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Rendiconti finanziari in via elettronica – rapidi e comodi?

Karolina HAHN
Corporate Advisory Senior presso RSM Poland

La riforma rivoluzionaria del Registro Giudiziario Nazionale, presto a regime, potrebbe cogliere di sorpresa alcuni imprenditori. Essa includerà una vasta gamma di modifiche tecniche che cambieranno in sostanza non solo il funzionamento del registro stesso, ma comporteranno soprattutto nuovi obblighi per le parti interessate. Come abbiamo sottolineato di recente, in primis finiranno sotto la lente d’ingrandimento i rendiconti finanziari.

Se gestisci una società che presenta i rendiconti finanziari presso KRS, accertati di prendere visione delle seguenti informazioni e di prepararti in tempo.

Rendiconti finanziari nell'e-KRS in 2 tappe

La modifica della legge sul KRS prevede già dal 15 marzo 2018 l'obbligo di presentare i rendiconti finanziari e altri documenti di accompagnamento solamente in via elettronica.

Inizialmente, nel cosiddetto periodo transitorio (ovvero dal 15 marzo al 30 settembre 2018), il legislatore permette di allegare alla domanda di iscrizione le copie elettroniche (documenti scannerizzati) dei documenti finanziari come un rendiconto finanziario annuale, un rapporto sulle ricerche effettuate, una copia della delibera di approvazione, ripartizione degli utili o copertura delle perdite oltre a un rapporto sull'attività aziendale (art. 69 della legge del 29 settembre 1994 sulla contabilità, Dz.U. /G.U/ del 2017 voce 2342).

In seguito dal 1 ottobre 2018 entrerà in vigore l'obbligo di presentare e di redigere i rendiconti finanziari solamente in forma elettronica.

Firme di persone autorizzate

I suddetti documenti devono essere firmati con la firma elettronica digitale oppure con la firma certificata dal profilo di fiducia di ePUAP (Piattaforma Elettronica dei Servizi di Amministrazione Pubblica). In questo modo gli imprenditori saranno tenuti a munirsi della firma elettronica.

Nel periodo transitorio, ovvero dal 15 marzo 2018, nel gruppo dei fortunati ci sarà almeno un soggetto il cui numero PESEL (codice di identificazione personale) compare nel registro del KRS, iscritto come membro del consiglio d'amministrazione, socio o curatore fallimentare di una data società. Se però il socio di questa società non è una persona fisica, la domanda deve essere sottoscritta mediante firma elettronica di almeno un soggetto il cui numero PESEL compare nel registro del KRS, iscritto come amministratore, curatore fallimentare, liquidatore del socio oppure socio autorizzato a rappresentare una società di persone in qualità di socio.

Dall’1 ottobre 2018 le firme elettroniche si renderanno necessarie anche per firmare tutti i documenti trasmessi all'e-KRS; tali documenti dovranno essere sottoscritti da tutto il consiglio d'amministrazione di una società di capitali.

Giacché attualmente il possesso della firma elettronica è correlato al numero PESEL e al codice NIP (numero identificativo del contribuente), fatto richiamato dal legislatore stesso, non si conosce ancora il destino dei titolari stranieri di una società in Polonia, i cui membri del consiglio d'amministrazione hanno la cittadinanza straniera e non possiedono né il codice NIP né PESEL. Il futuro prossimo ci svelerà se le loro firme elettroniche legate ad altri documenti d'identità funzioneranno correttamente nel sistema telematico del KRS.

Account sul portale S24

La trasmissione dei documenti finanziari avviene mediante un account utile a presentare memorie nel procedimento di registrazione. L'account sul portale S24 viene aperto sulla pagina del Ministero della Giustizia (link: https://ekrs.ms.gov.pl/). Alla domanda occorre allegare una dichiarazione attestante che i documenti finanziari soddisfano i requisiti previsti dalla legge sulla contabilità. La domanda viene sottoposta alla verifica automatica mediante il sistema telematico.

Successivamente alla verifica della domanda e alla chiusura del procedimento di registrazione tutti i rendiconti finanziari verranno conservati presso l’Archivio dei documenti finanziari (Repozytorium Dokumentów Finansowych - RDF) dal quale verranno trasmessi mediante lo stesso sistema al Registro Centrale dei dati Fiscali, gestito dal Responsabile (Segretario di Stato) dell'Amministrazione Fiscale Nazionale.

Due passi avanti e uno indietro

L’aspetto positivo derivante dalla digitalizzazione dei procedimenti consiste nel fatto che gli imprenditori non avranno più l'obbligo di trasmettere i rendiconti fiscali alle agenzie delle entrate. Questi rendiconti verranno messi a disposizione degli organi fiscali direttamente dal Responsabile dell'Amministrazione Fiscale Nazionale.

Difficoltà degli imprenditori con capitale straniero

In base alle normative vigenti chi non possiede la cittadinanza polacca e non risiede in pianta stabile in Polonia può ricoprire la carica di amministratore e diventare socio di una società. Tuttavia va rilevato che la modifica della legge sul KRS prevede obblighi di difficile realizzazione per gli stranieri, in particolare con tempistiche così ridotte, ovvero dal 15 marzo 2018. Ottenere firme certificate, saper gestire l'account sul portale S24, per di più disponibile solo in lingua polacca, possono rivelarsi ostacoli difficilmente superabili. Tolte tali problematiche, le aziende certificanti non garantiscono peraltro che le firme non correlate al numero PESEL o effettuate fisicamente all'estero, funzionino correttamente nel sistema giuridico telematico.

Pertanto, se sei un imprenditore e intendi trasmettere a breve al KRS un rendiconto finanziario corrente o arretrato, affrettati, in quanto dopo il 15 marzo 2018 incontrerai notevoli difficoltà.