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Il titolare di una procura è la buonanima di una società?...

Karolina HAHN
International Department Assistant presso RSM Poland

Ogni avvocato, ma anche quasi tutti gli imprenditori almeno una volta nella loro vita professionale hanno avuto a che fare con l’istituto della PROCURA, la quale rappresenta un esempio dell’istituto classico del diritto commerciale. L’utilizzo della procura viene attualmente disciplinato nel capitolo III del codice civile agli art. 1091 – 1099(noto nel prosieguo come c.c.) 

L’istituto di per se stesso rappresenta una determinata tipologia di mandato, che può essere conferito unicamente da un imprenditore soggetto all’obbligo di iscrizione al registro delle imprese del Registro Nazionale Giudiziario (cfr. art. 1091 c.c.). In parole povere si può affermare che ogni procura è un mandato ma non ogni mandato rappresenta una procura.

Nel venire incontro alle esigenze e alle aspettative degli imprenditori, il legislatore ha individuato tre tipologie di procura:

  1. “indipendente” (nota anche come ‘’autonoma”) – che conferisce al titolare la possibilità di agire liberamente e indipendentemente a nome del mandante
  2. “congiunta” – caratterizzata dalla necessità di azione congiunta di tutti i titolari, qualora un determinato atto giuridico debba essere valido nell’ambito della legislazione vigente;
  3. speciale – che limita l’ambito di azione del titolare agli atti iscritti nel registro dell’impresa.

In maniera ufficiosa ormai da molto tempo, si fa sovente riferimento alla cosiddetta procura congiunta irregolare, che autorizza il titolare ad agire congiuntamente a un altro amministratore di una data società (ma non con il secondo titolare congiunto della procura). L’iniziale parere contrario della Corte Suprema nei confronti della procura congiunta irregolare è stato sovvertito dall’adeguamento del codice civile, entrato in vigore in data 1 gennaio 2017, che ha introdotto nel quadro normativo polacco la possibilità di concedere una procura di tale tipologia.

LIMITAZIONI DELLA PROCURA E PRATICA GIUDIZIARIA

Sfortunatamente la legislazione polacca è caratterizzata dal fatto che è sovente oggetto di vari tipi di modifiche e le istituzioni sono propense ad attuare cattive pratiche legislative, per non parlare delle erronee interpretazioni degli esperti di diritto. La procura, che in realtà avrebbe dovuto aiutare gli imprenditori a condurre la loro attività, riceve un trattamento neutrale soprattutto da parte dei tribunali di registrazione.

Sul lato pratico di recente ho avuto a che fare con una società avente un titolare di procura indipendente. Alla luce dei fatti ci si è resi conto che la procura rimaneva tale solo in linea teorica. Nell’ambito del suo mandato, il titolare della procura ha firmato i necessari documenti di registrazione presentati in tribunale. Contrariaramente alle aspettative e al buon senso, l’addetto incaricato della registrazione ha sollecitato il richiedente a presentare una richiesta firmata conformemente alla rappresentanza del CdA di cui all’estratto KRS.

Conformemente alla dottrina in auge, il titolare della procura possiede un ampio ventaglio, definito per legge, di diritti e doveri di cui si può avvalere, tuttavia il legislatore ha imposto anche un “embargo” sulle azioni dei titolari di procure che si limitano alla sfera oggettiva di conduzione dell’azienda.

Pertanto ‘’l’embargo” limita le attività intraprese a nome del mandante relativamente all’ambito strettamente correlato alla conduzione dell’impresa ai sensi dell’art. 551 c.c. Tutte le azioni al di fuori della sfera indicata verranno considerate alla stregua di un superamento delle competenze del titolare della procura e possono comportare la mancata approvazione delle attività intraprese, principalmente da parte degli organi di registrazione.

In base alle conoscenze in nostro possesso e l’esperienza acquisita negli anni, i tribunali di registrazione hanno previsto la possibilità di firmare le richieste presentate da parte dei titolari di procure, ma solo per quelle riguardanti interamente l’amministrazione centrale (amministrazione in quanto soggetto e oggetto). Se da una parte la procura dà il diritto di intraprendere attività correlate strettamente alla conduzione dell’attività, dall’altro non si riesce a capire il motivo del rifiuto di registrazione dell’iscrizione delle modifiche nelle società dotate di titolari di procure.

La giurisprudenza dei tribunali mostra che la rappresentanza della società nel procedimento di registrazione non si annovera tra le attività correlate alla conduzione dell’attività ai sensi dell’art. 551 c.c. e per tale ragione la società non può essere ivi rappresentata né dal titolare di una procura né da parte del mandatario (anche se professionale) nominato da detto titolare. Ovviamente non tutti i giuristi danno un’interpretazione uniforme e sovente si sentono pareri discordanti a riguardo. Se ci affidiamo invece alla valutazione degli addetti ai procedimenti di registrazione, la presentazione di richieste relative all’iscrizione nel registro delle imprese KRS permane nella sfera dei rapporti organizzativi-giuridici di un dato imprenditore, e pertanto riguarda i rapporti personali, non patrimoniali e non rientra nell’ambito di azione del titolare di una procura.

Tale fatto viene avvalorato dalla decisione del Tribunale regionale di Stettino datata 4 luglio 2014 (n. agli atti VIII Gz 11/14), da cui si evince che la procura in quanto mandato possiede un ambito di applicazione molto ampio, ma deve essere inserita nei limiti previsti dalla legge relativamente alle attività correlate alla conduzione dell’impresa. Nonostante l’ampio ambito di attività, la procura non deve essere intesa in quanto mandato senza alcun limite, oppure in quanto mandato volto a effettuare tutte le azioni a cui è autorizzato l’organo di amministrazione sociale. Detta interpretazione è contraria all’art. 1091 § 1 c.c. Innazitutto la procura non autorizza a effettuare quelle azioni relative alla sfera organizzativa del mandante e all’attuazione delle sue competenze in merito agli obblighi giuridici, indipendenti dalla gestione dell’impresa. Tra tali obblighi si annoverano appunto quelli di registrazione.

In conclusione si può ragionevolmente affermare che nonostante le opinioni e le convinzioni in merito l’istituto della procura ha avuto sucesso negli anni sia in teoria che in pratica. La nomina di un institore societario dà la garanzia non solo di una conduzione più efficace dell’impresa, ma facilita di gran lunga lo svolgimento dell’attività. Occorrerà aspettare per vedere se la normativa a riguardo verrà uniformata e i tribunali di registrazione applicheranno la linea giurisprudenziale comunemente stabilita. Qualunque limitazione delle possibilità di azione dei titolari di procure all’interno dei procedimenti di registrazione potrebbe scoraggiare gli imprenditori a conferire tali procure. Nonostante le complicanze che si possono verificare, numerose aziende decidono di ricorrere all’istituto della procura. Tale stato di cose è destinato a cambiare alla luce dell’assenza di approvazione da parte dei tribunali di registrazione? Ai posteri l’ardua sentenza.

Ciononodimeno, fino a quando la Corte Suprema non assumerà una posizione ufficiale e non ci sarà uniformità a livello di giurisprudenza, i tribunali di registrazione interpreteranno liberamente le norme del codice civile relativamente agli obblighi e diritti dei titolari di procure. Tutto ciò potrà comportare lungaggini procedurali e aumento dei costi. Gli unici danneggiati dall’assenza di uniformità di interpretazione saranno i semplici imprenditori che, oltre a tempo e denaro, potrebbero perdere anche la loro pazienza.