Michał DREAS
Junior Audit Manager presso RSM Poland

Eseguire l’inventario delle componenti patrimoniali costituisce uno degli obblighi previsti dalla Legge sulla contabilità (ricordiamo che in data 23 settembre 2015 è entrata in vigore la Legge del 23 luglio 2015 concernente la modifica della Legge sulla contabilità e di altre leggi (GU 2015, voce 1333)). Ai sensi delle sue disposizionile imprese sono tenute ad eseguirel’ultimo giorno di ogni anno d’esercizio, l’inventario di:

a. mediante rilevameno fisico dei quantitativi, la loro valutazione, il raffronto dei valori ottenuti con quelli riportati nei libri contabili nonché la precisazione e il computo di eventuali discrepanze:

• attività monetarie
• titoli materiali
• componenti materiali delle attività circolanti
• immobilizzazioni
• immobili classificati come investimenti
• impianti e macchinari rientranti nelle immobilizzazioni in corso;

b. mediante la ricezione, da parte delle banche e dai partner commerciali, di conferme attestanti la correttezza dello stato di tali attività riportato nei libri contabili aziendali e la precisazione e il computo di eventuali discrepanze:

• attività finanziarie accumulate su conti bancari o tenute presso altre imprese, compresi i titoli dematerializzati
• crediti, compresi i prestiti concessi
• componenti proprie delle attività concesse ai partner commerciali;

c. mediante il raffronto dei dati risultanti dai libri contabili con la relativa documentazione e la verifica del valore di tali componenti:

• immobilizzazioni per le quali vi sono difficoltà di accesso,
• terreni e diritti classificati come appartenenti all’immobile,
• crediti contesi e incerti,
• crediti e debiti nei confronti di persone non aventi libri contabili,
• crediti da titoli pubblici-giuridici, nonché
• da attività e passività non citate nei punti a) e b) e da quelle citate nei punti a) e b) qualora, per ragioni comprovate, non sia stato possibile effettuarne un inventario fisico e/o giungere a un accordo.

La legge sulla contabilità precisa che la scadenza prevista per l’inventario (ultimo giorno dell’anno d’esercizio) si intende rispettata da un’azienda qualora, nel caso delle componenti delle attività (ad esclusione delle attività monetarie e dei titoli), questi siano stati inventariati non prima dei 3 mesi prima della fine dell’anno d’esercizio e non oltre il quindicesimo giorno dell’anno successivo.  Il rilevamento dello stato dovrebbe avvenire mediante l’aggiunzione o detrazione, allo/dallo stato constatato mediante un inventario fisico o mediante la conferma del saldo, delle entrate e delle uscite (aggiunte e detrazioni) verificatesi fra la data dell’inventario o della conferma e la data di rilevamento dello stato risultante dai libri contabili, ove lo stato risultante dai libri contabili non può venire rilevato successivamente alla data di riferimento del bilancio.

In ogni caso per alcune categorie di attività si prevedono delle eccezioni al principio di cui sopra:

1. rimanenze di materiali, merci, prodotti finiti e semilavorati conservati in depositi custoditi  e oggetto di registrazione quantitativa-valutativa  – l’inventario può venire eseguito una volta nell’arco di 2 anni;
2. immobili classificati come beni strumentali e investimenti e/o altri beni strutturali, impianti e macchinari  conservati su terreni custoditi e rientranti nelle immobilizzazioni in corso – l’inventario può venire effettuato una volta ogni 4 anni;
3. rimanenze di merci e materiali (confezioni/imballaggi) oggetto della registrazione dei valori e presenti presso i punti vendita al dettaglio dell’impresa – l’inventario dovrebbe venire effettuato una volta all’anno.

Ogni discrepanza d’inventario rilevata (differenza esistente fra lo stato di fatto e quello risultante dai libri contabili) va chiarita e riportata nei libri contabili dell’anno in cui l’inventario è stato eseguito. Al contempo la documentazione relativa all’inventario effettuato, nonché i risultati di quest’ultimo, vanno chiaramente messi in relazione con le voci dei libri contabili. La documentazione di cui sopra va conservata per un periodo di 5 anni.

Vorrei inoltre mettere in evidenza che, ai sensi della legge sulla contabilità, il direttore o l’organo dirigente dell’impresa (solitamente il Consiglio d’Amministrazione) dovrebbe stipulare, con un soggetto autorizzato a esaminarei rendiconti finanziari, un contratto per l’esame e/o revisione del rendiconto finanziario entro una scadenza tale da consentire a un revisore legale di partecipare all’inventario dei componenti patrimoniali di particolare rilievo. Vale la pena pertanto di non scordare quanto sopra e contattare tempestivamente il proprio revisore dei conti. Il momento di fare l’inventario, come la fine dell’anno, si stanno avvicinando a passi da gigante.