Dokumentacja cen transferowych – czy warto przygotowywać ją na bieżąco?

Sylwia KOZŁOWSKA
Tax Supervisor w RSM Poland

Niewątpliwie każdy podmiot powiązany zadaje sobie pytanie, czy opracowywać dokumentację podatkową, czy liczyć na łut szczęścia i brak wezwania z urzędu do jej przedłożenia? A jeśli już ją sporządzać, to kiedy – w trakcie roku podatkowego, czy po jego zakończeniu?

Obecnie prawie każda kontrola w zakresie podatku dochodowego wiąże się z wezwaniem do przedstawienia dokumentacji cen transferowych. Jednym z najczęściej popełnianych błędów w okresie od 1.01.2013 roku do 1.07.2014 roku, w przypadku uszczupleń zobowiązań podatkowych przekraczających 1 000 PLN, był brak dokumentacji[1]. Również w bieżącym roku kontrola dokumentacji podatkowej będzie stanowić jeden z priorytetów kontroli podatkowych (vide Krajowy Plan Działań Administracji Podatkowej na 2015 rok).  

Do kiedy podatnik musi przygotować dokumentację?

Ustawodawca nie wskazał terminu, w którym podatnik zobowiązany jest do technicznego przygotowania dokumentacji podatkowej. Zdaniem organów skarbowych i sądów administracyjnych sam fakt wystąpienia okoliczności, wskazanych w art. 9a ust. 2 UPDOP (przekroczenie limitów sprzedaży), już obliguje podmioty powiązane do sporządzenia dokumentacji. Biorąc bowiem pod uwagę brzmienie art. 9a i art. 11 UPDOP oraz charakter i cel, jakiemu ma służyć dokumentacja podatkowa, podatnik powinien ją kompletować na bieżąco, w miarę realizacji transakcji, które z punktu widzenia ustawy trzeba kwalifikować jako transakcje z podmiotami powiązanymi[2].  Oznacza to, że podatnik nie powinien czekać na zakończenie roku podatkowego, tylko już w jego trakcie zbierać wszelkie informacje niezbędne do przygotowania tego dokumentu. Termin 7 dni jest bowiem czasem, w którym należy okazać dokumentację, a nie zajmować się jej sporządzaniem od A do Z.

Dokumentacja sporządzona w terminie 7 dni nie gwarantuje ochrony

Dość kontrowersyjny wyrok w tej kwestii został wydany dnia 3 kwietnia 2014 roku przez WSA w Gorzowie Wlkp.[3] W przedmiotowej sprawie chodziło o dokumentację podatkową przygotowaną w trakcie postępowania kontrolnego, gdzie organ podatkowy dysponował dowodami potwierdzającymi, iż została ona faktycznie sporządzona w ciągu 7 dni od wezwania. Sąd podkreślił, iż podatnik jest zobowiązany nie tylko do przedłożenia dokumentacji w tym terminie, ale także do sporządzania jej na bieżąco (w ciągu danego roku). Wymogi te muszą być spełnione łącznie. Dokumentacja, przygotowana w trakcie i na potrzeby kontroli, została uznana w tym przypadku za nierzetelną, a tym samym nie uchroniła podatnika przed zastosowaniem sankcyjnej 50% stawki podatku.

Prawomocne rozstrzygniecie NSA, które zapadnie w tej sprawie, podważy – miejmy nadzieję - argumentację prezentowaną przez sąd pierwszej instancji. Uznanie dokumentacji podatkowej za nierzetelną, tylko z tego powodu, że jest ona sporządzona w czasie kontroli, a nie na bieżąco, znacząco wykracza poza dyspozycje przepisów w zakresie cen transferowych, które w sposób jednoznaczny nie nakładają na podatnika takiego obowiązku. Zastosowanie sankcyjnej stawki podatku, w sytuacji kiedy podatnik okazał wymaganą dokumentację, jest sprzeczne z art. 19 ust. 4 UPDOP. Ustawodawca nie ograniczył bowiem możliwości uniknięcia stawki 50% jedynie w przypadku, kiedy podatnik przygotowuje dokumentację na bieżąco.

Szykują się zmiany

Od 2016 roku planowane są bardzo istotne zmiany w zakresie cen transferowych, które wynikają z opublikowanych przez OECD nowych wytycznych w zakresie dokumentacji podatkowej. Obecnie w Ministerstwie Finansów trwają prace nad projektem ustawy[4], która m.in. na nowo zdefiniuje podmioty powiązane, zobowiązane do przygotowywania dokumentacji, której rodzaj oraz zakres będzie zależeć od wielkości osiąganych przez podatnika przychodów lub ponoszonych kosztów.

Na co jeszcze trzeba zwrócić uwagę? Ustawodawca w sposób jednoznaczny planuje określić termin sporządzenia dokumentacji – nie później niż do dnia złożenia zeznania podatkowego za dany rok podatkowy. Biorąc pod uwagę tempo, w jakim realizowane są prace nad tymi zmianami, istnieje bardzo duże prawdopodobieństwo, iż nowe przepisy w zakresie cen transferowych faktycznie zaczną obowiązywać od przyszłego roku.

Co to oznacza dla podatników? Przede wszystkim nie powinno być już wątpliwości, kiedy trzeba sporządzać dokumentację podatkową. Ci przedsiębiorcy, którzy dokonują różnorodnych transakcji z wieloma podmiotami z grupy kapitałowej powinni mieć się na baczności, ponieważ 3 miesiące od zakończenia roku obrotowego, to zdecydowane za krótki czas na przygotowanie kompleksowej dokumentacji. W takim przypadku już w trakcie roku podatkowego konieczne będzie pozyskiwanie i gromadzenie danych dla potrzeb dokumentacji podatkowej.

A więc czy warto?

Odpowiadając na tytułowe pytanie, można bez wahania rzec – tak, warto przygotowywać dokumentację cen transferowych na bieżąco. Dzięki temu mamy pewność, iż nie tylko sankcyjna stawka 50% nie będzie miała do nas zastosowania, ale także unikniemy wszelkich problemów związanych z technicznym przygotowaniem dokumentacji w trakcie 7 dni, czy też możliwością uznania jej za nierzetelną przez organy skarbowe. Planowane zmiany jednoznacznie uregulują tę kwestię, określając konkretną datę na sporządzenie dokumentacji. Zmobilizują one także podatników do myślenia o transakcjach z podmiotami powiązanymi w kategorii ex ante a nie ex post, co także wynika z dotychczasowego orzecznictwa wskazującego, iż dokumentacja cen transferowych powinna być opracowywana na bieżąco. Będzie to na pewno rewolucja dla polskich podatników, którym tematyka cen transferowych dotychczas zbytnio nie zaprzątała głowy. W tym samym terminie będą oni musieli nie tylko złożyć zeznanie roczne, ale także przygotować dokumentację podatkową.