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Fondé de procuration - un bon esprit de la société?

Karolina HAHN
International Department Assistant RSM Poland

Chaque juriste mais aussi presque tout entrepreneur, au moins une fois dans sa vie professionnelle, a eu à faire à une PROCURATION, un exemple d’institution classique en droit commercial. Actuellement, le statut de la procuration est régularisé dans le chapitre III du code civil, à l’art. 1091 - 1099  (ci-après: cc).

L’institution elle-même constitue un pouvoir spécifique qui ne peut être donné que par un entrepreneur soumis à une immatriculation obligatoire au Registre judiciaire national KRS [équivalent du RSC français] (voir l’art. 1091 du cc). Simplement dit, toute procuration est un pouvoir mais tout pouvoir n’a pas la qualité de procuration.

Pour répondre aux attentes et besoins des entrepreneurs, le législateur a mis en place trois types de procuration:

  1. autonome (dite aussi indépendante) - qui autorise le fondé de procuration à agir au nom de son mandant à titre autonome et indépendant;
  2. conjointe - qui exige la signature conjointe de tous les fondés de procuration pour garantir le caractère légal d’un acte juridique;
  3. liée à la filiale - qui limite les compétences du fondé de procuration aux domaines indiqués au registre du commerce de la filiale respective de l’entreprise.

A titre informel, on mentionnait depuis longtemps une procuration dite conjointe incorrecte autorisant le fondé de procuration à signer avec un autre administrateur de la société (mais non pas à signer avec un autre fondé de procuration conjointe). Les premières oppositions de la Cour suprême quant à la procuration conjointe incorrecte ont été solutionnées suite à l’amendement au code civil ayant pris effet le 1er janvier 2017 et qui à titre définitif autorise ce type de procuration sur le plan de la loi polonaise.

RESTRICTIONS DE LA PROCURATION ET PRATIQUE JUDICIAIRE  

Malheureusement, la législation polonaise a tendance à changer fréquemment, et il arrive que des institutions fonctionnat bien évoluent vers de mauvaises pratiques législatives ou plutôt vers une mauvaise interprétation de la loi par les praticiens. Ainsi, la procuration, qui est censée aider les entrepreneurs à exercer leur activité, est de plus en plus négligée par les tribunaux chargés de gérer les registres du commerce.

En passant de la théorie à la pratique, j’ai eu dernièrement à faire à une société ayant nommé son fondé de procuration autonome. Il s’est vite avéré que cette fonction n’existait qu’en théorie. Agissant dans le cadre de sa procuration, le fondé de procuration autonome a signé les documents d’enregistrement nécessaires déposés au tribunal. A la surprise générale, et contrairement à la logique, le greffier chargé de la procédure d’enregistrement a appelé le demandeur à déposer sa demande signée conformément à la représentation du Conseil d’administration communiquée dans l’extrait du RCS de la société.

La doctrine confère au fondé de procuration des compétences et des obligations très larges, prévues par la loi, l’autorisant à exercer ses droits, mais le législateur a aussi mis l’embargo sur certains domaines, en limitant les compétences du fondé de procuration à la partie objective de l’exploitation de l’entreprise. Par conséquent, « l’embargo » limite les activités entreprises au nom du mandant strictement à l’exploitation de l’entreprise, au sens de l’art.551 du cc. Toute activité dépassant ce domaine passe pour un abus des compétences du fondé de procuration risquant de ne pas être approuvée, surtout par les organes d’enregistrement.

Selon notre savoir-faire et une pratique datant de longues années, les tribunaux d’enregistrement  autorisaient les fondés de procuration des sociétés à signer les demandes d’enregistrement, considérant qu’elles concernaient l’ensemble de l’entreprise d’une société (c’est-à-dire l’entreprise au sens subjectif et objectif). Si la procuration autorise à réaliser des activités strictement liées à l’exploitation d’une entreprise, pour quelle raison les tribunaux refusent de plus en plus fréquemment l’enregistrement des modifications dans les sociétés ayant nommé leurs fondés de procuration ?

Dans l’interprétation de certains tribunaux, la représentation de la société dans la procédure d’enregistrement n’est pas classée comme une activité liée à l’exploitation de l’entreprise au sens de l’art. 551 du cc et pour cette raison, la société ne peut se faire représenter à cette fin ni par son fondé de procuration, ni par un fondé de pouvoir (même professionnel) nommé par son fondé de procuration. Certes, les juristes ne sont pas tous de la même opinion et ceux qui s’opposent à cette pratique sont de plus en plus nombreux. Mais les greffiers gérant les procédures d’enregistrement sont d’avis qu’une demande d’immatriculation au registre des entreprises KRS reste du domaine de l’organisation et du domaine juridique de l’entreprise (de la société) et ne concerne par conséquent que les relations personnelles et non les relations patrimoniales, ces dernières ne relevant donc pas des compétences du fondé de procuration de la société.

Cette opinion a été confirmé par le Tribunal d’arrondissement de Szczecin dans sa décision du 4 juillet 2014 (réf. VIII Gz 111/14) précisant que la procuration, étant effectivement un pouvoir, confère plus de compétences au sens objectif mais que ces dernières doivent s’inscrire dans les limites légales, correspondant notamment à l’exploitation de l’entreprise. Malgré les compétences importantes résultant de la procuration, celle-ci ne peut pas être considérée comme un pouvoir illimité ou un pouvoir autorisant à toutes les activités relevant des compétences de l’organe assurant la gestion sociale. Cette interprétation est contraire à l’art. 1091 § 1 du cc. En effet, la procuration n’autorise pas à exercer les activités relevant du domaine de l’organisation du mandant, ni à exercer ses droits ou obligations de nature légale, ceux-ci étant indépendants des questions d’exploitation de l’entreprise. Or, les obligations relatives à la procédure d’enregistrement compte justement parmi ces obligations légales.

Pour terminer, nous pouvons conclure de façon ferme que, malgré toutes les opinions générales, l’institution de la procuration a bien rempli son rôle ces dernières années, tant sur le plan théorique que pratique. La nomination d’un fondé de procuration dans la société garantit non seulement une gestion plus efficace de l’entreprise mais surtout, elle facilite énormément l’activité sociale. Dans les mois à venir, nous pourrons voir si la jurisprudence relative à la procuration trouvera une ligne commune et si les tribunaux d’enregistrement commenceront à l’appliquer de façon homogène. Toutefois, les restrictions imposées aux fondés de procuration en matière de procédure d’enregistrement risquent de décourager les entrepreneurs de recourir à l’institution du fondé de procuration. Malgré les problèmes rencontrés, de nombreuses sociétés continuent à nommer leurs fondés de procuration. Cette situation risque-t-elle de changer en l’absence d’approbation par les tribunaux d’enregistrement ? Qui vivra verra.

Nonobstant, tant que la Cour suprême ne prend pas de position officielle et à défaut de jurisprudence homogène, les tribunaux d’enregistrement pourront interpréter à leur gré les dispositions du code civil en matière des droits et obligations des fondés de procuration. Enconséquence, ceci rallongera les procédures et fera augmenter les frais, les entrepreneurs demeureront les seules victimes des opinions divergentes des greffiers car ils perdront non seulement leur temps et leur argent, mais aussi leur patience.