Elektroniczny Rejestr Przedsiębiorców KRS od 1 lipca 2021 r.

Patrycja SZYMAŃSKA
Corporate Advisory Senior w RSM Poland
 

Od 1 lipca 2021 r. wszystkie postępowania rejestrowe są prowadzone wyłącznie elektronicznie przy pomocy nowoutworzonego systemu Portalu Rejestrów Sądowych (dalej „PRS”). Od tej pory wszelkie wnioski o wpis w rejestrze przedsiębiorców KRS dotyczące spółek (a także oddziałów) wymagają elektronicznego sporządzenia, podpisania oraz złożenia w PRS. Zanim przystąpimy do wypełniania formularzy KRS, system poprosi nas o rejestrację. Na chwilę obecną konto w systemie PRS może utworzyć jedynie osoba fizyczna przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego, profilu zaufanego ePUAP lub dowodu osobistego.

Jak działa Portal Rejestrów Sądowych?

Osoba zakładająca konto i przygotowująca dokumenty rejestrowe lub zmianowe dla podmiotu prawnego nie musi być z nim bezpośrednio związana. Jednakże dokumenty rejestrowe muszą być podpisane przez upoważnione osoby kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Natomiast sam wniosek powinien być podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez członków organu reprezentującego podmiot.

System PRS dopuszcza możliwość elektronicznego podpisania dokumentów w kilkunastu różnych formatach. Dokumenty mogą być podpisane zewnętrznie i dołączone jako załącznik do formularza lub podpisane bezpośrednio w systemie PRS.

Podobnie jest z potwierdzeniem opłat. System dopuszcza możliwość dołączenia potwierdzenia dokonania opłaty jako załącznika do wniosku lub też przekierowuje do płatności online. Po wypełnieniu formularza i dołączeniu do niego wszystkich dokumentów można sprawdzić jego poprawność. Przygotowany komplet dokumentów można zapisać „na później” jako tzw. wersję roboczą. Po złożeniu dokumentów w systemie PRS będziemy mieli wgląd w wysłane dokumenty, a wszelka korespondencja sądowa będzie przesyłana na adres podany przy procesie rejestracji. 

Rejestr działalności na rzecz spółek lub trustów

Przedsiębiorcy, którzy przed dniem 31 października 2021 r. prowadzili działalność na rzecz spółek lub trustów w zakresie świadczenia usług polegających na:

• tworzeniu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej;
• pełnieniu funkcji członka zarządu lub umożliwieniu innej osobie pełnienia tej lub podobnej funkcji w osobie prawnej lub jednostce organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej;
• zapewnianiu siedziby, adresu prowadzenia działalności lub adresu korespondencyjnego oraz innych pokrewnych usług osobie prawnej lub jednostce organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej;
• działaniu lub umożliwieniu innej osobie działania jako powiernik trustu, który powstał w drodze czynności prawnej;
• działaniu lub umożliwieniu innej osobie działania jako osoba wykonująca prawa z akcji lub udziałów na rzecz podmiotu innego, niż spółka notowana na rynku regulowanym, podlegającym wymogom dotyczącym ujawniania informacji zgodnie z prawem Unii Europejskiej lub podlegająca równoważnym standardom międzynarodowym

mają obowiązek uzyskania do 30 kwietnia 2022 r. wpisu do Rejestru działalności na rzecz spółek lub trustów prowadzonego przez Dyrektora Izby Administracji Skarbowej w Katowicach.

Wniosek o wpis do rejestru składa się wyłącznie w formie elektronicznej za pośrednictwem platformy ePUAP. We wniosku należy wskazać dane identyfikujące przedsiębiorcę ubiegającego się o wpis oraz rodzaj usług świadczonych przez niego na rzecz spółek lub trustów. Podmiot prowadzący działalność na rzecz spółek lub trustów, który wykonuje tę działalność bez uzyskania wymaganego wpisu do rejestru, podlega karze pieniężnej do 100 tys. PLN.

Warto w tym miejscu zaznaczyć, że przedsiębiorcy, którzy obecnie dopiero planują rozpoczęcie prowadzenia działalności na rzecz spółek lub trustów w zakresie wskazanym powyżej mają obowiązek uzyskać wpis do rejestru jeszcze przed rozpoczęciem jej wykonywania.

Adresy do doręczeń elektronicznych

5 października 2021 r. weszły w życie przepisy ustawy o doręczeniach elektronicznych, która wprowadza rewolucję w doręczaniu przedsiębiorcom korespondencji urzędowej przez podmioty publiczne.

Zgodnie z nowymi przepisami, przede wszystkim spółki wpisane do KRS mają obowiązek uzyskania specjalnego adresu do doręczeń elektronicznych wpisanego do bazy adresów elektronicznych. Spółki wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego przed 5 lipca 2022 r. mają obowiązek uzyskać taki adres do doręczeń elektronicznych przed 1 października 2022 r. Z kolei spółkom zakładanym od 5 lipca 2022 r. adres do doręczeń elektronicznych będzie nadawany automatycznie, w związku z samym złożeniem wniosku o wpis spółki do KRS.

Wprowadzona przepisami ustawy o doręczeniach elektronicznych usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego korespondencji umożliwia wysyłanie i odbieranie korespondencji urzędowej elektronicznie, ze skutkiem równoważnym listowi poleconemu za potwierdzeniem odbioru. Jako tzw. usługa zaufania , system ma zapewniać bezpieczeństwo i pewność skutków prawnych doręczeń korespondencji urzędowej. Omawiany adres do doręczeń elektronicznych nie jest bowiem zwykłym adresem mailowym. Umożliwia on jednoznaczną identyfikację nadawcy i adresata, zachowanie tajemnicy korespondencji oraz integralności przesyłanych danych, a także dostęp do wiarygodnych i akceptowanych prawnie dowodów wysyłki, odbioru oraz informacji o dacie, czasie wysłania i otrzymania korespondencji.

Przedsiębiorcy mogą złożyć wniosek o uzyskanie adresu do doręczeń elektronicznych na stronie biznes.gov.pl.