RSM Poland
Języki

Języki

Legalizacja dokumentów przy zakładaniu spółki – co to jest apostille?

Zakładanie spółki w Polsce wiąże się z koniecznością przedłożenia wielu dokumentów przed organami i instytucjami państwowymi, m.in. KRS. Gdy wspólnik zakładanej spółki jest podmiotem z kapitałem zagranicznym, liczba wymaganych dokumentów zwiększa się o te sporządzone za granicą. Po sporządzeniu stosownych dokumentów przedsiębiorcy zagraniczni stają przed koniecznością ich legalizacji. Co wtedy?

W niniejszym wpisie przedstawimy apostille – najczęściej stosowaną, alternatywną wobec legalizacji metodę, umożliwiającą legalne użycie danego dokumentu w innym państwie. Wykorzystanie apostille jest niezbędne do zakładania spółki i rejestracji firmy w Polsce.

Klauzula apostille – podstawowe informacje

Zastosowanie apostille reguluje Konwencja haska z 1961 roku o zniesieniu wymogu legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych (Dz.U. 2005 nr 112 poz. 938). Polska jest stroną tej konwencji od 19 listopada 2004 r. (wejście w życie z dniem 14 sierpnia 2005 r.). Konwencję ratyfikowało także większość państw Unii Europejskiej oraz takie kraje, jak Stany Zjednoczone, Rosja, Australia, Indie czy Turcja. Sama pieczęć to poświadczenie w formie wydruku dopięte do dokumentów. Apostille w każdym kraju może wyglądać trochę inaczej ale zawsze sporządzane jest według wzoru, stanowiącego załącznik do konwencji haskiej. Można je uzyskać w odpowiednim urzędzie państwowym lub w sądzie. W Polsce po apostille należy udać się do Ministerstwa Spraw Zagranicznych.

Dzięki uzyskaniu pieczęci apostille danym dokumentem można posługiwać się w innym państwie będącym stroną konwencji haskiej i nie jest wymagana jego dodatkowa legalizacja. Należy jednak podkreślić fakt, iż apostille można uzyskać tylko na dokumentach urzędowych, do których, zgodnie z art. 1 konwencji haskiej, zalicza się te pochodzące od organu lub urzędnika sądowego, dokumenty administracyjne, akty notarialne, urzędowe zaświadczenia umieszczane na dokumentach podpisanych przez osoby działające w charakterze prywatnym. Apostille ma bowiem zapewnić przedstawiciela innego kraju, iż osoba która sporządziła dany dokument była do tego upoważniona i ma prawo do sporządzania pisma o danym charakterze (np. potwierdzenie iż notariusz poświadczający podpis jest notariuszem według prawa danego państwa).

Apostille przy zakładaniu spółki – checklista

W przypadku zakładania spółki przez podmiot zagraniczny wyróżnia się dwa dokumenty, które zwykle muszą posiadać apostille:

  • odpis z rejestru wspólnika będącego spółką (w celu potwierdzenia reprezentacji);
  • pełnomocnictwo do podpisania umowy spółki (jeśli wspólnik nie stawia się osobiście i zakłada spółkę przez pełnomocnika).

Należy jednak każdorazowo upewniać się, że notariusz przeprowadzający czynność wymaga, by dokumenty były opatrzone klauzulą apostille. Może bowiem zaistnieć sytuacja, kiedy w przypadku przedkładania pełnomocnictwa w formie aktu notarialnego, odpis  z rejestru nie musi posiadać takiej klauzuli. Kluczowe znaczenie ma więc forma pełnomocnictwa ale także wymogi stawiane przez notariusza.

Dostarczenie określonych dokumentów zagranicznych jest niezbędne przy zakładaniu spółki w Polsce. Dlatego jeśli chcesz rozpocząć tutaj działalność, a jesteś inwestorem zagranicznym:

  • sprawdź, czy Twój kraj jest stroną konwencji haskiej,
  • u swojego doradcy lub bezpośrednio u notariusza upewnij się, czy Twoje dokumenty muszą zostać zalegalizowane;
  • dowiedz się, jaki jest okres oczekiwania na uzyskanie apostille, abyś mógł zrealizować swój plan biznesowy w zamierzonym czasie.

Dzięki wiedzy na temat apostille z pewnością sprawnie przejdziesz pierwszy etap zakładania spółki w Polsce, jakim jest zawiązanie spółki przed polskim notariuszem.

UE bez pieczęci apostille?

Dobrą informacją dla inwestorów jest tendencja do znoszenia wymogu apostille w krajach unijnych. Jej wyrazem jest Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie promowania swobodnego przepływu obywateli poprzez uproszczenie wymogów dotyczących przedkładania określonych dokumentów urzędowych w Unii Europejskiej i zmieniające rozporządzenie (UE) nr 1024/2012 z dnia 6 lipca 2016 r. (Dz.U. L 200 z 26.7.2016). Na mocy tego rozporządzenia w krajach członkowskich Unii Europejskiej ma zostać zniesiony obowiązek uzyskiwania apostille na dokumentach stwierdzających m. in. fakt urodzenia, małżeństwa, czy obywatelstwa. Dla przedsiębiorców kluczowe znaczenie ma jednak wiadomość, iż po dwóch latach od zastosowania postanowień powyższego Rozporządzenia Komisja Europejska ma rozważyć możliwość ich rozszerzenia na inne obszary, w tym m. in. status prawny i reprezentację spółek. Daje to nadzieję na zniesienie wymogu apostille dla znaczącej ilości dokumentów niezbędnych przy zakładaniu i rejestracji spółki, co w konsekwencji znacznie ułatwi rozpoczęcie działalności zarówno w Polsce, jak i w innych krajach Unii Europejskiej.