RSM Poland
Languages

Languages

Legalizzazione dei documenti per la costituzione di una società – in cosa consiste l’apostilla?

Karolina CHOMIK
Senior International Department Assistant presso RSM Poland

La costituzione di una società in Polonia comporta l’obbligo di presentare numerosi documenti innanzi agli organismi e istituzioni nazionali, tra cui il KRS (Registro nazionale giudiziario). Allorché il socio dell’azienda costituita è un soggetto a capitale straniero, il numero dei documenti richiesti è superiore a quelli redatti all’estero. Dopo aver preparato i relativi documenti, gli imprenditori stranieri devono provvedere alla loro legalizzazione. Come procedere in tal caso?

Nel presente testo presenteremo l’apostilla, l’alternativa utilizzata più di frequente rispetto al processo di legalizzazione, la quale consente di utilizzare legalmente un determinato documento in un altro paese. L’utilizzo dell’apostilla è indispensabile per la costituzione e la registrazione di una società in Polonia.

CLAUSOLA APOSTILLa – informazioni di base

L’utilizzo dell’apostilla viene regolato dalla Convenzione dell’Aia del 1961 relativa all’abolizione dell’obbligo di legalizzare gli atti pubblici stranieri (G.U. 2005 n. 112 voce 938). La Polonia fa parte di tale convenzione dal 19 novembre 2004 (entrata in vigore il 14 agosto 2005). La convenzione è stata ratificata dalla maggior parte degli stati UE e da altri paesi quali gli Stati Uniti, la Russia, l’Australia, l’India e la Turchia. Lo stesso timbro è un attestato sotto forma di stampa pinzato ai documenti. L’apostilla può assumere caratteristiche leggermente diverse nei vari paesi ma viene sempre stilata in base al modello allegato alla convenzione dell’Aia. Si può ottenere nel relativo ufficio statale oppure in tribunale. In Polonia occorre recarsi al Ministero degli affari esteri.

Grazie al timbro apostilla ci si può avvalere di un dato documento in un altro paese facente parte della convenzione dell’Aia e non è necessaria un’ulteriore legalizzazione. Occorre tuttavia sottolineare che l’apostilla può essere apposta solo sugli atti pubblici, tra cui si annoverano, conformemente all’art. 1 della Convenzione dell’Aia, tutti gli atti prodotti da un organo o da un funzionario giudiziario, i documenti amministrativi, gli atti notarili, gli attestati ufficiali inseriti sui documenti sottoscritti da soggetti operanti nelle veci di privati. L’apostilla deve pertanto garantire al rappresentante di un altro paese che l’autore di un determinato documento è autorizzato a redigere documenti in base alla sua funzione (per esempio la conferma che il notaio autenticante la firma è un notaio ai sensi delle normative di un dato paese).

APOSTILLA per la costituzione di una societÀ – CHECKLIST

In caso di costituzione di società da parte di un soggetto straniero vi sono due documenti che debbono essere provvisti generalmente di apostilla:

  • estratto dal registro del socio che rappresenta la società (al fine di confermare la rappresentanza);
  • delega per la sottoscrizione dello statuto (se il socio non si presenta personalmente e costituisce la società mediante mandatario).

Occorre tuttavia assicurarsi ogni volta che il notaio incaricato di una determinata operazione faccia richiesta specifica dell’apostille sui vari documenti. Si possono verificare delle situazioni per cui in caso di presentazione della delega mediante atto notarile, l’estratto del registro non deve essere provvisto di tale clausola. Risulta pertanto fondamentale la forma della delega ma anche gli obblighi previsti dal notaio.

La presentazione di determinati documenti stranieri è indispensabile per la costituzione di una società in Polonia. Pertanto se intendi avviare una società e sei un investitore straniero:

  • verifica che il tuo paese faccia parte della Convenzione dell’Aia,
  • assicurati con il tuo consulente o notaio se i tuoi documenti debbono essere legalizzati;
  • informati quanto tempo occorre aspettare per ricevere l’apostille, al fine di non dover ritardare i tuoi piani commerciali.

Grazie a tutte queste informazioni riuscirai agevolmente a superare la prima fase di costituzione della società in Polonia, ovvero la creazione di un’attività innanzi a un notaio polacco.

UE SENZA IL TIMBRO DELL’APOSTILLE?

Un’ottima informazione per gli investitori è la tendenza di abolire l’obbligo di apostille nei paesi UE. Un aiuto in questo senso viene fornito da Regolamento del Parlamento europeo e del Consiglio che promuove la libera circolazione dei cittadini semplificando i requisiti per la presentazione di alcuni documenti pubblici nell'Unione europea e che modifica il regolamento (UE) n. 1024/2012 del 6 luglio 2016 (GU, L 200 del 26.07.2016). Alla luce di detto regolamento, negli Stati membri dell’UE deve essere abolito l’obbligo di ottenere l’apostilla sui documenti attestanti la nascita, il matrimonio o la cittadinanza. Gli imprenditori tuttavia si rallegreranno del fatto che a due anni dall’applicazione delle dispozioni del regolamento di cui sopra, la Commissione europea intende valutare la possibilità di estenderlo ad altri settori, ivi inclusi lo status giuridico e la rappresentanza societaria. Tale fatto fa nascere delle speranze per l’abolizione dell’obbligo dell’apostilla per gran parte dei documenti necessari per la costituzione e la registrazione di una società, facilitando in tal modo l’avviamento di una società sia in Polonia che negli altri stati UE.