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Travailler avec des systèmes comptables étrangers en Pologne

Selon les chiffres communiqués par le Registre du Commerce, 7122 sociétés aux capitaux étrangers se sont installées en Pologne en 2016. C’est le meilleur résultat dans une perspective historique, avec 6,2% de croissance par rapport au record noté en 2015.

Si l’on ajoute les sociétés enregistrées les années précédentes et celles dont les parts ont été acquises par les sociétaires étrangers (p. ex. sociétés dites shelf companies, c’est-à-dire des sociétés préconstituées, prêtes à commencer leur activité), nous avons affaire à un groupe d’entreprises bien nombreux. Il est naturel qu’elles préfèrent toutes que leur comptabilité polonaise soit organisée et suivie de façon la plus proche de la réalité vécue par leur société mère ou les sociétés de leurs sociétaires majoritaires.

COMPTABILITÉ INTERNATIONALE EN POLOGNE

Une des conséquences de la participation des capitaux étrangers dans une société et de son adhérence à un groupe d’entreprises installées dans les différents pays est le système financier et comptable imposé par ledit groupe international. Il n’est pas rare que ses livres comptables[1] soient gérés par un service comptable se trouvant à Londres, New York ou Bombay …

En théorie, ceci ne pose aucun problème depuis août 2014, grâce à la loi sur la déréglementation, ouvrant la possibilité de livrer des services comptables à toute personne ayant un casier judiciaire vierge et une assurance RC valable.

C’est avec satisfaction que les sociétaires étrangers accueillent la possibilité ouverte par la loi polonaise de pouvoir assurer la gestion comptable à l’extérieur de la Pologne. Ils oublient pourtant d’autres contraintes, résultant de la Loi sur la comptabilité ou de la réglementation fiscale, qui doivent être observées pour garantir la conformité des livres à la loi en vigueur.

LOGICIEL COMPTABLE ÉTRANGER ET LA LOI POLONAISE

Nos observations de tous les jours et notre expérience du travail avec des groupes de capitaux internationaux nous ont aidé à identifier plusieurs problèmes auxquels sont confrontés les comptables polonais qui commencent leur travail avec un système comptable étranger ou qui essaient d’établir des déclarations fiscales se référant à ses écritures.

1. Problèmes relatifs à l’obligation de suivre les livres comptables en langue polonaise

Même si le logiciel lui-même peut être géré en langue étrangère, les noms des comptes, la balance, les libellés des rapports et surtout le détail des opérations sur les comptes du grand livre et des comptes analytiques doivent être établis en polonais.

Au quotidien, lorsque tous les utilisateurs du système comptable maîtrisent parfaitement la langue étrangère, les libellés établis en anglais (la solution la plus générale) ne posent pas de problèmes mais ils risquent de générer des coûts importants à l’occasion d’un contrôle fiscal. Il ne s’agit pas seulement de conséquences pénales résultant des dispositions de la Loi sur la comptabilité ou du code fiscal pénal mais, par exemple, de celui des traductions officielles obligatoires de toutes les écritures comptables (voir l’art. 72, point 1, al. 3 de la Loi sur l’administration fiscale nationale). L’honoraire d’un traducteur assermenté risque de s’avérer très élevé, s’il faut traduire des centaines d’opérations, les administrations fiscales polonaises n’étant pas toujours indulgentes en cette matière.

2. Problèmes liés aux taux de change corrects à appliquer

Une autre obligation qu’il faudrait voir en détail est celle d’assurer le suivi des livres comptables en monnaie polonaise. Le fait de devoir suivre les livres en zlotys polonais ne soulève normalement pas de doutes mais, le cas échéant, il faut comptabiliser les opérations en monnaies étrangères, de façon permettant d’exprimer la valeur correcte de cette opération en deux monnaies. C’est à ce moment que nous risquons de rencontrer des problèmes, car le système comptable n’est pas adapté à la réglementation polonaise.

Dans cette situation, il est essentiel d’appliquer un taux de change correct, surtout lorsque les différents taux de change doivent être appliqués à plusieurs domaines (Loi sur la comptabilité, impôt sur les sociétés, TVA). Malheureusement, certaines sociétés ont tendance à négliger le taux moyen de change de la NBP valable le jour précédent l’opération et essaient d’appliquer le taux moyen unique du mois ou leur propre taux de change, applicable pour tout le groupe et défini selon la réglementation intérieure. Il est facile d’imaginer que dans ce cas, les règlements fiscaux sont susceptibles d’être incorrects et la société risque plus d’une contestation de tenir une comptabilité non fiable.

3. Non-continuité des factures de vente

Parfois, le système financier et comptable s’appuie sur une application permettant d’établir les factures de vente. Ceci facilite le travail, surtout dans le cas de la comptabilisation automatique des factures dans le système. Malheureusement, lorsque le système établit des factures de vente pour plusieurs ou pour une vingtaine de pays, il arrive que le numéro de la facture suivante établie par la société polonaise soit supérieur d’une dizaine de numéros à celui de la facture précédente. En cas de contrôle, cette situation peut être estimée irrégulière et le registre incorrect. En vertu de l’art. 106 de la Loi sur la taxe des biens et services, un des éléments obligatoires à indiquer sur la facture est son numéro unique suivant l’ordre de numérotation. Actuellement, quand les données sont transférées sous fichiers JPK [fichier de contrôle unique], l’administration fiscale met moins de temps pour détecter ce type d’irrégularités.

4. Registres TVA incorrects et Fichier de contrôle unique [JPK] (ou son inexistence)

Les registres TVA générés par le système financier et comptable étranger ne contiennent pas toujours les données requises par la loi polonaise (même si les obligations minimales paraissent claires et simples). La réglementation en vigueur, depuis le mois de juillet 2016, précisant comment générer et envoyer les fichiers JPK, n’a fait qu’aggraver ce problème. Si le coût d’implémentation de cette fonction dans le système comptable est élevé, les entreprises cherchent une autre solution, notamment l’exportation des données vers des systèmes extérieurs (p. ex. fichiers Excel), puis, la création d’interfaces permettant d’envoyer des structures de JPK aux services fiscaux.

5. Application des Normes comptables internationales (NCI) dans les livres polonais

Vu que les sociétés mères ou les associés étrangers des sociétés polonaises tiennent souvent leurs livres en conformité aux Normes comptables internationales, elles ont aussi tendance à appliquer des normes identiques dans les livres comptables polonais.

Malheureusement, la Loi polonaise sur la comptabilité précise quelles entreprises sont autorisées à établir les comptes sociaux et tenir les livres conformes aux NCI. Les seules autorisées sont :

  • les sociétés émettant les valeurs admises à la négociation ou celles ayant l’intention de le demander ou qui demandent leur admission à la négociation sur un des marchés réglementés des pays de l’Espace économique européen;
  • les entités faisant partie d’un groupe de capitaux dont la société mère établit les comptes annuels consolidés conformes aux NCI;
  • les filiales d’une entreprise étrangère, si cette dernière établit les comptes annuels consolidés conformes aux NCI.

Les entités qui ne répondent pas aux conditions définies dans les dispositions ci-dessus ne peuvent pas, à leur gré, appliquer à leurs comptes sociaux d’autres dispositions légales que celles de la Loi sur la comptabilité, dont les NCI.

Il ne faut pas oublier que la décision concernant l’établissement de comptes sociaux conformément aux NCI est prise par l’organe approuvant et que ces comptes requièrent l’audit obligatoire d’un commissaire aux comptes, même si les chiffres limites relatifs à l’effectif, à la somme du revenu et au total au bilan ne sont pas observés.

Le fait de satisfaire à la pression de la société mère d’introduire dans les livres comptables polonais des écritures identiques à celles du groupe (conformes aux NCI) risque d’entraîner des sanctions pénales ou des problèmes avec les services fiscaux, si les déclarations fiscales établies sur la base de ces écritures ne correspondent pas à la situation réelle.

AVERTISSEMENT

Pour terminer, il serait bien de mentionner que le fait de ne pas tenir les livres comptables, de les tenir de façon contraire aux dispositions de la Loi sur la comptabilité ou de communiquer dans les livres des données inexactes, est sanctionné d’une amende ou d’une peine privative de liberté de 2 ans au maximum ou de ces deux sanctions en même temps…

Pour éviter les sanctions, il vaut mieux veiller à ce que le système comptable informatisé soit non seulement adapté aux besoins d’information du groupe, mais qu’il soit en même temps conforme aux dispositions de la Loi sur la comptabilité et à la loi fiscale polonaises. Si ce n’est pas le cas, il faut au plus vite l’optimiser et lui donner sa forme locale (le faire traduire et l’adapter aux obligations et aux normes polonaises).


[1] A titre de parenthèse, il est bien de rappeler que conformément à l’avis de l’Autorité des normes comptables du 13 avril 2010 relative à certaines règles de gestion comptable, il est important de distinguer la saisie des documents dans le système comptable et la gestion comptable. Cette première opération, consistant juste dans la saisie des données dans le système comptable, sans décider de leur imputation et sans contrôler les écritures réalisées, n’est pas l’équivalent de la gestion comptable.