RSM Poland
Języki

Języki

Tax Alert 4/2013

Od 1 marca 2013 roku wchodzą w życie nowe zasady rozliczania podróży służbowych

 

Dnia 29 stycznia 2013 roku Minister Pracy i Polityki Społecznej podpisał Rozporządzenie w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (dalej „Rozporządzenie”). W jednym dokumencie umieszczono przepisy dotyczące diet i zwrotu kosztów poniesionych w podróży służbowej zarówno na terenie Polski, jak i poza jej granicami. Rozporządzenie przede wszystkim systematyzuje dotychczasowe regulacje, ale także zawiera kilka nowych rozwiązań. Poniżej przedstawione zostaną zasadnicze zmiany, które wejdą w życie już w tym roku. Warto także zaznaczyć, że zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowych od osób fizycznych diety, a także inne należności przysługujące pracownikom odbywającym podróże służbowe, są zwolnione z opodatkowania do wysokości określonej w Rozporządzeniu. Co za tym idzie od nowych stawek diet i zasad rozliczania podróży służbowej będzie zależeć wysokość zwolnienia podatkowego.

 

Dieta a wyżywienie w krajowej delegacji

Najbardziej wyczekiwaną zmianą jest podwyższenie wysokości diety – od 1 marca 2013 roku będzie ona wynosić 30 zł za dobę podróży. Nowością jest także uzależnienie jej wysokości od ilości otrzymanych bezpłatnie posiłków np. podczas korzystania z usług hotelarskich. Wynika to z faktu, że dieta co do zasady ma być przeznaczana na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia i nie jest należna pracownikowi, jeżeli zostało mu ono zapewnione przez cały dzień. Rozporządzenie określa o jaki procent należy zmniejszyć kwotę 30 zł w przypadku skonsumowania danego posiłku:

  • jeżeli pracownikowi zapewniono śniadanie lub kolację – dietę zmniejsza się w każdym z przypadków o 25%,
  • jeżeli oddelegowanemu opłacono jedynie obiad, dieta zostanie zredukowana aż o 50% za dobę.

Koszty noclegu pracownika w Polsce

W tym zakresie Rozporządzenie wprowadza ograniczenie co do wysokości wydatków za nocleg w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie. Limit kosztów doby hotelowej nie może przekroczyć dwudziestokrotności stawki diety (wynosi zatem 600 zł). Można by sądzić, że tym zapisem pozbawiono pracownika noclegu w pięciogwiazdkowym hotelu na koszt pracodawcy. Niekoniecznie. Jeżeli szef stwierdzi, że nocleg w luksusowym hotelu jest uzasadniony, pracownik otrzyma zwrot pełnej kwoty wynikającej z rachunku. Tym samym wprowadzony limit ma na celu jedynie ujednolicenie przepisów dotyczących kosztów noclegu w podróży krajowej i zagranicznej.

Należy także zaznaczyć, że w przypadku braku rachunku za nocleg pracownikowi zwracana jest jedynie kwota ryczałtu – od 1 marca 2013 r. będzie to 45 zł. Nie ma tutaj znaczenia wysokość rzeczywiście poniesionych wydatków, ani fakt, że pracodawca jest skłonny je pokryć. Bez faktury/rachunku z miejsca noclegu pracownikowi należy się tylko ryczałt.

Podróż zagraniczna – kilka doprecyzowań

Obowiązujące dotychczas przepisy przewidywały możliwość wskazania wyłącznie jednego państwa docelowego, które, jako cel podróży, stanowiło podstawę do obliczania wysokości diety. Nowe Rozporządzenie wprost wskazuje, że w przypadku podróży do więcej niż jednego kraju, pracodawca może określić kilka państw docelowych i na tej podstawie obliczać wysokość przysługującej pracownikowi diety.

Doprecyzowano także kwestie związane ze zwrotem udokumentowanych, niezbędnych kosztów leczenia w przypadku choroby pracownika. Pracodawca nie pokrywa z własnych środków tej części świadczeń, która jest gwarantowana choremu zgodnie z przepisami o koordynacji systemów zabezpieczeń społecznych w Unii Europejskiej.

Nowa wysokość diet i limitów za nocleg zagranicą

Podstawową zmianą, również przy delegacjach odbywanych poza granicami Polski, jest określenie nowych kwot diet – w tym przypadku wymienionych w Załączniku do Rozporządzenia. W przeważającej części kwoty te zostały podwyższone, ale wystąpiło także kilka obniżek np. dietę w Rosji zredukowano z 50 EUR do 48 EUR, a na Ukrainie z 48 EUR do 41 EUR. Wśród państw Unii Europejskiej od 1 marca 2013 r. najbardziej wzrośnie dieta za dobę pobytu na terenie Węgier (o 11 EUR, do poziomu 44 EUR), z kolei limit wydatków za dobę w cypryjskim hotelu podwyższono o przeszło 128% – z 70 EUR do wysokości 160 EUR. Natomiast podróżując do Nowego Jorku i Waszyngtonu począwszy od marca trzeba będzie pamiętać o zastosowaniu dwóch oddzielnych kwot limitu na nocleg – odpowiednio 350 USD i 300 USD. Począwszy od 1 marca 2013 r. pracodawca wypłacając pracownikowi należne mu diety koniecznie musi zapoznać się ze znowelizowanym Załącznikiem do Rozporządzenia.

Rozliczenie delegacji

Niezmiennie w ciągu 14 dni od daty zakończenia podróży służbowej pracownicy powinni przedłożyć wszelkie dokumenty potwierdzające fakt i wysokość poniesionych w trakcie jej trwania wydatków – rachunki, faktury, bilety za przejazd lub oświadczenia w przypadku braku tych dowodów. Jeżeli podczas delegacji dokonano innych wydatków, (w postaci np. opłaty za bagaż, wydatków za przejazd autostradą, postój w strefie parkingowej lub wszelkich innych kosztów bezpośrednio związanych z odbywaniem delegacji) – jeżeli zostały one przez pracodawcę zaakceptowane, to pracownikowi należy się ich zwrot. Jak widać w rękach szefa leży możliwość wyznaczania tych kosztów, których ponoszenie w czasie podróży służbowej jest konieczne i uzasadnione.

Podsumowując, przepisy Rozporządzenia są korzystne zarówno dla pracowników jak i pracodawców. Z jednej strony wzrosły podstawowe stawki należności za delegacje. Z drugiej strony pewne nieprecyzyjne do tej pory regulacje zostały uszczegółowione. Jak to jednak przy nowych przepisach zwykle bywa, za chwilę pojawią się pewno nowe wątpliwości.

W przypadku dodatkowych pytań lub potrzeby przedyskutowania wpływu powyższych zmian na Państwa działalność biznesową zachęcamy do kontaktu.

Zespół RSM Poland