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Chi deve condurre la contabilità completa?

Karolina STANKIEWICZ
Accounting Assistant presso  RSM Poland

La conduzione dell'attività economica implica inesorabilmente l'obbligo di condurre la contabilità aziendale. L'imprenditore può condurre la contabilità in modo autonomo oppure affidarsi ad un commercialista.  La modalità più utilizzata di realizzazione di tale obbligo è la contabilità in forma di registri fiscali delle entrate e delle uscite, vale a dire la cosiddetta contabilità semplificata. La seconda modalità, la quale richiede maggiori spese e tempo, è quella della conduzione della contabilità completa. Conviene dunque sapere quale sia la modalità richiesta di conduzione della contabilità e in che modo prepararvisi.

Chi è obbligato a passare dal registro fiscale delle entrate e delle uscite ai libri contabili?

Ai sensi dell'Art 2 della legge del 29 settembre 1994 concernente la contabilità (testo unico: G U del 2013 pos. 330 con modifiche) alla conduzione dei libri contabili sono obbligate le società personali, di capitale, comprese le organizzazioni, le società a responsabilità civile (ad esclusione della società a responsabilità civile di persone fisiche) ma anche altre persone giuridiche, ad eccezione del Tesoro dello Stato e della Banca Nazionale Polacca. Tale obbligo si applica inoltre agli enti organizzativi operanti in base al Diritto bancario, alle leggi sulla circolazione dei titoli, alle leggi sui fondi per investimenti, alle leggi sull'attività di assicurazione e riassicurazione, alle leggi sulle banche di credito cooperativo o alle leggi sulle organizzazioni e sul funzionamento dei fondi pensionistici ma anche, tra l'altro, i comuni, le province, i voivodati,le loro associazioni e filiali e uffici di rappresentanza degli imprenditori esteri. Gli emendamenti citati si applicano nel caso in cui i soggetti elencati sopra hanno la propria sede o il luogo d'esercizio sul territorio della Repubblica di Polonia.

Limite delle entrate e contabilità completa

Conviene notare che le disposizioni della legge sulla contabilità precisano il limite delle entrate al netto ottenute nell'anno d'esercizio precedente dalla vendita della merce, dei prodotti e delle operazioni finanziarie che implica l'insorgenza dell’obbligo di conduzione della contabilità completa ad opera di questi soggetti economici. Tale limite è pari all'equivalente in valuta polacca di 1 200 000 euro.

In base alle disposizioni della legge sulla la contabilità tale importo deve essere calcolato in base al cambio medio comunicato dalla Banca Nazionale Polacca al giorno 30 settembre dell'anno che precede l'anno d'esercizio. Attualmente il limite, dopo il superamento del quale i soggetti economici citati erano obbligati a passare dal 1 gennaio 2015 ai libri contabili, era pari a 5 010 600 zł, poiché il cambio medio dell'euro in base alla tabella n. 189/A/NBP/2014 del 30 settembre 2014 era pari a 4,1755 zł. Bisogna evidenziare che ai sensi della legge pubblicata il 23 luglio 2015 e concernente la modifica della legge sulla contabilità e di alcune leggi (testo unico: G U 2015 pos. 1333), l'importo del limite sarà stabilito in base al calcolo del cambio comunicato dalla Banca Nazionale Polacca al primo giorno feriale di ottobre.

I soggetti economici che definiscono l'importo delle entrate che costituiscono il suddetto limite dovrebbero tenere conto della differenza esistente tra le entrate valide ai fini della definizione del limite ai sensi della legge sulla la contabilità e alla legge del 26 luglio 1991 (testo unico: G U 1991 N. 80 pos. 350) sull'imposta sul reddito delle persone fisiche. Ai sensi dell'articolo 14 della legge sull'imposta sul reddito delle persone fisiche, tale limite comprende gli importi dovuti, anche qualora non siano ancora stati percepiti mentre nel caso della vendita delle merci e dei servizi soggetti all'imposta sul valore aggiunto tali importi vanno decurtati dell'imposta VAT dovuta. Conviene notare che in contrasto alle disposizioni della legge sulla contabilità, le entrate che sono state create ad esito della vendita dei cespiti, le dotazioni e le sovvenzioni e tra l'altro le prestazioni ricevute non a pagamento oppure le differenze del cambio valuta, dovrebbero comunque essere comprese nel suddetto limite. Bisogna comunque aggiungere che in caso di soggetti economici che eseguono la contabilità in forma di registri fiscali delle entrate e delle uscite, il limite delle entrate deve essere definito in base alle disposizioni della legge sull'imposta sul reddito delle persone fisiche, tuttavia nel caso in cui gli enti conducessero la contabilità completa sono obbligati a definire il limite in due varianti. Inoltre nel caso in cui il passaggio alla contabilità completa riguardi la società civile di persone fisiche, la società in accomandita semplice di persone fisiche o la società di partenariato, l'importo del limite si definisce in base alle entrate della società e non dei singoli soci.

È dunque fondamentale monitorare, conducendo l'attività durante l'anno e in particolare nell'ultimo trimestre, l'importo delle entrate raggiunte e al momento di manifestarsi di presupposti che indichino il superamento del limite delle entrateprepararsi , per quanto possibile, a tale eventualità. Superando dunque il limite delle entrate per l'anno 2015, il soggetto economico passa alla contabilità completa già dal 1 gennaio 2016, il che comporta numerosi obblighi aggiuntivi. Ad esito di tali modifiche il soggetto economico dovrebbe:

  • chiudere al 31 dicembre 2015 il libro contabile delle entrate e delle uscite, realizzando l'elenco delle merci commerciali, dei materiali, della produzione in atto, dei prodotti finiti e degli scarti e/o prodotti difettosie eseguire la stima dei costi entro 14 giorni dalla conclusione della redazione dell'elenco,
  • redigere al 31 dicembre 2015 l'inventario, dunque l'elenco dei componenti delle attività e delle passività che dovrebbe essere stimato ai sensi della legge sulla contabilità, il che richiederà inoltre la definizione dello stato dei conteggi con la banca e con gli altri partner commerciali. L'inventario redatto costituirà la base della redazione del bilancio di apertura,
  • aprire al 1 gennaio 2016 i libri contabili, operazione da eseguire non oltre il 15 gennaio 2016, composti dal registro, dal libro principale, dai libri ausiliari, dall'elenco delle vendite e dei saldi dei conti correnti del libro principale e dei saldi dei conti correnti dei libri ausiliari, nonché dall’inventario.

Politica sulla contabilità e altri requisiti

Una questione importante è inoltre l'esigenza di definire la politica (i principi) di contabilità, in cui bisogna definire tra l'altro il periodo d'esercizio adottato , il metodo del calcolo delle attività e delle passività e la modalità di definizione del risultato finanziario. Inoltre il documento dovrebbe contenere il programma dei conti redatto dall'ente, l'elenco dei libri contabili e - cosa da non tralasciare - la descrizione del sistema informatico, nel caso in cui i libri siano condotti tramite PC. Conviene dunque valutare in anticipo se l'avvio della conduzione della contabilità completa non necessiti di unamodifica del software utilizzato o della sua sostituzione con uno più avanzato.

I nuovi compiti dell’ente che conduce la contabilità completa comprenderanno anche la redazione, alla fine dell'anno, del rendiconto finanziario di esercizio composto da: bilancio, calcolo degli utili e delle perdite, informazione supplementare comprendente l'introduzione al rendiconto finanziario,informazioni supplementari e delucidazioni. Inoltre, qualora il soggetto economico sarà soggetto all'obbligo di esame del rendiconto finanziario da un revisore dei conti, dovrà inoltre comprendere l'elenco delle modifiche nel capitale (fondo) proprio (in caso di fondi per investimenti - l'elenco delle modifiche nelle attività al netto) e il conto dei flussi in moneta.

Riassumendo, l'obbligo di conduzione della contabilità completa è implica una mole di lavoro supplementare al momento del passaggio dalla contabilità semplificata, ma anche durante gli anni d'esercizio successivi. Sia la persona fisica che conduce l'attività in proprio che il responsabile di una grande società di capitale dovrebbero tenere presente che sono loro ad essere responsabili per la correttezza e per la conformità alle leggi della contabilità condotta. Una questione importante diventa dunque la presa in considerazione della possibilità di poter usufruire del servizio di outsourcing contabile offerto da aziende specializzate, con le quali si può instaurare una collaborazione completa e scrupolosa.