Dokumentacja sporządzana zgodnie z krajowymi regulacjami w zakresie cen transferowych (dokumentacja lokalna).

Zgodnie z przepisami obowiązującymi przed 1 stycznia 2017 r. powinna ona zawierać następujące informacje:

1. określenie funkcji stron transakcji, zaangażowanych aktywów oraz ponoszonego ryzyka;
2. wskazanie kosztów związanych z transakcją oraz termin i formę zapłaty wynagrodzenia;
3. określenie ceny transakcyjnej oraz metody i sposobu kalkulacji zysków;
4. opis strategii gospodarczej – jedynie w przypadku gdy miała ona wpływ na cenę transakcyjną;
5. sformułowanie oczekiwanych korzyści w związku z realizowaną transakcją, jeżeli jej przedmiotem są świadczenia / usługi o charakterze niematerialnym;
6. wskazanie innych czynników – jeżeli miały one wpływ na ustaloną pomiędzy podmiotami powiązanymi cenę.

W odniesieniu do transakcji dokonywanych od początku 2017 r., dokumentacja lokalna powinna obejmować:

1. opis transakcji lub innych zdarzeń dokonywanych pomiędzy podatnikiem (spółką niebędącą osobą prawną) i podmiotami z nimi powiązanymi, zawierający:

• wskazanie rodzaju i przedmiotu tych transakcji lub innych zdarzeń,
• dane finansowe, w tym przepływy pieniężne dotyczące tych transakcji lub innych zdarzeń,
• dane identyfikujące podmioty powiązane dokonujące tych transakcji lub ujmujące te zdarzenia,
• opis przebiegu tych transakcji lub innych zdarzeń, w tym funkcji wykonywanych przez podatnika (spółkę niebędącą osobą prawną), i podmioty z nimi powiązane, angażowanych przez nich aktywów bilansowych i pozabilansowych, kapitału ludzkiego oraz ponoszonych ryzyk,
• wskazanie metody i sposobu kalkulacji dochodu (straty) podatnika wraz z uzasadnieniem ich wyboru, w tym algorytmu kalkulacji rozliczeń dotyczących tych transakcji lub innych zdarzeń oraz sposobu wyliczenia wartości rozliczeń wpływających na dochód (stratę) podatnika (pozostałych wspólników spółki niebędącej osobą prawną);

2. analizę porównawczą (w przypadku podatników, których przychody lub koszty rachunkowe przekroczą 10 mln EUR);

3. opis danych finansowych podatnika (spółki niebędącej osobą prawną);

4. informacje o podatniku (o spółce niebędącej osobą prawną), obejmujące opis:

• struktury organizacyjnej i struktury zarządczej,
• przedmiotu i zakresu prowadzonej działalności,
• realizowanej strategii gospodarczej, w tym przeprowadzonych w roku podatkowym lub w roku poprzedzającym rok podatkowy przeniesień pomiędzy podmiotami powiązanymi istotnych ekonomicznie funkcji, aktywów lub ryzyk, mających wpływ na dochód (stratę) podatnika,
• otoczenia konkurencyjnego;

5. dokumenty, w szczególności:

• umowy, porozumienia zawarte pomiędzy podmiotami powiązanymi lub inne dokumenty, dotyczące transakcji lub innych zdarzeń, umowę spółki niebędącej osobą prawną, umowę wspólnego przedsięwzięcia lub umowy o podobnym charakterze, dokumentujące zasady przyznawania praw wspólnikom (stronom umowy) do udziału w zysku oraz uczestnictwa w stratach,
• porozumienia w sprawach podatku dochodowego zawarte z administracjami podatkowymi państw innych niż Rzeczpospolita Polska, dotyczące transakcji lub innych zdarzeń, w szczególności uprzednie porozumienia cenowe.

W momencie przekroczenia przez podatnika progu 2 mln EUR przychodów (kosztów) podatnik, oprócz obowiązku sporządzenia dokumentacji lokalnej, od początku 2017 r. zobowiązany jest także do złożenia wraz z zeznaniem podatkowym oświadczenia o jej sporządzeniu (wzór przykładowego oświadczenia). Ma to na celu zwiększenie dodatkowo odpowiedzialności osobistej osób odpowiadających za rozliczenia podatkowe podatnika.

W przypadku przekroczenia poziomu przychodów lub kosztów rachunkowych w wysokości 10 mln EUR, dokumentacja powinna zawierać także analizę porównawczą (tzw. benchmark), tj. analizę danych dotyczących podmiotów niezależnych lub danych ustalonych z podmiotem niezależnym ze wskazaniem źródła tych danych. Na gruncie przepisów obowiązujących do końca 2016 r. choć sporządzenie analizy porównawczej nie było ustawowym obowiązkiem, to także zalecało się jej przygotowywanie.

Ponadto podatnicy, których poziom przychodów (kosztów) przekroczył 10 mln EUR, od 1 stycznia 2017 r. zobowiązani są również do przekazania organom podatkowych uproszczonego sprawozdania w sprawie transakcji oraz innych zdarzeń zachodzących pomiędzy podmiotami powiązanymi (tzw. CIT-TP dla podatników podatku dochodowego od osób prawnych oraz tzw. PIT-TP dla podatników podatku dochodowego od osób fizycznych).