Karolina STANKIEWICZ
Accounting Assistant RSM Poland
L’exercice d’une activité économique est indissociablement lié à l’obligation de tenir la comptabilité de la société. Un entrepreneur peut tenir la comptabilité par ses propres soins ou par l’intermédiaire d’un bureau comptable. La modalité la plus fréquente de réalisation de cette obligation est la tenue d’un livre de recettes et dépenses (ci-après LRD[1]) soit d’une comptabilité dite simplifiée. L’autre modalité, nécessitant beaucoup plus de travail et plus onéreuse, est la tenue d’une comptabilité complète. Il est donc utile de savoir qui doit tenir une telle comptabilité et comment faut-il s’y préparer.
Qui est obligé de passer d’un LRD aux livres comptables?
Conformément à l’art. 2 de la loi du 29 septembre 1994 sur la comptabilité (texte coordonné: J.O. année 2013, poste 330, modifié) l’obligation de tenir les livres comptables incombe aux sociétés de personnes, aux sociétés de capitaux, y compris celles en formation, aux sociétés civiles (excepté les sociétés civiles de personnes physiques), de même qu’aux autres personnes morales, à l’exception du Trésor public et de la Banque nationale de Pologne. Ladite obligation concerne en outre les unités organisationnelles régies par les dispositions du droit bancaire, du droit des titres, les dispositions sur les fonds d’investissement, sur les activités d’assurance et de réassurance, sur les coopératives d’épargne et de crédit ou les dispositions relatives à l’organisation et au fonctionnement des fonds de pension, de même qu’entre autres les communes, les powiats, les voïvodies et leurs associations, les succursales et les représentations des entrepreneurs étrangers. Les régulations susmentionnées s’appliquent lorsque les entités mentionnées ci-dessus ont leur siège social ou leur lieu d’administration sur le territoire de la République de Pologne.
Le plafond des recettes et la comptabilité complète
Il convient de noter que les dispositions de la loi sur la comptabilité précisent le plafond de recettes nettes de la vente de biens, produits et des opérations financières réalisées au cours de l’exercice précédent qui décide de la naissance de l’obligation de la tenue de la comptabilité complète par les entités concernées. Ce plafond équivaut à la contre-valeur de 1 200 000 euros en monnaie polonaise.
Conformément aux dispositions de la loi sur la comptabilité cette somme doit être convertie selon le taux de change moyen publié par la Banque nationale de Pologne (BNP) le 30 septembre de l’année précédant l’exercice. Depuis le 1er janvier 2015 le plafond au delà duquel les entités mentionnées doivent passer aux livres comptables s’élève à 5 010 600 PLN, étant donné que le taux de change moyen de l’euro conformément au tableau no 189/A/NBP/2014 du 30 septembre 2014 s’élève à 4,1755 PLN. Il convient de noter que conformément à la loi du 23 juillet 2015 portant sur l’amendement à la loi sur la comptabilité et sur certaines autres lois (texte coordonné: J.O. 2015 poste 1333), ledit plafond sera calculé selon le taux de change publié par la BNP le premier jour ouvré du mois d’octobre.
Les entités qui procèdent au calcul du montant des recettes constituant le susdit plafond doivent tenir compte de la divergence entre les recettes admissibles au plafond selon la loi sur la comptabilité et selon celle du 26 juillet 1991 relative à l’impôt sur le revenu des personnes physiques (ci-après: IRPP[2]) (texte coordonné: J.O. 1991, No 80, poste 350). Selon l’art. 14 de la loi IRPP, le susdit plafond englobe les sommes dues, mêmes non encore reçues, et si la vente concerne des biens et services soumis à la taxe sur la valeur ajoutée, la TVA due doit être déduite de leur valeur. Il convient de noter que, contrairement aux dispositions de la loi sur la comptabilité, les recettes réalisées suite à la vente d’actifs immobilisés, les dotations et les subventions ainsi qu’entre autres les prestations gratuites reçues ou les écarts de change doivent également être pris en compte dans le calcul du plafond susmentionné. Il y a lieu d’ajouter que pour les entités qui tiennent leur comptabilité sous forme d’un livre de recettes et dépenses (LRD) uniquement, le plafond de recettes doit être calculé sur base des dispositions de la loi IRPP. Par contre, les entités qui tiennent une comptabilité complète sont tenues de calculer le plafond en deux variantes. De plus, si le passage à la comptabilité complète vise une société civile de personnes physiques, une société en nom collectif de personnes physiques ou une société civile professionnelle, le plafond est calculé sur la base des recettes de la société et non pas sur celles de ses associés.
Il est donc très important, au cours de l’exercice, et en particulier pendant son dernier trimestre, de suivre la valeur des recettes réalisées, et dès qu’il existe un risque de dépassement du plafond des recettes, de se préparer dans la mesure du possible, à une telle éventualité. Car, avec le dépassement du plafond susmentionné en 2015, l’entité passe à la comptabilité complète déjà à partir du 1er janvier 2016, ce qui entraîne de nombreuses obligations supplémentaires. Suite à cette modification l’entité doit entre autres :
- clore en date du 31 décembre 2015 le livre de recettes et dépenses et établir un inventaire physique des marchandises commerciales, des matières premières, des produits en cours de fabrication, des produits finis ainsi que des déchets ou résidus et procéder à leur évaluation dans les 14 jours suivant la clôture de l’inventaire,
- dresser en date du 31 décembre 2015 un inventaire précisant les éléments d’actif et de passif qui doivent être évalués conformément à la loi sur la comptabilité, ce qui nécessitera, entre autres, un rapprochement des comptes avec la banque et les autres contractants. L’inventaire servira de base pour la préparation du bilan d’ouverture,
- ouvrir en date du 1er janvier 2016, et au plus tard le 15 janvier 2016, les livres comptables englobant le journal, le grand livre, les livres auxiliaires, le relevé du chiffre d’affaires et des soldes des comptes du grand livre ainsi que de ceux des livres auxiliaires, et l’inventaire.
Méthodes comptables et autres exigences
La nécessité de définir les méthodes (les règles) comptables est aussi une question importante. Il y a lieu d’y préciser entre autres la durée de l’exercice, les méthodes d’évaluation des actifs et des passifs et les modalités de déterminer le résultat adoptées. Le document doit en outre englober le plan comptable de l’entreprise, un relevé des livres comptables et – ce qui ne peut pas être négligé – une description du système informatique lorsque les livres sont tenus à l’aide de l’ordinateur. Il est donc utile de se demander d’avance si la tenue d’une comptabilité complète ne nécessitera pas le remplacement d’un ancien logiciel et l’utilisation d’un logiciel plus moderne.
Parmi les nouvelles tâches d’une entité qui tiendra une comptabilité complète figureront aussi l’établissement des états financiers à la fin de l’exercice, composés de : bilan, compte de résultat, information complémentaire englobant l’introduction aux états financiers et les informations et explications complémentaires. En outre, si l’entité est soumise à l’obligation d’examen par un commissaire aux comptes, ils doivent englober également un état des variations de capitaux (fonds) propres (dans le cas des fonds d’investissement – un état des variations de l’actif net) et un tableau des flux de trésorerie.
En résumé, l’obligation de tenir une comptabilité complète est liée au travail supplémentaire aussi bien au moment du passage de la comptabilité simplifiée qu’au cours des exercices suivants. Aussi bien une personne physique exerçant une activité pour son compte personnel que le dirigeant d’une grande société de capitaux doivent avoir à l’esprit que c’est à eux qu’incombe la responsabilité de l’exactitude et de la conformité de la comptabilité tenue aux dispositions de la loi. Il est donc important de réfléchir sur la possibilité de recourir aux services de l’externalisation de la comptabilité proposés par les sociétés spécialisées, qui garantissent une collaboration globale et efficace.