Grzegorz GRACZYK
Junior ERP Software Developer RSM Poland

Finalmente dopo lunghi sforzi il nostro team è riuscito nell’intento di automatizzare il processo di download dei tassi di cambio nel sistema NetSuite.

Il processo di conversione delle fatture di vendita e di acquisto rilasciate in valuta estera in Polonia è complesso.  Le norme della Legge sull'IVA definiscono la modalità di saldo delle fatture in valuta estera. Conformemente alla normativa in oggetto, in caso di registrazione e di saldo delle fatture rilasciate in valuta estera, dobbiamo prendere come riferimento il tasso di cambio medio di una determinata valuta pubblicato dalla Banca nazionale polacca (NBP) o dalla Banca centrale europea (BCE) nell'ultimo giorno lavorativo antecedentemente alla data del fatto generatore dell’imposta. Può fare eccezione il rilascio della fattura in valuta estera dove la data del fatto generatore dell’imposta e la data di rilascio del documento sono discordanti.

Il grande vantaggio del sistema NetSuite consiste nel prendere in considerazione non solo la valuta base, ma nella possibilità di aggiungere altre valute nel sistema. Inoltre il sistema permette la visualizzazione delle valute già esistenti e quella manuale dei tassi delle valute. Il sistema  NetSuite offre diversi modi di aggiornare i tassi di cambio, come per esempio l'adattamento manuale mediante il menu (Elenchi -> Contabilità → Tassi di cambio) o tramite l'importazione dei dati dal file con l'estensione CSV.

Per i non addetti ai lavori tutte le modalità descritte potrebbero richiedere un po’ troppo tempo. Tuttavia la nostra azienda, tenendo a mente le esigenze dei propri clienti, ha creato nel suo pacchetto di localizzazione la possibilità di download automatico dei tassi di cambio delle valute in base ai dati salvati nel formato JSON o XML tramite l'interfaccia di programmazione di un'applicazione (API) dal sito web della Banca nazionale polacca (NBP). Il nostro script scarica di notte tutti i tassi di cambio aggiornati per le valute già definite nel sistema. Tale facilitazione ha migliorato notevolmente l'automatizzazione del rilascio di fatture in valuta estera.

Va altresì sottolineato che nel sistema NetSuite possiamo esportare i tassi di tutte le valute nel file con estensioni CSV, PDF o un documento in Excel. Le svariate opportunità di filtrare i tassi di cambio in un determinato lasso di tempo rende possibile la generazione di un rapporto con i tassi di cambio adattati alle nostre esigenze e aspettative.