Lidia KRYSTMAN
Accounting Semi-Senior presso RSM Poland

La Polonia sta diventando un luogo sempre più interessante dove poter collocare gli investimenti e sempre con maggiore frequenza viene scelta dagli investitori stranieri come luogo di costituzione delle imprese. Un investitore che ha l’intenzione di fondare in Polonia una società con capitale straniero dovrebbe provvedere, in primo luogo, affinché tutti i documenti ufficiali redatti all’estero, i quali intenderà utilizzare sul territorio polacco, siano forniti di apostille, ossìa di clausole apportabili su documenti stranieri al fine di facilitarne l’utilizzo presso enti e uffici pubblici polacchi, senza dover ricorrere ad una legalizzazione supplementare. Bisogna tener a mente che un imprenditore avrà a che fare con degli uffici polacchi in numerose occasioni e ciò avverrà non solamente lungo il percorso stesso della costituzione e registrazione della società, ma anche in occasione dell’espletamento degli obblighi di rendicontazione. Oggi vorrei affrontare proprio la questione degli obblighi principali di rendicontazione gravanti su soggetti economici con partecipazione di capitale straniero.

In primis –  Nazionale Registro Giudiziario (KRS)

Su ogni soggetto economico con capitale straniero esercente in qualità di società in nome collettivo, società di partner, società in accomandita semplice, società in accomandita per azioni o società a responsabilità limitata grava l’obbligo di iscrizione al registro delle imprese (KRS).

Il principale obbligo di rendicontazione delle imprese iscritte al registro delle imprese (KRS) consiste nella presentazione, presso il registro delle imprese stesso, di un bilancio annuale. Di tale adempimento risponde il responsabile dell’impresa il quale è inoltre tenuto a produrre, oltre al bilancio di cui sopra e presso il registro giudiziario di competenza:

• l’opinione del revisore legale, qualora il bilancio richiedesse una revisione,
• una copia della risoluzione o decisione del competente organo societario in materia dell’approvazione del bilancio e della divisione dell’utile o della copertura delle perdite,
• un report sull’attività societaria (l’obbligo della stesura di quest’ultimo interessa le società di capitali, le società in accomandita per azioni, le società cooperative nonché le aziende statali).

L’obbligo della revisione dei bilanci grava su quelle imprese che, nell’anno d’esercizio precedente, ossìa quello a cui bilancio si riferisce, hanno visto soddisfatti almeno due dei tre requisiti riportati in seguito:

• numero medio annuo dei posti di lavoro, calcolato convertendolo nel numero di posti di lavoro a tempo pieno, era non inferiore ai 50 dipendenti,
• il totale delle attività e delle passività del bilancio, alla fine dell’anno d’esercizio, ammontava all’equivalente, in valuta polacca, di almeno 2.500.000 euro,
• le entrate al netto dalla vendita di merci e prodotti, nonché dalle operazioni finanziarie relative all’anno d’esercizio ammontavano all’equivalente, in valuta polacca, di almeno 5.000.000 euro.

Va inoltre menzionata la questione della Banca Nazionale Polacca (NBP) e dell’Istituto Statistico Polacco (GUS)

Il solo fatto che una società possegga del capitale straniero genera degli obblighi di rendicontazione nei confronti della Banca Nazionale Polacca (NBP) e dell’Istituto Statistico Polacco (GUS). Al fine di poter comprendere appieno tali adempimenti bisogna prima conoscere le nozioni di “residente” e “non residente”, entrambe nell’accezione del termine derivante dalla Legge Valutaria.

Il “residente” è ogni persona fisica che abbia il proprio domicilio sul territorio della Polonia nonché una persona giuridica avente la propria sede legale sul territorio nazionale (in questo caso preciso in Polonia). Il “non residente” è invece una persona fisica, il cui domicilio si trova all’estero, nonché una persona giuridica con sede legale fuori dai confini legali della Polonia e che abbia la facoltà di contrarre obbligazioni e acquistare diritti in nome proprio. I non residenti sono quindi le filiali, gli uffici di rappresentanza, nonché le aziende stesse costituite ad opera dei residenti.

La determinazione della cerchia di soggetti ai quali si applica l’obbligo di presentare bilanci, nonché dei limiti il cui superamento genera l’obbligo della loro presentazione, è disciplinata dalla Decisione del Ministro delle Finanze polacco del 23 ottobre 2009 concernente la presentazione, alla Banca Nazionale Polacca, dei dati indispensabili ai fini della stesura della bilancia dei pagamenti e della posizione netto sull’estero (Gazzetta Ufficiale polacca N. 184 pos. 1437). L’obbligo di rendicontazione si applica a tutti i residenti che esercitino uno scambio commerciale in valuta con i non residenti.

I dati dichiarabili nei bilanci da presentare alla Banca Nazionale Polacca vanno assunti dai libri contabili. Tutti i dati vanno forniti in valuta polacca convertita in base al tasso di cambio medio della Banca Nazionale Polacca vigente all’ultimo giorno del periodo d’esercizio, al quale il bilancio si riferisce. Un primo calcolo è indispensabile al fine di stabilire se un determinato soggetto economico abbia o meno raggiunto delle determinate soglie di rendicontazione. Qualora il valore delle attività e delle passività registrato nel giro d’affari con l’estero, presso un residente, dovesse ammontare a 3.000.000 PLN, questi è tenuto a presentare, con frequenza trimestrale, bilanci alla Banca Nazionale Polacca entro il 20-mo giorno dopo la fine del trimestre. Qualora il totale delle attività e delle passività alla fine dell’anno rientri nel limite compreso fra i 10.000.000 PLN e i 300.000.000 PLN il residente deve presentare alla Banca Nazionale Polacca, con frequenza trimestrale, bilanci trimestrali entro 20 giorni dopo la fine di ogni trimestre. Qualora il valore totale di cui sopra dovesse ammontare ad un minimo di 300.000.000 PLN – i bilanci vanno presentati alla Banca Nazionale Polacca entro il 20-esimo giorno del mese successivo. Il metodo più comodo di espletare tale obbligo di rendicontazione è quello di far ricorso alla rendicontazione in forma elettronica, presentando i bilanci tramite il portale della Banca Nazionale Polacca.

Sulle società con capitale straniero grava inoltre l’obbligo di rendicontazione nei confronti dell’Istituto Statistico Polacco, al quale sono tenute a presentare, con frequenza annuale due rendiconti:

• SP – Questionario Annuale dell’Impresa,
• KZ – Bilancio per soggetti con capitale estero.

Come abbiamo visto, gli obblighi e gli adempimenti sono tanti ed è facile perdersi. Per questo motivo supportiamo gli imprenditori stranieri a tenere la situazione sotto controllo. Oltre alla registrazione di una società in Polonia offriamo anche altri servizi, anch’essi indispensabili ai fini di un corretto e conforme alle norme vigenti funzionamento di una società fra cui: servizi fiscali, legali e contabili compresa la stesura dei bilanci da presentare presso gli enti statistici, la Banca Nazionale Polacca ed altri enti finanziari. Affidando tali adempimenti ad un’azienda esterna specializzata, l’imprenditore potrà focalizzare le proprie energie sull’attività principale senza dover dissipare il proprio tempo in attività come la supervisione e/o il controllo del corretto adempimento degli obblighi di rendicontazione.