Problem cen transferowych nie jest teoretyczny
Obserwowany od wielu lat systematyczny rozwój polskiej gospodarki a przede wszystkim coraz większa ilość spółek należących do grup kapitałowych powoduje, iż problem cen transferowych nie jest już czysto teoretycznym zagadnieniem a czynnikiem, który należy brać pod uwagę każdego dnia, dokonując transakcji z podmiotami powiązanymi.
Przygotowanie dokumentacji cen transferowych dla laika może wydawać się zadaniem niezwykle trudnym. Również dla osób z wieloletnim doświadczeniem w tej dziedzinie niektóre transakcje mogą stanowić ciężki orzech do zgryzienia. Jednak bez względu na to, kto będzie sporządzać dokumentację, nie da się tego dokonać, jeżeli podatnik nie będzie posiadać wystarczających informacji na temat zakresu współpracy pomiędzy podmiotami powiązanymi. To zadanie leży wyłącznie w gestii podatnika, bo to on powinien najlepiej znać relacje występujące w grupie kapitałowej i żaden podmiot zewnętrzny nie wykona tej pracy za niego.
W tym celu chcieliśmy przedstawić Państwu kilka praktycznych rad, które należy wziąć pod uwagę w codziennym podejściu do prowadzenia biznesu – na co zwracać uwagę, o jakie informacje i dokumenty prosić swego powiązanego kontrahenta, co warto gromadzić, aby w chwili, kiedy wystąpi konieczność przygotowania dokumentacji cen transferowych, wszelkie wymagane do tego celu informacje byłby już znane.
- Dowiedz się, czy grupa do której należysz, posiada dokumentację cen transferowych tzw. master file i jeśli tak, to zapoznaj się z nią.
- Przygotuj umowy z podmiotami powiązanymi określające zakres współpracy, obowiązki każdej ze stron oraz sposób ustalania wynagrodzenia.
- Zadbaj, aby wszystkie zmiany w sposobie realizacji transakcji miały swoje odzwierciedlenie na piśmie - aneks do umowy, porozumienie, nowa umowa. Warto gromadzić też informacje, z jakiego biznesowego powodu zaszła zmiana w zakresie wzajemnej współpracy.
- Określ sposób kalkulacji ceny w odniesieniu do każdej z transakcji z podmiotami powiązanymi.
- Sprawdź czy realizujesz podobnego rodzaju transakcję z podmiotem niepowiązanym. Jeżeli tak, to porównaj sposób kalkulacji ceny oraz jej poziom w tych transakcjach.
- Jeśli nabywasz lub sprzedajesz usługi bądź towary tego samego rodzaju od podmiotów spoza grupy, zbieraj informacje na temat cen, jakie występują w tych transakcjach.
- Gdy nie realizujesz porównywalnych transakcji z podmiotem zewnętrznym zbadaj czy możesz pozyskać cenniki lub oferty od podmiotów konkurencyjnych, które oferują porównywalne do Twoich towary lub usługi.
- Zadbaj, aby system księgowy pozwalał na łatwe wyodrębnienie rodzajów transakcji z podmiotami powiązanymi, a w transakcjach sprzedaży produktów i towarów można było określić marżę osiągają na poszczególnym asortymencie.
- Dowiedz się do jakiego celu wykorzystywane są nabywane przez podmioty powiązane towary i produkty – czy są następnie odsprzedawane podmiotom trzecim? Jeżeli tak, to spróbuj dowiedzieć się, jaka jest cena ich sprzedaży.
- Jeżeli to Twoja Spółka nabywa towary lub produkty od podmiotów z grupy, a następnie je odsprzedaje podmiotom zewnętrznym, przygotuj zestawienie, z którego będzie wynikać cena sprzedaży do podmiotów trzecich.
- W przypadku refaktury usług lub odsprzedaży towarów po cenie ich zakupu, gromadź faktury otrzymane od podmiotów zewnętrznych.
- Jeśli jesteś nabywcą usług niematerialnych, zbieraj dowody potwierdzające ich wykonanie.