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Révolution électronique, autrement dit, le Registre National Judiciaire vit avec son temps!

Karolina HAHN
Corporate Advisory Senior Assistant RSM Poland

Chacun de nous, que ce soit dans la vie privée ou professionnelle utilise internet de plus en plus fréquemment. Comme le confirment les études menées en 2017, les Polonais passent sur le web presque six heures en moyenne par jours. À partir du 15 mars 2018, les entrepreneurs auront l’occasion de passer sur internet encore plus de temps puisqu’ils auront l’opportunité de contacter directement  les tribunaux du commerce grâce à l’accès électronique au Registre National Judiciaire (KRS). La loi du 26 janvier 2018 modifiant la loi relative au registre national ainsi que certaines autres loi (plus loin : révision de la loi sur le KRS), qui attend actuellement sa publication dans le JO de la République de Pologne, sera appliquée à partir du 15 mars 2018.

La révolution, présentée par le ministère de la Justice sera certes appliquée par étapes, mais vu la vitesse à laquelle certaines modifications ont été introduites, il est impossible de considérer ces changements comme évolutifs. Observons donc de plus près les simplifications proposées pour les entrepreneurs.

Au premier rang, les états financiers – les comptes annuels

À partir du 1er octobre 2018, l’obligation d’établir les états financiers exclusivement sous forme électronique est prévu. Mais déjà, à partir du 15 mars 2018, les états financiers établis sur papier doivent être déposés au Registre National Judiciaire [KRS] par l’intermédiaire du système téléinformatique. Dans la pratique, cela signifie quelques désagréments pour l’entrepreneur, qui sera obligé de se munir d’une signature électronique qualifiée ou d’une signature attestée par le profil de sécurité ePUAP (la plateforme électronique des services publics), pour pouvoir signer les documents déposés au KRS.

Le seul fait d’utiliser le système téléinformatique judiciaire nécessite d’ouvrir un compte sur le portail S24 qui permet de signifier les actes de procédure d’enregistrement. Le ministère de la Justice affirme que l’utilisation du système e-KRS sera possible tant pour les citoyens polonais que pour les étrangers, néanmoins, nous ne savons pas en quelle langue.

Les nouvelles dispositions lèvent l’obligation de déposer personnellement les états financiers de la société à l’administration, dans la mesure où ils seront transmis par l’intermédiaire du système téléinformatique au registre central des données fiscales (CRDP).

Numérisation à l’européenne

En mettant en place dans l’ordre juridique polonais la directive 2017/1132 du Parlement européen et du Conseil  de l’Union européenne du 14 juin 2017 relative à certains aspects de la loi sur les sociétés, appelée la directive BRIS (Business Registers Interconnection System, autrement dit le système d’intégration des registre des entrepreneurs), le législateur guide progressivement les entrepreneurs polonais du monde analogique vers le monde numérique. Cela signifie pour eux des nouveautés utiles, telles que :

  • la tenue des dossiers d’enregistrement des sociétés en version electronique et leur mise à disposition au public dans leur intégralité, uniquement sous forme électronique. Il est vrai que ce changement entrera en vigueur seulement à partir du 1er mars 2020, mais les entrepreneurs peuvent déjà se réjouir de la perspective de pouvoir consulter tous les documents des contreparties enregistrés, sans devoir se rendre à la salle de lecture des actes du KRS;
  • la signification des documents par les tribunaux et le suivi continuel du déroulement de la procédure dans le système téléinformatique;
  • la mise à disposition des données intégrales des sociétés, autrement dit, la possibilité de se procurer en ligne des extraits – copies intégrales, et pas seulement des copies actualisées;
  • la création d’un référentiel central des extraits d’actes notariés électroniques, qui apparaîtra dès le 9 avril 2018. Les extraits de tous les actes notariés soumis à l’obligation de figurer dans le registre national judiciaire y seront conservés. Si ces ressources ne seront pas rendues publiques, les notaires, tribunaux ou autres organismes publiques y auront accès ce qui peut contribuer à limiter la quantité de documents que l’entrepreneur doit se procurer et fournir lors de chaque démarche.

Il n’y a pas de roses sans épines

Pour que ces changements puissent exister, les entrepreneurs devront aussi fournir des efforts en matière de numérisation. C’est pourquoi le législateur remplacera le mode de contact entre les entrepreneurs et le registre national judiciaire via la version papier traditionnelle par la version intégralement électronique dès le 1er mars 2020. Seules les associations, les fondations et les établissements publics de santé auront le choix s’il s’agit de la façon de s’adresser au tribunal (version électronique ou papier). Les entrepreneurs devront faire face à quelques désagréments techniques, telles que, produire des signatures électroniques ou maîtriser le système téléinformatique judiciaire depuis leur compte personnalisé sur le portail S24. Reste à espérer que la numérisation planifiée aboutira à l’effet attendu par le ministère de la Justice, c’est-à-dire simplifier la communication entre l’entrepreneur et le tribunal, et avant tout, accélérer le traitement des dossiers.

Aussi important, mais pas numérique

À part les changements liés à cette révolution électronique, la révision de la loi sur le KRS prévoit également d’autres nouveautés, parmi elles :

  • l’interdiction de remplir une fonction dans la société par les personnes condamnées pour ce que l’on appelle des délits économiques, ceci ne concerne pas seulement les administrateurs et les liquidateurs, mais aussi les fondés de pouvoir. Cette interdiction sera élargie aux fondés de pouvoir au jour du 1er octobre 2018, ce qui signifie que l’enregistrement d’une telle personne sera refusée par le tribunal et que les personnes exerçant jusque là cette fonction ayant subi une condamnation perdront automatiquement leur droit ;
  • la possibilité pour le tribunal de désigner efficacement des représentants de l’entrepreneur, y compris, des associés en cas d’absence de conseil d’administration et l’infliction d’une amende d’un montant total de 1.000.000 PLN (somme de chacune des amendes);
  • liquidation du registre d’insolvabilité remplacé par le registre central de restructuration et de faillite à compter du 1er février 2019.

Une histoire qui se termine bien ?

Pendant les 17 ans de fonctionnement du KRS, les entrepreneurs on dû affronter  la bureaucratie liée à la procédure d’enregistrement pour pouvoir créer leur société, procéder à des changements et aussi pour la liquider. Aujourd’hui, la promesse d’un service électronique plus performant par le tribunal augmente l’appétit pour des enregistrements faciles et à court terme sans perte de temps précieux, autrement dit, pour ce à quoi nous nous sommes habitués dans notre réalité virtuelle. Certes, quelques doutes s’insinuent dans la tête des entrepreneurs : le système téléinformatique sera-t-il aussi simple que le ministère de la Justice le promet ? Les juges travaillant pour le registre national judiciaire sauront-ils s’y mouvoir efficacement ? Comment se déroulera le suivi des entrepreneurs  disposant d’un capital étranger, dont les membres du conseil d’administration ne parlent  pas la langue polonaise ? Est-ce que les entrepreneurs ne considéreront pas trop incommode la nécessité de se procurer eux-même des signatures électronique et des les renouveler tous les deux ans, à tire onéreux, évidemment ? De nombreuses questions se posent, mais l’avenir proche dissipera nos doutes. Reste à espérer que la bureaucratie qui accompagnait jusque là les entrepreneurs dans chaque démarche d’enregistrement ne migre pas avec les dossiers, du monde analogique dans le monde numérique.