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Le moment de l’inventaire

Aneta STANIEWSKA
Accounting Semi-Senior RSM Poland
 

C’est presque le moment de la clôture des comptes 2016 et des états financiers de l’exercice 2016. Pour que l’actif social présenté à la fin de l’exercice soit fiable il faut respecter les délais et les périodes précises de l’inventaire, comme prévu à l’art. 26 de la loi sur la comptabilité.

Méthodes pour dresser l’inventaire des créances et des dettes

L’objectif de l’inventaire des comptes est de vérifier le solde à jour des comptes dans les livres comptables. L’inventaire des comptes est dressé par les moyens ci-après:

  1. avis de rapprochement du solde au compte envoyés aux clients sous forme écrite pour obtenir une confirmation sur les soldes rapprochés. La loi sur la comptabilité n’interdit pas de demander la confirmation du solde par voie électronique. Nous adressons au client un relevé présentant tous les éléments du montant à payer, dont les intérêts éventuels, s’ils avaient été convenus à la signature du contrat. En cas de divergence il faut expliquer les écarts. Sinon, ils risquent d’être considérés et portés en créances douteuses ou en contentieux. Il ne faut pas oublier que la prescription n’est interrompue que lorsque le solde est confirmé et signé par une personne habilitée à représenter l’entité concernée;
  2. vérification des données communiquées dans les livres et de leur conformité aux documents respectifs. Cette méthode peut être appliquée entre autres aux comptes ci-après:
    • contentieux et créances douteuses,
    • comptes budget de l’état, tels que les cotisations à la Sécurité Sociale (ZUS), cotisations au Fonds national de rééducation des personnes handicapées (PFRON), comptes au titre de l’impôt sur les sociétés (CIT), la TVA, l’impôt sur le revenu (PIT),
    • comptes salaires et autres comptes salariés.

Il ne faut pas oublier que les comptes non rapprochés ne peuvent pas être confirmés.

Les dates de l’inventaire des créances sont considérées comme respectées si l’inventaire a démarré 3 mois au maximum avant la clôture de l’exercice et s’il est terminé jusqu’au 15e jour de l’exercice suivant. Toute réponse manquant à l’avis de rapprochement du solde n’est pas identique à sa confirmation.

La règle veut que la confirmation du solde soit demandée par le créancier. Si, pourtant, il ne demande pas la confirmation du solde, afin de respecter l’obligation de dresser un inventaire régulier, il est recommandé de s’adresser au créancier en demandant de confirmer notre dette. La vérification peut aussi démontrer que notre dette a déjà été réglée, compensée ou annulée et que ce fait n’a pas été comptabilisé dans les livres en raison d’une erreur..

Il faut aussi obtenir une confirmation du solde de nos comptes bancaires, valable au dernier jour de l’exercice (obtenir à la banque une confirmation du solde p.ex. au 31.12.) et à la caisse (dresser un procès-verbal de l’inventaire de la caisse).

Inventaire des immobilisations

Il est aussi important d’établir l’inventaire des immobilisations. En général, il est dressé au dernier jour de l’exercice. La loi sur la comptabilité prévoit tout de même quelques simplifications. Il est possible d’établir l’inventaire physique des immobilisations, des machines et des appareils mis en investissements une fois tous les 4 ans au minimum, n’importe quel jour de l’exercice.

La commission d’inventaire dresse un procès-verbal détaillant les raisons des écarts identifiés. Le résultat et les modalités de règlement doivent être intégrés au procès-verbal de la vérification des écarts de l’inventaire, validé par le chef de l’entité. Ces documents permettent de régulariser les écarts de l’inventaire dans les livres comptables. Les écarts constatés à l’occasion de l’inventaire peuvent avoir une forme:

  • déficitaire,
  • excédentaire.

En constatant un actif immobilisé excédentaire, il faut l’évaluer avant de le saisir dans les livres comptables.

Modalités d’établissement de l’inventaire des immobilisations incorporelles

Que faire des immobilisations incorporelles? Les immobilisations incorporelles sont entre autres les brevets, les licences, les marques et surtout les logiciels. Elles sont incorporelles car impossibles à compter, à chiffrer, et par conséquent il est impossible d’en dresser l’inventaire physique. La seule méthode régulière et obligatoire pour établir l’inventaire des immobilisations incorporelles est de vérifier le solde.

Quels sont les éléments sensibles de l’inventaire des stocks?

De même, il ne faut pas oublier l’inventaire des stocks. En vertu de la loi sur la comptabilité, l’inventaire des éléments de l’actif et du passif (dont les stocks) doit être en général établi au dernier jour de chaque exercice. Cette obligation résulte de l’art. 26 al. 1 de la loi sur la comptabilité. Néanmoins, les dates et les périodes de l’inventaire sont considérées comme respectées si l’inventaire des éléments de l’actif indiqués à l’art. 26 al. 3 point 1 de la loi sur la comptabilité a démarré 3 mois au maximum avant la clôture de l’exercice et s’il est terminé jusqu’au 15e jour de l’exercice suivant. Les stocks sont soumis à un inventaire physique qui peut être confié à une société externe. Il est à noter que le chef de l’entité assume toujours la responsabilité de la réalisation et du déroulement de l’inventaire. Il a l’obligation de nommer une commission d’inventaire et son président.

Les stocks constituant la propriété de l’entité mais se trouvant sur un autre site sont inventoriés sur la base des feuilles établies par les clients pour confirmer leur inventaire par nature ou sur la base du solde confirmé de la quantité de ces stocks, communiqué dans les livres comptables de l’entité. Les règles requises pour obtenir ces confirmations sont analogues à celles applicables à l’inventaire des créances. En absence d’une information émanant du client, l’inventaire des stocks est établi en comparant les données communiquées dans les livres comptables avec les documents respectifs et en vérifiant la valeur de ces éléments.

Par contre, les stocks étrangers se trouvant au sein de l’entité mais constituant la propriété d’autres entités, par exemple les livraisons refusées, la marchandise consignée, la marchandise ou les produits finis vendus mais non réceptionnés, les emballages consignés étrangers sont aussi soumis à un inventaire physique, limité pourtant aux quantités. Le résultat de l’inventaire est communiqué au propriétaire des stocks.

La loi sur la comptabilité autorise les entités à établir l’inventaire des biens (fournitures) une fois tous les 2 ans, en précisant que cette clause ne concerne que les biens (fournitures):

  1. stockés dans les entrepôts surveillés,
  2. identifiés dans les registres précisant leur quantité et leur valeur.

Toutes les conditions ci-dessus doivent être remplies en même temps.

Inventaire - garant des états financiers fiables

Les entités sont tenues de donner une présentation fiable et claire de leur situation patrimoniale et financière et de leur résultat financier. De façon indirecte, cette règle entraîne aussi une obligation d’établir un inventaire, vu que les données présentées dans les états financiers ne sont fiables que lorsque les données comptables sont vérifiées et conformes à la situation réelle. C’est seulement après avoir confirmé le solde des différents éléments de l’actif et après avoir expliqué les écarts identifiés à l’occasion de l’inventaire que les registres comptables peuvent être reconnus réguliers et les données communiquées dans les états financiers fiables et conformes à la réalité.