Przyjmując nowego klienta do grona firm obsługiwanych w ramach outsourcingu księgowego, pracownik biura wyznaczony do wsparcia danego przedsiębiorcy powinien zwrócić uwagę na szereg kwestii związanych zarówno z budowaniem dobrej relacji, jak i wdrożeniem odpowiednich procedur, które pozwolą zidentyfikować specyficzne potrzeby klienta. Z kolei w interesie przedsiębiorcy decydującego się rozpocząć współpracę z firmą księgową lub zmieniającego dostawcę usług outsourcingowych jest aktywne uczestnictwo w procesie onboardingu – tylko właściwe przeprowadzone wdrożenie klienta zagwarantuje bowiem sprawną realizację zadań oraz będzie rzutować na dalsze etapy współpracy.
Doprecyzowanie wiedzy na temat biznesu klienta, a także kompleksowa analiza oczekiwań i preferencji na etapie onboardingu pozwoli księgowym zebrać informacje niezbędne do rzetelnego prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz zapewnienia prawidłowych rozliczeń z fiskusem, klienta upewni natomiast, że trafił w ręce profesjonalistów. Dobry start jest niezbędnym warunkiem późniejszego zadowolenia obu stron ze współpracy, więc warto się do niego dobrze przygotować.
Onboarding klienta w biurze rachunkowym gwarancją realizacji wspólnego celu
Rozpoczynając współpracę w ramach obsługi księgowej warto mieć na uwadze, że zarówno księgowi, jak i klient dążą do wspólnego celu, jakim jest wierne odzwierciedlenie stanu faktycznego transakcji gospodarczych przedsiębiorcy w księgach rachunkowych oraz prawidłowe i terminowe rozliczenia podatkowe. Szczegółowa analiza działalności klienta przy rozpoczęciu współpracy, a także liczne i wnikliwe pytania zadawane na etapie analizy wstępnej, wynikają z troski księgowych o dobro klienta i chęci znalezienia oraz wypracowania takich rozwiązań, które nie tylko pozwolą na sprawną realizację obowiązków wynikających z umowy i uniknięcie problemów z fiskusem, ale też zapewnią efektywną komunikację, która pozwoli ograniczyć angażowanie klienta w realizację kolejnych zadań. Dzięki właściwie przeprowadzonemu onboardingowi i aktywnej współpracy z usługodawcą w fazie wdrożenia, klient biura księgowego zyska czas i energię na inne działania oraz będzie mógł skupić swoje zasoby na działalności podstawowej w późniejszych etapach współpracy.
Różne oblicza onboardingu – czego powinien spodziewać się klient, nawiązując współpracę z firmą outsourcingową?
Analiza i sposób wdrożenia usługobiorcy uzależnione będą w głównej mierze od tego, czy klient dopiero rozpoczyna biznes w Polsce, czy też istnieje już na polskim rynku i zdecydował się na zmianę podmiotu, który obsługuje go w zakresie księgowości. Klientom rozpoczynającym działalność należy przede wszystkim nakreślić główne aspekty podatkowe oraz poinformować o wymaganiach dokumentacyjnych i informacyjnych. Natomiast podmiotom już funkcjonującym w obrocie gospodarczym, oprócz przyszłych usług księgowych, możemy zaproponować np. weryfikację dotychczas prowadzonych ksiąg – wszystko w zależności od sytuacji i potrzeb danego klienta.
Na etapie onboardingu klienta, do zadań pracowników biura księgowego należy również identyfikacja specyficznych potrzeb usługobiorcy, chociażby w zakresie:
- raportowania w celach zarządczych,
- wsparcia w sporządzaniu dokumentów księgowych,
- bieżącej obsługi administracyjnej,
- spełniania formalnych obowiązków dokumentacyjnych lub
- zarządzania płatnościami.
Poprzez swoje zaangażowanie i prawidłowe rozpoznanie potrzeb klienta w fazie wdrażania usługi, księgowi zdobywają jego zaufanie, co z pewnością zaowocuje w dalszej współpracy.
Kolejnym istotnym elementem tworzenia dobrej relacji z klientem biura rachunkowego jest prawidłowa komunikacja. Ważne jest nie tylko wybranie preferowanej formy kontaktu – drogą mailową, telefonicznie lub osobiście, ale też wskazanie osób do kontaktu i precyzyjne określenie zakresu ich odpowiedzialności po obu stronach umowy. Kluczowe znaczenie dla jakości obsługi mają czas i klarowność udzielanych odpowiedzi, jak również informacje o aktualnej dostępności osób kontaktowych. Należy ponadto pamiętać o stylu komunikacji – zarówno zbyt formalny, jak i zbyt swobodny sposób rozmowy z klientem mogą bowiem sprawić, że nie będzie on czuł się komfortowo w kontaktach z firmą outsourcingową. Dlatego wszystko to warto omówić i ustalić na początku współpracy, właściwie wdrażając proces outsourcingu klienta.
Procedura analizy wstępnej w onboardingu klienta biura rachunkowego
Na początku współpracy z klientem, wyznaczony do jego obsługi pracownik firmy księgowej gromadzi i weryfikuje kompletność otrzymanych dokumentów założycielskich i rejestrowych, zawartych przez klienta umów oraz zgłoszeń do celów podatkowych i ewidencyjnych. Bazą do analizy wstępnej, oprócz wymienionych powyżej dokumentów, jest dokumentacja zawierająca:
- politykę rachunkowości,
- zapisy księgi głównej i ksiąg pomocniczych,
- dzienniki, zestawienia obrotów i sald,
- ewidencję środków trwałych,
- tabelę rozliczeń międzyokresowych,
- dokumentację magazynową i rejestry VAT oraz
- złożone sprawozdania finansowe.
Po analizie otrzymanych dokumentów warto podsumować zebrane informacje, doprecyzowując kwestie, które mogą budzić wątpliwości. Czasami uszczegółowienia wymaga na przykład zakres i rodzaj sprzedawanych produktów i usług, choćby pod kątem obowiązków wymaganych przez ustawy podatkowe. Poinformowanie klienta o terminach raportowania, składania deklaracji i rozliczeń podatkowych oraz ustalenie momentu przekazywania dokumentów bieżących, z pewnością usprawni obsługę już od początku nawiązania współpracy.
Kolejnym krokiem rozwijania relacji z usługobiorcą jest przejęcie przez wyznaczoną księgową, na podstawie pełnomocnictwa udzielonego przez klienta, obowiązku składania informacji i deklaracji podatkowych do urzędu skarbowego, a także sprawozdań i informacji składanych do innych instytucji np. GUS, NBP.
Onboarding klienta w biurze rachunkowym – o czym jeszcze warto pamiętać?
Rozpoczynając współpracę z klientem, którego księgowość prowadziła wcześniej inna firma, warto zaproponować weryfikację ksiąg oraz analizę poprawności rozpoznanych obowiązków sprawozdawczych i podatkowych. Dzięki analizie zdarzeń gospodarczych oraz zapisów na kontach spółki, księgowa może szybciej „wdrożyć się w spółkę”, klient natomiast zyskuje pewność, że jego księgi za poprzednie okresy były prowadzone w prawidłowy sposób.
Na etapie onboardingu klienta w biurze rachunkowym warto również jasno ustalić zakres obowiązków każdej ze stron umowy oraz uzyskać niezbędne oświadczenia, na przykład te dotyczące przygotowania płatności (sprawdzania podmiotów na białej liście oraz weryfikacji pod kątem mechanizmu podzielonej płatności). Efektywniej jest wdrożyć odpowiednie procedury od pierwszych płatności niż później analizować, czy wszystkie transakcje zostały opłacone w prawidłowy sposób.
Podsumowanie
Chociaż szczegółowa analiza profilu działalności oraz sam proces onboardingu mogą wydawać się klientowi biura rachunkowego czasochłonne i uciążliwe, docelowo przynoszą one korzyści obu stronom umowy. Pracownikom firmy księgowej pozwalają szczegółowo zapoznać się z dokumentacją klienta i specyfiką jego biznesu, a także odpowiednio zaplanować zaangażowanie czasowe potrzebne do jego efektywnej obsługi. Klientowi, który już na początku współpracy otrzymuje zbiór niezbędnych informacji i wytycznych, łatwiej jest przygotować wymaganą dokumentację i w odpowiedniej formie przekazywać informacje niezbędne przy bieżącej współpracy. Dzięki temu oszczędza czas, które będzie mógł poświęcić swojej działalności podstawowej w późniejszych etapach współpracy.
Ostatecznie cel i stawka dla obu stron umowy o świadczenie usług outsourcingowych są jednakowe – prawidłowość i rzetelność prowadzonych ksiąg rachunkowych oraz rozliczeń podatkowych, spokój ducha i możliwie efektywne wykorzystanie zasobów.
