Zmiany dotyczące dokumentacji pracowniczej

Przedstawiamy Państwu informacje związane ze zmianami dotyczącymi dokumentacji pracowniczej, które zaczną obowiązywać już od 1 stycznia 2019 roku*.

PRZECHOWYWANIE AKT

Obecnie pracodawcy mają obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej przez 50 lat. Nowe przepisy skracają ten okres do 10-ciu lat. Ułatwienie to dotyczy akt pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r.

Dzięki nowym przepisom będzie można również skrócić okres przechowywania dokumentów pracowniczych osób zatrudnionych w latach 1999-2018. Warunkiem będzie złożenie przez pracodawcę do ZUS:

• oświadczenia o zamiarze przekazania raportów informacyjnych za wszystkich pracowników i zleceniobiorców, których zatrudnił w latach 1999–2018;
• raportów informacyjnych za wszystkich pracowników i zleceniobiorców, których zatrudnił w latach 1999–2018.

Dokumentacja pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. będzie przechowywana na dotychczasowych zasadach, czyli przez 50 lat.

Wraz ze świadectwem pracy pracodawca będzie miał obowiązek wydać informację:

• okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej pracownika;
• o możliwości jej odebrania przez pracownika do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie obowiązkowego okresu przechowywania dokumentacji;
• o zniszczeniu dokumentacji w przypadku jej nieodebrania przez pracownika.

Pracodawca niszczy dokumentację pracowniczą w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści w terminie 12 miesięcy po upływie okresu przeznaczonego na odbiór dokumentacji przez pracownika. Do czasu upływu powyższego terminu, jeśli dokumentacja nie została zniszczona, pracodawca może ją wydać byłemu pracownikowi.

DOSTOSOWANIE KODEKSU PRACY DO RODO

Zgodnie z nowymi przepisami Kodeksu pracy, pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:

1. imię (imiona) i nazwisko;
2. datę urodzenia;
3. dane kontaktowe wskazane przez taką osobę;
4. wykształcenie;
5. kwalifikacje zawodowe;
6. przebieg zatrudnienia.

Pracodawca żąda danych wymienionych w punktach d) – f), gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju na danym stanowisku.

Pracownik przekazuje pracodawcy informacje osobowe w formie oświadczenia, obejmujące:

1. adres zamieszkania;
2. PESEL, a w przypadku jego braku rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość;
3. inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy;
4. wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o pracę.

DOKUMENTACJA PRACOWNICZA

Projekt Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej określa:

• zakres, sposób i warunki prowadzenia i przechowywania dokumentacji;
• wymagania dotyczące prowadzenia dokumentacji elektronicznej;
• zasady przenoszenia dokumentacji między systemami teleinformatycznymi;
• doręczanie informacji o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej;
• sposób wydawania kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej;
• przepisy przejściowe.

Pracodawca prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację pracowniczą.

Poniżej przedstawiamy zakres dokumentacji pracowniczej.

1. Akta osobowe pracownika.

Składają się one z czterech części:

1. dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie;
2. dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia;
3. dokumenty związane z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy;
4. dokumenty związane z odpowiedzialnością porządkową pracownika.

2. Dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, w skład których wchodzą:

a) ewidencja czasu pracy, zawierająca informacje o:

- liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy;

- liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej;

- liczbie godzin nadliczbowych;

- dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia;

- liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia;

- rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy;

- rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy;

- czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego;

b) wnioski pracownika dotyczące:

- udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych;

- ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy w przypadku wychowywania przynajmniej jednego dziecka w wieku do 14 lat (Art. 188 Kodeksu pracy);

- ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy, w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty (Art. 142 Kodeksu pracy);

- stosowania systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta (Art. 144 Kodeksu pracy);

- stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracownika dniami pracy (Art. 140¹ § 1 Kodeksu pracy),

- stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla pracownika dniem pracy (Art. 140¹ § 2 Kodeksu pracy);

c) dokumenty związane:

- ze stosowaniem systemu zadaniowego czasu pracy (Art. 140 Kodeksu pracy);

- z uzgodnieniem z pracownikiem terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za wykonywanie pracy w dniu wolnym od pracy z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy (Art. 151³ Kodeksu pracy),

- z wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych lub pozostawaniem poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy;

d) zgoda:

- pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 roku życia na wykonywanie pracy w systemach czasu pracy przewidujących przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy powyżej 8 godzin, na zatrudnianie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i delegowania poza stałe miejsce pracy (Art. 148 pkt 3 i Art. 178 § 2 Kodeksu pracy);

- pracownicy w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnianie w systemie przerywanego czasu pracy (Art. 178 § 1 Kodeksu pracy).

3. Dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego.

4. Kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych (Art. 86 § 3 Kodeksu pracy).

5. Kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.

Dokumentacja pracownicza w postaci elektronicznej jest prowadzona i przechowywana w systemie teleinformatycznym, zapewniającym:

1. zabezpieczenie jej przed uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem;
2. integralność treści dokumentacji i metadanych polegająca na zabezpieczeniu przed wprowadzeniem zmian;
3. stały dostęp do dokumentacji tylko osobom upoważnionym;
4. identyfikację osób mających dostęp do dokumentacji oraz rejestrowanie dokonywanych przez te osoby zmian w dokumentacji i metadanych;
5. skuteczne wyszukiwanie dokumentacji na podstawie metadanych;
6. funkcjonalność wydruku dokumentacji.

Pracodawca, który zamierza zmienić postać dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną, jest obowiązany do sporządzenia odwzorowania cyfrowego tej dokumentacji i opatrzenia go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy bądź kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcą osoby, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym. Odwzorowaniem cyfrowym może być w szczególności skan papierowej postaci dokumentacji pracowniczej. Do każdego dokumentu przyporządkowuje się zestaw metadanych zapisanych w odrębnym pliku XML według zasad określonych w Rozporządzeniu.

Pracodawca doręcza za pokwitowaniem pracownikowi albo byłemu pracownikowi informację lub zawiadomienie o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej.  Dokonuje tego osobiście lub za pośrednictwem poczty, osoby upoważnionej przez pracodawcę albo środków komunikacji elektronicznej, pod warunkiem uzyskania potwierdzenia doręczenia.

Regulacje dotyczące okresu przejściowego

1. Przepisy Rozporządzenia stosuje się do dokumentacji pracowniczej pracowników, których stosunek pracy został nawiązany począwszy od dnia 1 stycznia 2019 r.
2. W przypadku nowych pracowników nie ma żadnego okresu dostosowawczego, a więc od 1 stycznia 2019 r. powinna być prowadzona pełna dokumentacja pracownicza, składająca się ze wszystkich wspomnianych powyżej części.
3. Przepisy rozporządzenia stosuje się także do dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników pozostających w stosunku pracy, w dniu wejścia w życie niniejszego rozporządzenia.
4. W takim przypadku pracodawcy dostosują sposób prowadzenia i warunki przechowywania dotychczasowej dokumentacji oraz akt osobowych pracowników do przepisów Rozporządzenia w okresie 12 miesięcy od dnia wejścia w życie rozporządzenia.
5. Do karty ewidencji czasu pracy prowadzonej dla danego pracownika w dniu wejścia w życie niniejszego Rozporządzenia stosuje się przepisy obowiązujące przed tym dniem.
6. Do kolejnych ewidencji czasu pracy prowadzonych dla tego pracownika stosuje się przepisy Rozporządzenia.
7. Do prowadzenia i przechowywania dotychczasowej dokumentacji oraz akt osobowych pracowników, których stosunek pracy ustał przed dniem wejścia w życie Rozporządzenia stosuje się przepisy obowiązujące przed dniem 1 stycznia 2019 r.

*Podstawa prawna: Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akr pracowniczych oraz ich elektronizacją.

Projekt Rozporządzenia ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej z dnia 30 października 2018 r.

W razie jakichkolwiek pytań lub potrzeby omówienia tematu, gorąco zachęcamy do kontaktu z naszym ekspertem Radosławem OSMÓLSKIM:

e-mail: ekspert@rsmpoland.pl

tel. +48 61 8515 766

fax +48 61 8515 786