Operare sui sistemi contabili stranieri in Polonia

Radosław OSMÓLSKI
Accounting & Payroll Partner presso RSM Poland

Stando ai dati KRS (Registro nazionale giudiziario) 7122 società a capitale straniero hanno avviato la loro attività in Polonia nel 2016. Si tratta di un risultato storico, ossia di una crescita del 6,2% rispetto all’anno record del 2015.

Se a questo dato si aggiungono le aziende registrate negli anni precedenti, oltre a quelle in cui gli azionisti stranieri hanno acquisito delle quote (quali ad esempio le società “da scaffale”, ossia società registrate a tutti gli effetti e pronte a iniziare l’attività), abbiamo a che fare un numero considerevole di soggetti, per cui si renderà necessaria la gestione e la regolamentazione delle questioni contabili in Polonia, affinché assomiglino il più possibile alla realtà della società madre o dei principali azionisti.

CONTABILITÀ INTERNAZIONALE IN POLONIA

Una delle conseguenze delle partecipazioni straniere nel capitale delle società e della loro naturale appartenenza a un gruppo di imprese di vari paesi è rappresentata dal sistema finanziario-contabile trapiantato dall’alto. Sovente la gestione dei libri[1] da parte del dipartimento contabile avviene a Londra, New York e Mumbai...

Dato che a partire da agosto 2014, successivamente all’entrata in vigore della legge in merito alla deregolamentazioni, le attività correlate alla tenuta dei libri contabili possono essere svolte da qualunque soggetto, a condizione di non avere precedenti penali e che venga acquistata la polizza RC, in teoria tale fatto non dovrebbe rappresentare un problema.

Gli azionisti stranieri accolgono con favore l’informazione che la Legge polacca sulla contabilità prevede la possibilità di tenere i libri contabili all’estero. Dall’altro lato si dimenticano che sussistono altri requisiti derivanti dalla Legge sulla contabilità oppure dal diritto tributario, in base ai quali occorre garantire la conformità dell’esercizio contabile con le norme vigenti.

PROGRAMMA CONTABILE STRANIERO E NORMATIVE POLACCHE

Sulla scorta delle osservazioni e le esperienze quotidiane di collaborazione con i gruppi di capitale internazionali abbiamo identificato i problemi più frequenti riscontrati dai commercialisti polacchi operanti sui sistemi contabili stranieri o che intendono compilare le dichiarazioni fiscali alla luce dei passaggi ivi inclusi.

1. Questioni correlate alla tenuta dei libri in lingua polacca

Se da una parte la gestione di un programma contabile può essere effettuata in un’altra lingua, dall’altra i nomi dei conti, la presentazione dei fatturati e dei saldi, le intestazioni dei rapporti e soprattutto le descrizioni delle transazioni avvenute sui conti del libro mastro e dei conti di supporto devono essere redatti in lingua polacca.

Nella realtà di tutti i giorni, dato che gli operatori di tale sistema riescono a comunicare fluentemente in una lingua straniera, l’utilizzo di descrizioni in lingua inglese (soluzione utilizzata maggiormente) non crea problemi di sorta. Tuttavia, in caso di controlli fiscali e tributari, tale fatto può comportare costi considerevoli. In tal caso non si tratta soltanto delle eventuali conseguenze penali derivanti dalla Legge sulla contabilità o dal codice penale-tributario, ma dalla necessità di effettuare una traduzione ufficiale di tutti i passaggi contabili (cfr. Art. 72, punto 1, comma 3 della legge sull’amministrazione nazionale tributaria). Le spese correlate alle traduzioni giurate di numerose centinaie di transazioni non sono da sottovalutare, così come non va sottovalutata l’indulgenza degli organismi fiscali polacchi.

2. Questioni correlate all’applicazione dei tassi di cambio corretti

Un ulteriore requisito di cui tenere assolutamente conto è la tenuta dei libri in valuta polacca. Il fatto che i libri debbano essere tenuti in zloty polacchi non solleva in generale delle obiezioni. Ciò comporta la necessità di registrare le transazioni in valuta straniera in modo tale che si possa definire il corretto ammontare di tale transazione in entrambe le valute. In tal caso possono tuttavia verificarsi delle complicazioni dovute al mancato adeguamento del sistema alle normative polacche.

Risulta pertanto indispensabile l’applicazione di un tasso di cambio adeguato, in particolare quando abbiamo a che fare con la necessità di applicare vari tassi per settori diversi (Legge sulla contabilità, dichiarazioni CIT e IVA). Purtroppo alcune aziende tendono a ignorare il tasso medio della NBP (Banca nazionale polacca) del giorno antecedente alla transazione e tentano di applicare un tasso medio per un determinato mese oppure il proprio tasso aziendale sulle valute derivante da normative interne. Non ci si può pertanto stupire se le rendicontazioni fiscali risultano incorrette e ci si espone a critiche di una tenuta poco affidabile della contabilità.

3. Assenza di continuità nelle fatture di vendita

Talvolta il sistema finanziario-contabile centralizzato è altresì un’applicazione mediante la quale si rilasciano fatture di vendita. Tale sistema ci facilita il lavoro, dato che le fatture vengono automaticamente registrate nel sistema. Sfortunatamente allorché il sistema rilascia fatture di vendita per svariati paesi, può succedere che la fattura successiva rilasciata dal soggetto polacco possieda un numero decisamente superiore rispetto a quella precedente. In caso di controllo detta situazione può essere ritenuta irregolare, e parimenti difettosa la registrazione. Conformemente all’art. 106 della legge sull’IVA, uno degli elementi obbligatori della fattura è il suo numero unico e progressivo. Attualmente dato che le informazioni vengono inviate con file JPK (file unico di controllo), le agenzie delle entrate riescono a individuare tali irregolarità in maniera decisamente più rapida.

4. Registri IVA difettosi e file JPK (oppure la loro assenza)

Non sempre i registri IVA generati da un sistema finanziario-contabile straniero contengono i dati necessari secondo quanto previsto dalle normative polacche (nonostante i requisiti minimi risultino chiari e intelleggibili). Le normative vigenti da luglio 2016 in materia di generazione e invio dei file JPK non hanno fatto altro che aggravare tale problema. Allorché le spese di implementazione di tale funzionalità in un programma contabile sono notevoli, le aziende propendono per l’esportazione dei dati ai sistemi esterni (quali i file Excel), e successivamente creano delle interfacce che consentono di inviare le strutture JPK all’agenzia delle entrate.

5. Utilizzo di IAS nei libri contabili polacchi

Dato che in numerosi casi le società madri oppure gli azionisti stranieri di società polacche tengono i propri libri conformemente alle linee guida IAS, si assiste alla tendenza di utilizzare i medesimi principi contabili anche per i libri polacchi. 

Sfortunatamente la legge polacca sulla contabilità definisce espressamente quali unità hanno il diritto di stilare un rendiconto finanziario unitario e di tenere i libri conformemente ai principi IAS. Tra questi si annoverano esclusivamente:

• emettitori di titoli autorizzati ed emettitori che intendono richiedere o stanno già facendo richiesta di un permesso per la loro commercializzazione in uno dei mercati dei paesi regolamentati dello Spazio economico europeo;
• Le unità appartenenti al gruppo di capitali, in cui l’unità dominante stila un rendiconto finanziario consolidato conformemente ai principi IAS;
• Le filiali dell’imprenditore straniero, qualora detto imprenditore rediga il rendiconto finanziario conformememente ai principi IAS.

Le unità che non soddisfano le condizioni previste dalle normative di cui sopra, non possono applicare liberamente altre normative alla rendicontazione finanziaria rispetto a quelle di cui alla legge sulla contabilità, tra cui IAS.

Occorre altresì ricordare che la decisione in merito alla redazione dei rendiconti finanziari conformemente ai principi IAS viene presa dall’organismo di ratifica, e detto rendiconto è oggetto di un esame obbligatorio da parte del revisore dei conti, anche qualora i valori limite relativi alla forza lavoro, alle entrate e al totale di bilancio non vengano soddisfatti.

Cedere alle pressioni da parte dell’unità centrale affinché nei libri contabili polacchi si trovino le medesime clausole presenti nei libri aziendali (conformemente ai principi IAS) può comportare delle sanzioni penali oppure delle noie con l’agenzia delle entrate qualora le dichiarazioni fiscali stilate sulla base di detti libri non siano conformi allo stato reale.

MONITO CONCLUSIVO

In conclusione occorre rimarcare che la mancata tenuta dei libri contabili, la loro tenuta in maniera non conforme a quanto previsto dalla legge sulla contabilità oppure l’indicazione di dati contabili non affidabili è passibile di una sanzione pecuniaria oppure di una pena detentiva fino a anni 2, oppure passibile di ambo le sanzioni...

Per evitare dette sanzioni, occorre fare in modo che il sistema contabile informatico sia non solo adeguato alle esigenze informative del gruppo, ma anche conforme ai requisiti delle normative polacche della legge sulla contabilità e del diritto tributario. Qualora non fosse il caso, deve essere adeguato di conseguenza mediante una sua ottimizzazione e localizzazione (traduzione e adattamento agli standard e requisiti polacchi).