Wybór formy prowadzenia działalności jest niezwykle istotny dla każdego przedsiębiorcy. Zanim zatem podejmiemy tę decyzję, warto zapoznać się ze wszystkimi konsekwencjami jakie ze sobą niesie. Jeśli jesteśmy polskim przedsiębiorcą, kwestia – przynajmniej w teorii – wydaje się prosta: Internet (wpisów mnóstwo, tylko którym z nich dać wiarę?), znajomi z ich doświadczeniami, wreszcie telefon do urzędu w celu rozpoznania tematu zakładania firmy od strony praktycznej (jakie formularze złożyć, gdzie i ile zapłacić?).
Co jeśli jednak przedsiębiorca nie mówi po polsku, nie może się poradzić polskich znajomych, a nawet jeśli uda mu się znaleźć telefon do urzędu – chociażby mając świetny angielski – usłyszy co najwyżej szmer zakłopotania i trzask odkładanej słuchawki? Jednym słowem: co jeśli zagraniczny przedsiębiorca chce podjąć działalność gospodarczą w Polsce? Jaki wybór przewiduje dla niego polski ustawodawca?
Swoboda działalności czyli prawo wyboru
Zastrzegając, że form prowadzenia działalności w Polsce przez zagranicznego przedsiębiorcę jest kilka (począwszy od jednoosobowej działalności gospodarczej, poprzez spółki osobowe i kapitałowe, na oddziałach i przedstawicielstwach kończąc), w tym miejscu chciałbym omówić dwie najbardziej powszechne z nich: tj. założenie sp. z o.o. i otworzenie oddziału przedsiębiorcy zagranicznego.
Jakie są podstawowe różnice pomiędzy nimi? Przede wszystkim oddział, w przeciwieństwie do spółki z o.o., nie posiada osobowości prawnej. Oznacza to, że każde zobowiązanie zaciągnięte przez oddział, jest w istocie zobowiązaniem centrali. Nawet jeśli z formalnego punktu widzenia, np. jako strona umowy występuje oddział ze swoimi nr. KRS, NIP i REGON, faktyczną stroną umowy jest centrala. Nierzadko kontrahenci czy nawet niektóre urzędy traktują oddział jako odrębny podmiot gospodarczy, utożsamiając wpis w KRS z pełną odrębnością – również prawną – jednostki. Nic bardziej mylnego: oddział to nic innego jak odnoga centrali.
Różnice między sp. z o.o. a oddziałem występują również na poziomie rozliczeń. Każda wpłata dokonana przez wspólnika sp. z o.o. musi być w jakiś sposób sformalizowana (pożyczka, dopłata do kapitału lub jego podwyższenie), podczas gdy przepływy środków pomiędzy centralą a oddziałem nie podlegają tego typu ograniczeniom. Powoduje to jednak, że śledzenie rozliczeń centrala – oddział wymaga świetnego skoordynowania prac księgowości centrali z księgowością oddziału. Moja koleżanka, Agnieszka Tokarska, która w RSM Poland zajmuje się obsługą księgową oddziałów włoskich przedsiębiorstw twierdzi, że bez systematycznych i dokładnych informacji z włoskiej centrali, niezwykle trudno jest chociażby ustalić saldo z polskim kontrahentem oddziału, w przypadku gdy zapłata za zobowiązanie oddziału następuje właśnie z centrali.
Podejmując decyzję o założeniu firmy i wybierając formę prowadzenia działalności warto również zwrócić uwagę na istotną różnicę w strukturze reprezentacji spółki z o.o. i oddziału. W przypadku sp. z o.o. nie podlega dyskusji, że organem reprezentacji jest zarząd. Dla oddziału przedsiębiorcy zagranicznego ustawodawca przewiduje – oprócz członków zarządu centrali, których dane podlegają ujawnieniu w KRS – osobę reprezentującą przedsiębiorcę zagranicznego w oddziale. Zakres uprawnień owego reprezentanta – tutaj wątpliwości mają nawet prawnicy – nie jest jednoznacznie zdefiniowany ustawą. Z praktycznego punktu widzenia istotne jest to, że osoba reprezentująca przedsiębiorcę zagranicznego w oddziale musi posiadać adres w Polsce, który podlega ujawnieniu w KRS. W przypadku sp. z o.o. nawet jeśli cały zarząd zamieszkuje za granicą, nie stanowi to żadnej formalnej przeszkody dla otrzymania wpisu w polskim rejestrze.
Ignorantia iuris nocet
Zagraniczne przedsiębiorstwa często decyzję o otworzeniu w danym kraju oddziału, a nie spółki, motywują polityką centrali, która przewiduje tę samą formę prowadzenia działalności niezależnie od kraju. Jeden z naszych włoskich klientów, uzasadniając decyzję o utworzeniu oddziału a nie spółki w Polsce, stwierdził, że co do zasady likwidacja oddziału jest prostsza aniżeli spółki z o.o., nie wiedząc, że w istocie przy likwidacji obu znajdują zastosowanie te same przepisy... Ten luźny przykład udowadnia, że podjęcie a priori decyzji o formie prowadzenia działalności w danym kraju, bez znajomości odpowiednich przepisów, a przede wszystkim bez analizy konsekwencji prawnych i podatkowych, nie zawsze musi prowadzić do najlepszego wyboru.
