RSM Poland
Języki

Języki

Kasy fiskalne online – zmiany już obowiązują

O planowanej reformie dotyczącej zupełnie nowych modeli kas fiskalnych mówi się już od dawna. To jedna z tych zmian, o nadejściu której przedsiębiorcy wiedzieli, lecz nie byli pewni, kiedy nowy obowiązek będzie dotyczył bezpośrednio właśnie ich. Obecnie wiemy już, że pierwsze kasy fiskalne online staną się obowiązkowe dla części podmiotów od 1 stycznia 2020 r. Zmiany wynikają z ustawy z dnia 15 marca 2019 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy - Prawo o miarach (Dz.U. z 2019 r. poz. 675).

Wielu przedsiębiorców opiera swój model biznesowy na sprzedaży wyłącznie dla innych przedsiębiorców (B2B) – ich oferta i model dystrybucji są tak skonstruowane, że konsumenci nie są ich klientami. Jednak czy ktoś może powiedzieć, że z całą pewnością nie sprzeda nigdy nic osobie prywatnej? Być może przedsiębiorca będzie chciał wymienić flotę swoich samochodów służbowych, jednorazowo sprzedać wyposażenie biura czy warsztatu lub świadczyć usługę trochę przy okazji osobie prywatnej, a dodatkowo do komercyjnego zlecenia?

Jak wskazuje poniższy harmonogram, od 2023 roku sprzedający cokolwiek osobom prywatnym będą musieli tę czynność zaewidencjonować na kasie online, oczywiście mając na uwadze limity i zwolnienia przewidziane dla obowiązku posiadania kasy. Jednak jak będą wyglądały te limity i zwolnienia w 2023 roku obecnie nie wie nikt, zapewne nawet sam ustawodawca. Wobec tego to, co może zrobić każdy, kto prowadzi biznes, zarówno ten mały, średni jak i duży, to być przygotowanym i mieć na uwadze, że kasa online może stać się i jego obowiązkiem. Weźmy pod uwagę również fakt, że sama obsługa kasy może wymagać więcej uważności i umiejętności niż do tej pory.

Kasy online a kasy „tradycyjne”– różnice i podobieństwa

Podstawowa funkcja, którą realizuje kasa fiskalna pozostaje niezmienna – wystawienie paragonu. Obecnie w tych urządzeniach wyróżniamy dwa rodzaje archiwizacji danych: papierową i elektroniczną. W przypadku kas z archiwizacją papierową użytkownik drukuje wszelkie wygenerowane dokumenty (np. raporty dobowe, raporty miesięczne). Jego obowiązkiem jest przechowywanie takiej dokumentacji przez okres 5 lat. W praktyce bywa to trudne, gdyż jakość wydruków nierzadko nie pozwala na odczytanie treści dokumentów już po paru miesiącach. W przypadku archiwizacji elektronicznej urządzenie umożliwia archiwizację danych na zewnętrznym nośniku. W nowym typie kas ta archiwizacja będzie obywała się również online, poprzez przesyłanie niemalże na bieżąco danych do Centralnego Repozytorium Kas. Urząd skarbowy będzie więc posiadał, w czasie rzeczywistym, informację o ewidencji sprzedaży prowadzonej za pomocą kasy online.

DORADZTWO PODATKOWE
Skomplikowane przepisy podatkowe spędzają Ci sen z powiek? Skorzystaj z wiedzy ekspertów.
Dowiedz się więcej

Z punktu widzenia konsumenta niewiele się zmieni, paragon zasadniczo nie będzie zawierał innych danych niż do tej pory. Natomiast sprzedający powinni mieć na uwadze, że w ewidencji generowanej za pomocą kas online wykazuje się dane takie, jak przedmiot opodatkowania, wysokość podstawy opodatkowania i podatku należnego, dane służące identyfikacji poszczególnych transakcji oraz pozwalające zidentyfikować sprzedawcę. To dane analogiczne do tych, które do tej pory można było znaleźć na raportach fiskalnych, jednak teraz będą one dla organów podatkowych widoczne „na bieżąco”.

Ulga na zakup kasy fiskalnej będzie przysługiwała jedynie tym, którzy muszą rozpocząć ewidencjonowanie sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej lub zakupić bądź wymienić urządzenie z powodu zmian w prawie. Jej wysokość się nie zmieni – będzie to nadal 90% wartości kasy, jednak nie więcej, niż 700 zł.

Nowe obowiązki dla przedsiębiorców

Z czasem każdy przedsiębiorca będzie posiadał nową kasę, nawet jeśli jego branży ten obowiązek obecnie nie dotyczy. Producenci przestaną produkować stary typ kas, gdy nie będą one otrzymywały pozwoleń niezbędnych do wprowadzenia kasy do obrotu.

Do tej pory podatnik, zanim rozpoczął ewidencjonowanie sprzedaży na kasie fiskalnej, musiał zgłosić jej używanie naczelnikowi urzędu skarbowego, po czym otrzymywał dla niej indywidualny numer ewidencyjny. Ta procedura zostaje zastąpiona fiskalizacją online (zdalnie).

Właściciel kasy będzie musiał mieć na uwadze, iż podczas realizowania sprzedaży musi mieć połącznie z Internetem - zdalne lub za pomocą stałej sieci. Łącze internetowe musi więc zapewniać odpowiedni przepływ danych, również w sytuacji, gdy kasa użytkowana będzie mobilnie, np. poza siedzibą przedsiębiorcy. Warto mieć na uwadze, że skoro przesyłanie danych odbywa się w czasie rzeczywistym, to również w czasie rzeczywistym musi odbywać się zaewidencjonowanie poszczególnych transakcji.

Może się zdarzyć, że z jakichś niezależnych od podatnika przyczyn połącznie z siecią zostanie zerwane. Jeśli jest to zdarzenie czasowe, przejściowe, należy niezmiennie ewidencjonować sprzedaż a jak tylko usterka zniknie, kasa połączy się z Centralnym Repozytorium i dane będą uzupełnione. Natomiast jeśli brak połączenia będzie miał charakter trwały, tylko i wyłącznie za zgodą naczelnika urzędu skarbowego można będzie zapewnić połączenie w określonych odstępach czasowych.

Należy mieć na uwadze, że każda kupiona kasa online powinna posiadać potwierdzenie wydane na czas określony przez Prezesa Głównego Urzędu Miar, które stanowi, że dane urządzenie spełnia wymagania techniczne i funkcjonalne przewidziane dla kas rejestrujących. Za produkcję lub wprowadzenie do obrotu kasy wadliwej lub nieposiadającej odpowiedniego pozwolenia zostaje nałożona kara – 5.000 zł. Natomiast kara w wysokości 300 zł zostanie nałożona na podatnika, gdy nie dokona on obowiązkowego przeglądu technicznego kasy. Warto o tym pamiętać, zwłaszcza w kontekście tego, iż data przeglądu technicznego to jedna z danych przesyłanych do Centralnego Repozytorium Kas.

Centralne Repozytorium Kas

To system teleinformatyczny prowadzony przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Tam gromadzone będą dane dotyczące sprzedaży zewidencjowanej na kasie online, łącznie z informacją o dacie danej sprzedaży. Zaewidencjonowane zostaną tam również dane o innych zdarzeniach, które zapiszą się w pamięci kasy, takie jak data fiskalizacji, przeglądów czy zmiany danych wprowadzanych przez sprzedawcę (np. stawka podatku, dane teleadresowe) – słowem wszystkie dane i modyfikacje będą dostępne dla Szefa KAS. Uwagę kontrolujących może zwrócić każda anomalia, przerwa w ewidencji, nagromadzenie transakcji w danym momencie. Idąc na kontrolę „w teren” kontrolujący będzie posiadał dane, do których do tej pory miał dostęp dużo później a aby je uzyskać musiał najpierw wszcząć czynności wobec danego przedsiębiorcy.

Za pomocą systemu Szef KAS będzie nie tylko odbierał dane, gromadził je w celach kontrolnych i analitycznych. System będzie komunikował się z urządzeniami fiskalnymi, przesyłał im polecenia. Komendy mogą dotyczyć zarówno odbioru danych (można np. zwiększyć częstotliwość przesyłu danych), jak i sposobu pracy kasy – być może będą wysyłane do użytkowników określone komunikaty bądź ostrzeżenia.

Ważne daty

1 maja 2019 roku – nowelizacja dotycząca kas online wchodzi w życie

31 sierpnia 2019 roku – do tego dnia będą obowiązywały potwierdzenia o spełnieniu funkcji i kryteriów technicznych dla kas z archiwizacją papierową

1 stycznia 2020 roku – pierwsze podmioty (stacje benzynowe i mechanicy) muszą prowadzić ewidencję sprzedaży za pomocą kas online

1 lipca 2020 roku – kolejne podmioty muszą obowiązkowo stosować nowe kasy (np. hotele, placówki gastronomiczne, sprzedawcy węgla i innych paliw stałych wytwarzanych z węgla)

1 stycznia 2021 roku – obowiązkowe kasy online dla m. in lekarzy, usług budowlanych, prawników, fryzjerów

31 grudnia 2022 roku – do tego dnia będą obowiązywały potwierdzenia o spełnieniu funkcji i kryteriów technicznych dla kas z elektroniczną archiwizacją

1 stycznia 2023 roku – kasy online muszą posiadać wszyscy sprzedający cokolwiek osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej oraz rolnikom ryczałtowym

CHCESZ WIEDZIEĆ WIĘCEJ?
Zapisz się do Newslettera RSM Poland, aby być na bieżąco w kwestiach prawa, finansów i podatków. Skorzystaj z wiedzy ekspertów już dzisiaj.
Zapisz się

W razie jakichkolwiek pytań lub potrzeby omówienia tematu, gorąco zachęcamy do kontaktu z naszym ekspertem Przemysławem POWIERZĄ:

e-mail: ekspert@rsmpoland.pl

tel. +48 61 8515 766

fax +48 61 8515 786

Newsletter

Chcesz być na bieżąco w kwestiach audytu, prawa i podatków? Zapisz się na Newsletter RSM Poland.

Zapisz się