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È giunta l’ora di fare l’inventario

Aneta STANIEWSKA
Accounting Semi-Senior presso RSM Poland

Si avvicina l’ora della chiusura dei libri contabili per l’esercizio 2016 e della redazione dei rendiconti finanziari per l’anno 2016. Al fine di poter presentare in maniera affidabile lo stato patrimoniale, occorre effettuare l’inventario rispettando le tempistiche e le modalità previste dall’art. 26 della Legge sulla contabilità.

Metodi di inventario di attività e passività

L’obiettivo dell’inventario delle compensazioni è la verifica dello stato delle compensazioni nei libri contabili per un dato giorno. L’inventario delle compensazioni viene condotto nel seguente modo:

  1. Invio ai contraenti della conferma per iscritto dei saldi al fine di ottenere l’approvazione di conformità. La legge sulla contabilità non vieta l’invio delle conferme dei saldi in via elettronica. Inviamo al contraente una presentazione corredata da tutti gli elementi degli importi dovuti, inclusi gli eventuali interessi, qualora siano stati essi oggetto di accordo durante la sottoscrizione del contratto. In caso di discordanza occorre spiegarne il motivo. In caso contrario potranno essere riconosciuti e inseriti come debiti dubbi oppure controversi. Occorre sottolineare che la loro archiviazione interrompe la conferma del saldo accettato e firmato soltanto dalla persona autorizzata a rappresentare un dato soggetto.
  2. Verifica dei dati nei libri con i documenti pertinenti. Tale metodo può essere applicato per le seguenti compensazioni:
    • Crediti controversi e dubbi
    • Contributi pubblico-legali, quali i contributi ZUS (ital. Istituto Nazionale della Previdenza Sociale - INPS), PFRON (Fondo per la riabilitazione dei disabili), imposte CIT, IVA, PIT,
    • compensazioni per le remunerazioni e per quelle con i dipendenti.

Occorre ricordare che non vanno confermati i saldi che non sono stati oggetto di verifica.

La scadenza per l’inventario verrà considerata rispettata qualora l’inventario abbia avuto inizio non prima di 3 mesi dalla conclusione dell’esercizio sociale e sia stato concluso entro il giorno 15 del successivo anno di esercizio. L’assenza di risposta al sollecito di conferma del saldo non implica la sua accettazione.

In linea di principio è il creditore a richiedere la conferma della compensazione. Se tuttavia egli non invia la richiesta di conferma del saldo al fine di assolvere correttamente all’obbligo di inventario, si consiglia di inviare una richiesta al creditore al fine di ottenere la conferma del nostro onere pendente. Successivamente a detta verifica si potrebbe scoprire ad esempio che il nostro onere sia stato assolto, compensato oppure archiviato, e per via di un semplice errore tale fatto non è stato registrato nei libri contabili.

All’ultimo giorno dell’esercizio sociale occorre anche ricevere la conferma dello stato delle nostre disponibilità liquide sui conti bancari (ricezione della conferma dalla banca in merito al saldo al giorno 31.12) e in cassa (preparazione del verbale di inventario di cassa).

Inventario delle immobilizzazioni

È anche importante effettuare l’inventario delle immobilizzazioni. In genere esso viene effettuato l’ultimo giorno dell’esercizio sociale. Conformemente alla Legge sulla contabilità sono previste determinate semplificazioni. Esse consentono di effettuare l’inventario delle immobilizzazioni oltre che dei macchinari e dispositivi oggetto di investimento non meno di una volta ogni 4 anni in qualunque giorno dell’esercizio sociale mediante l’inventario fisico.

Le ragioni alla base delle differenze di inventario verranno accertate in un apposito verbale da parte della commissione per gli inventari. La loro definizione e modalità di computo dovrebbero essere inserite nel verbale di verifica delle differenze di inventario che sarà oggetto di approvazione da parte del responsabile dell’unità.

Tali documenti sono la base per il calcolo delle differenze di inventario nei libri contabili. Le differenze riscontrate durante l’inventario posso assumere la forma di:

  • carenze,
  • surplus.

In caso di inserimento di un’immobilizzazione occorre stabilirne il valore iniziale prima della sua introduzione nei libri contabili.

Modalità di inventario delle attività materiali e immateriali

Cosa fare con le attività materiali e immateriali? Esse includono tra gli altri brevetti, licenze, marchi e soprattutto programmi informatici. Immateriali perché non si possono in alcun modo calcolare né misurare e non si può dunque effettuare un inventario fisico. L’unico metodo corretto per effettuare l’inventario delle attività materiali e immateriali è pertanto il metodo di verifica del saldo.

A cosa fare attenzione con le riserve?

Occorre anche ricordarsi di effettuare l’inventario delle riserve. Conformemente alla legge sulla contabilità l’inventario delle attività e delle passività (tra cui anche quello delle riserve) viene effettuato l’ultimo giorno di ogni anno di esercizio. Detto obbligo è sancito dall’art. 26, comma 1 della legge sulla contabilità. Tuttavia la scadenza e la frequenza dell’’inventario verranno considerati rispettati qualora l’inventario delle attività di cui all’art. 26, comma 3, punto 1 della Legge sulla contabilità cominci non prima di 3 mesi dalla fine dell’anno di esercizio, e si concluderà entro il giorno 15 dell’anno successivo. L’inventario delle riserve viene compiuto mediante l’inventario fisico. Si potrà incaricare un azienda esterna ad effettuare tale inventario. Occorre però ricordare che sarà sempre il direttore dell’unità ad assumersi la responsabilità del suo svolgimento e della sua realizzazione. Egli ha l’obbligo di nominare una commissione per gli inventari e di eleggerne il presidente.

Le riserve che costituiscono proprietà dell’unità ma che si trovano al di fuori di essa, saranno oggetto di inventario sulla base dei moduli di conferma ricevuti da contraenti in merito all’inventario fisico oppure di conferma risultante dai libri contabili dell’unità relativamente allo stato quantitativo di tali riserve. I principi per ottenere tali conferme sono analoghi a quelle utilizzati durante l’inventario degli importi dovuti. In caso di assenza di informazioni da parte del contraente l’inventario di tali risorse viene condotto mediante il confronto dei dati presenti nei libri contabili con i relativi documenti e la verifica del valore di tali elementi.

Le riserve invece di proprietà di altri soggetti, quali per esempio le forniture non accettate, gli articoli per i rivenditori, gli articoli venduti ma non ritirati oppure i prodotti finiti, gli imballaggi di ritorno presenti nell’unità vengono inventarizzati mediante l’inventario fisico, ma il loro inventario include esclusivamente la definizione del loro quantitativo. I risultati di detto inventario verranno trasmessi al proprietario delle riserve.

La legge sulla contabilità consente alle unità di condurre l’inventariazione degli articoli (materiali) una volta ogni 2 anni, fermo restando che essa riguarda unicamente gli articoli (materiali):

  1. presenti nei magazzini custoditi,
  2. oggetto di una registrazione quantitativa e qualitativa.

Le condizioni di cui sopra devono essere soddisfatte congiuntamente.

Inventario garanzia di affidabilità del rendiconto finanziario

Le unità hanno l’obbligo di presentare in modo affidabile e chiaro la propria situazione patrimoniale e finanziaria oltre ai propri risultati finanziari. Da tale principio si evince indirettamente l’obbligatorietà dell’inventario, in quanto i dati presentati nei rendiconti finanziari possono essere affidabili solo quando i dati contabili sono stati verificati con lo stato materiale. Successivamente alla conferma dello stato dei vari componenti patrimoniali e alla spiegazione delle differenze di inventario, si potranno ritenere le registrazioni contabili e i dati contenuti nel rendiconto finanziario come un’affidabile rappresentazione della realtà.