestaw narzędzi do danego przypadku – tak, aby nakład sił i środków był proporcjonalny do stopnia ryzyka. Aktualnych i nowych kontrahentów trzeba podzielić na kategorie i podejść do nich możliwie indywidualnie. Dobra procedura, najlepiej zbudowana wspólnie z doświadczonym doradcą podatkowym, znacznie ułatwi weryfikację i ograniczy także potencjalne negatywne konsekwencje biznesowe.
Czy kontrahentów z zagranicy traktować inaczej? O tym opowiem w moim kolejnym wpisie.