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États financiers électroniques – rapides et commodes?

Karolina HAHN
Corporate Advisory Senior  RSM Poland

La réforme révolutionnaire du Registre National Judiciaire , qui entrera bientôt en vigueur, peut surprendre certains entrepreneurs. Elle couvrira un large éventail de modifications techniques qui changeront de manière fondammentale le fonctionnement du registre, mais surtout obligeront les entrepreneurs à prendre de nouvelles responsabilités. Comme nous l’avons écrit récemment, cela touchera en premier lieu les états financiers – comptes annuels.

Si vous dirigez une société qui soumet au KRS ses états financiers, vous devez absolument prendre connaissances des informations ci-dessous et vous assurer que vous êtes prêts pour ces changements.

Les états financiers et le registre national électronique (e-KRS) : 2 étapes

Dès le 15 mars 2018, la révision de la loi relative au KRS prévoit l’obligation de soumettre les états financiers et les documents qui les accompagnent exclusivement par voie électronique.

Tout d’abord, pendant la période de transition (c’est-a-dire du 15 mars au 30 septembre 2018), le législateur autorise à joindre à la demande d’enregistrement la copie électronique (scans) des documents financiers qui incluent les comptes annuels, le rapport du commissaire aux comptes - rapport d’audit, la copie de la résolution de validation, la répartition des bénéfices et la couverture de la perte ainsi que le rapport d’activité (art. 69 de la loi du 29 septembre 1994 sur la comptabilité, JO de 2017 pos. 2342).

Ensuite, à partir du 1er octobre 2018 entrera en vigueur, non seulement l’obligation de déposer, mais également d’établir les états financiers exclusivement en version électronique.

Signature des personnes autorisées

Les documents susdits doivent être authentifiés avec une signature électronique qualifiée ou une signature confirmée par le profil sécurisé de la plateforme des services de l’administration publique ePUAP. En conséquence, les entrepreneurs seront dans l’obligation de posséder des signatures électroniques.

Pendant la période transitoire, autrement dit, à partir du 15 mars 2018 au moins une personne, dont le numéro de PESEL (système électronique universel d'enregistrement de la population)  a été communiqué au registre KRS et qui a été inscrite comme membre du conseil d’administration, associé, syndic ou liquidateur de la dite société comptera parmi les heureux élus. Si toutefois, l’associé de la société n’est pas une personne physique, les documents doivent être signés électroniquement par au moins une personne, dont le numéro de PESEL a été publié dans le registre KRS, inscrite comme membre du conseil d’adminisatration, syndic, liquidateur de l’associé ou associé autorisé à représenter la société de personnes constituant l’associé.

À terme, c’est-à-dire, à partir du 1er octobe 2018, les signatures électroniques seront indispensables  pour signer également tous les documents déposés au e-KRS, ces documents devront être signés par tous les membres de la direction des sociétés de capitaux.

Puisqu’à l’heure actuelle, les signatures électroniques sont liées à la possession d’un numéro PESEL ou NIP (numéro d’identification fiscal), en référence à la législation, on ne sait pas ce qui adviendra des entrepreneurs étrangers qui possèdent une société en Pologne et dont le conseil d’adminisatration est constitué d’étrangers ne s’étant pas vus attribuer de NIP ou de PESEL. Bientôt, nous sauront si leurs signatures électroniques fonctionneront correctement dans le système téléinformatique du KRS.

Compte sur le portail S24

Le dépôt des documents financiers se déroule par l’intermédiaire d’un compte, qui permet de soumettre le dossier à la procédure d’enregistrement. Pour créer un compte sur le portail S24 il faut passer par la page du ministère de la Justice (lien vers le site : https://ekrs.ms.gov.pl/). Il faut joindre à la demande une déclaration confirmant que les documents financiers remplissent les exigences fixées par la loi sur la comptabilité. La requête est automatiquement soumise à une vérification par l’intermédiaire du système téléinformatique.

Après une vérification concluante et l’achèvement de la procédure d’enregistrement,  tous les états financiers sont regroupés dans le référentiel central des documents financiers (RDF), d’où ils seront envoyés par l’intermédiaire de ce même système au registre central des données fiscales dirigé par le chef (secrétaire d’État) de l’administration fiscale nationale.

Deux pas en plus, un en moins

Comme solution positive découlant de la numérisation de la procédure, il convient de noter que l’obligation, pour l’entrepreneur, d’envoyer les états financiers à l’administration fiscale sera levée.  Ceux-ci seront fournis aux organismes fiscaux directement par le chef de l’administration fiscale nationale.

La question des entreprises aux capitaux étrangers

Conformément aux dispositions en vigueur, une personne ne possédant pas la nationalité polonaise et ne résidant pas en permanence sur le territoire polonais peut être membre du conseil d’administration ou associé de la societé. Néanmoins, il convient de souligner que la révision de la loi relative au KRS impose aux entrepreneurs des obligations qui seront très difficiles à respecter dans ce cas, surtout dans le délai si rappproché,  fixé au 15 mars 2018. Se procurer des signatures certifiées, maîtriser l’utilisation du compte sur le portail S24, et enfin fonctionner uniquement en polonais peut constituer un obstacle impossible à franchir pour les étrangers. Mais même si les sociétés parviennent à surmonter toutes ces difficultés, il n’est pas garanti qu’une signature d’authentification qui n’est pas reliée avec un numéro de PESEL ou qui a été réalisée physiquement à l’étranger fonctionne correctement dans le système  téléinformatique judiciaire.

D’où notre conseil: si vous être entrepreneur, et si vous planifiez de déposer les états financiers actuels ou en retard au KRS, faites-le au plus vite, car après le 15 mars 2018, ce sera beaucoup plus compliqué.