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Légalisation des documents pour établir une société - qu’est-ce qu’une apostille?

Karolina CHOMIK
Senior International Department Assistant  RSM Poland

Pour établir une société en Pologne, il est nécessaire de produire aux administrations et organismes d’état beaucoup de documents, entre autres le Kbis [KRS]. Lorsque l’associé de la société à établir est une entité aux capitaux étrangers, parmi les documents requis il faut encore ajouter ceux qui ont été émis à l’étranger. Après avoir établi les documents nécessaires, les entrepreneurs doivent encore les légaliser. Que faut-il faire exactement?

Nous présentons dans cet article l’apostille - la méthode la plus générale, équivalente à la légalisation et permettant l’emploi légal d’un document dans un autre pays.  Le recours à l’apostille est indispensable pour établir et enregistrer une société en Pologne.

FORMULE D’APOSTILLE - INFORMATIONS PRINCIPALES

L’emploi de l’apostille est réglé par la convention de la Haye de 1961, supprimant l’exigence de la légalisation des actes publics étrangers (JO 2005 No 112, titre 938). La Pologne est partie de cette convention depuis le 19 novembre 2004 (entrée en vigueur le 14 août 2005). La convention a été ratifiée par la plupart des pays de l’Union européenne, ainsi que des pays comme les Etats-Unis, la Russie, l’Australie, l’Inde ou la Turquie. Le sceau, lui-même, avec l’apostille prend la forme d’un imprimé annexé aux documents. La forme de l’apostille peut varier légèrement en fonction du pays, mais elle est toujours établie suivant un modèle identique annexé à la convention de La Haye.  Elle peut être demandée auprès de l’administration ou du tribunal compétent. En Pologne, l’apostille est dans les compétences du ministère des Affaires étrangères.

Tout document doté d’une apostille peut servir dans un autre pays signataire de la convention de La Haye, sans qu’une légalisation supplémentaire soit obligatoire. Il faut noter que l’apostille n’est possible que sur les actes publics dans lesquels sont classés, en vertu de l’art. 1 de la convention de  La Haye, les actes émanant d’une administration ou d’un officier judiciaire, les actes administratifs, actes authentiques, certifications officielles apposées sur les documents signés par des personnes agissant sous seing privé. L’Apostille doit surtout garantir à un représentant d’un autre pays que la personne qui a établi le document concerné était dûment habilitée à cette fin et qu’elle possède les compétences nécessaires pour établir ce type de document (p. ex. justifiant du fait que le notaire ayant certifié la signature autographe est notaire en vertu de la loi du pays concerné).

APOSTILLE NECESSAIRE POUR ETABLIR UNE SOCIETE - CHECKLIST

Dans le cas d’une entité étrangère établissant une société, généralement deux documents doivent être munis d’une apostille:

  • extrait du registre de l’associé ayant forme de société (afin de justifier de ses pouvoirs de représentation);
  • procuration permettant de signer les statuts de la société (si l’associé n’est pas présent en personne mais qu’il établit la société en agissant par le biais de son mandataire).

Pourtant, il faut toujours vérifier si le notaire établissant l’acte constitutif exige la formule d’apostille sur les documents produits. Il est possible que lorsque le pouvoir produit est établi sous forme d’un acte authentique, l’apostille sur l’extrait du registre n’est pas obligatoire. C’est la forme du pouvoir qui décide mais aussi les conditions requises par le notaire.

Certains documents établis à l’étranger sont indispensables pour constituer une société en Pologne.

Si vous avez l’intention d’installer votre activité en Pologne, tout en étant un investisseur étranger:

  • vérifiez si votre pays est signataire de la convention de La Haye,
  • vérifiez auprès de votre conseil ou directement auprès du notaire si vos documents exigent la légalisation;
  • vérifiez quels sont les temps d’attente pour obtenir une apostille, afin de pouvoir réaliser votre projet d’entreprise dans les délais prévus.

Avec votre connaissance des questions relatives à l’apostille, vous réaliserez facilement la première étape d’installation de votre société en Pologne, notamment l’acte constitutif établi par devant un notaire polonais.

UE SANS APOSTILLE?

Une bonne information pour les investisseurs, c’est que les pays de l’UE ont tendance à supprimer l’apostille. Elle est traduite par le Règlement du Parlement européen et du Conseil visant à favoriser la libre circulation des citoyens en simplifiant les conditions de présentation de certains documents publics dans l'Union européenne, et modifiant le règlement (UE) No 1024/2012 du 6 juillet 2016 (JO L 200 du 26.07.2016). En vertu de ce règlement, les pays membres de l’Union européenne suppriment l’obligation d’obtenir l’apostille sur les documents justifiant, entre autres, d’une naissance, d’un mariage ou d’une nationalité. Pourtant, une nouvelle fondamentale pour les entrepreneurs, c’est qu’au terme des deux ans suivant l’application des dispositions du règlement ci-dessus, la Commission européenne réfléchira sur son élargissement éventuel à d’autres domaines, dont, entre autres, la situation juridique et le droit de représentation des sociétés. Ceci permet d’espérer la suppression de l’apostille obligatoire pour un grand nombre de documents nécessaires pour établir et enregistrer une société. En conséquence, il sera beaucoup plus facile de commencer une activité tant en Pologne, que dans d’autres pays de l’Union européenne.