Piotr NOWATKOWSKI
International Department Supervisor RSM Poland
Un dossier d’enregistrement complet est d’une importance essentielle pour ceux qui souhaitent installer une activité en Pologne.
Comment c’était avant?
En informant un client sur son immatriculation au Registre Judiciaire National (KRS), j’ai souvent entendu cette question: « Très bien, mais puis-je maintenant exercer mon activité ? » Plus précisément, puis-je établir des factures, car c’est bien l’essentiel dans chaque activité. Pour lui répondre, j’ai pu seulement décrire l’ordre des démarches à suivre assez compliqué: « suite à une décision d’immatriculation au Registre KRS, le tribunal adresse à l’administration fiscale une demande d’attribution d’un numéro de TVA; si celle-ci trouve la demande complète – elle attribue un numéro de TVA, en cas d’éléments manquants constatés - elle invite le demandeur à les compléter. » Et alors, le client, un peu irrité, continue: « Mais l’immatriculation au Registre KRS est déjà faite et par conséquent le tribunal a certainement réussi à envoyer à l’administration fiscale une demande d’attribution de numéro de TVA?” Je lui suggère donc de vérifier si c’est effectivement le cas. Je ne sais plus combien de fois il s’avère que la décision sur l’immatriculation au Registre KRS est effectivement émise mais que la demande d’attribution du numéro de TVA attend toujours pour être intégrée dans la liste de courriers à envoyer.Elle attend le juste jour programmé pour la « sortie » des courriers adressés à l’administration fiscale ou elle attend un autre moment de fortune. Résultat ? Il n’est pas rare que 5-6 semaines s’écoulent entre la déposition de la demande d’immatriculation au Registre KRS et la décision d’attribuer un numéro de TVA.
Comment ce serait dans l’idéal?
A partir du 1er décembre 2014 une nouvelle législation est entrée en vigueur pour faciliter l’immatriculation d’une entreprise auprès de l’administration fiscale et de l’office de statistique. En fait, dès la décision d’immatriculation au Registre KRS une procédure d’immatriculation au registre des contribuables (TVA) et au Registre National Officiel des Entreprises (REGON) est entamée. Alors, l’entreprise peut démarrer son activité. Un système automatisé devrait mettre fin aux envois des documents entre les administrations par voie postale. Suite à l’immatriculation de son activité le contribuable sera tenu de communiquer des données complémentaires (telles que son compte bancaire ou lieu de conservation de ses livres comptables) en adressant un formulaire NIP-8 à l’administration fiscale compétente. Le délai légal prévu pour compléter ces données est de 21 jours à compter de la date d’immatriculation au Registre KRS, sous réserve d’un délai limité à 7 jours si le contribuable doit être enregistré en qualité de cotisant. Il faut noter que le formulaire NIP-8 contient aussi des informations destinées à l’office de statistique et à la Sécurité Sociale (ZUS), en évitant ainsi au contribuable une obligation d’envoyer à ces administrations des formulaires séparés. Il appartiendra à une autorité fiscale de communiquer ces données aux administrations compétentes.
Comment ce sera dans l’avenir?
Les modifications à la loi sur le Registre KRS doivent, en théorie, rendre le processus d’immatriculation beaucoup plus efficace. Mais comme d’habitude, le diable est dans les détails. Leur efficacité se traduira en majeure partie par une efficacité du transfert de l’information entre le tribunal et l’administration fiscale. Je suppose qu’actuellement, cette information sera transmise par voie électronique et que l’administration fiscale, de même que l’office de statistique en ce qui concerne le numéro REGON, disposera d’une information automatique sur les immatriculations au Registre KRS. Et pourtant, l’administration fiscale attribuera-t-elle le numéro de TVA d’une façon automatique ou entreprendra-t-elle une autre démarche de vérification avant d’immatriculer un contribuable dans le registre respectif ? Et si c’est le cas, cette vérification sera-t-elle synchronisée avec d’autres démarches similaires réalisées par l’office de statistique pour éviter les cas bien connus des contribuables dans lesquels une administration attend la démarche d’une autre administration? Malheureusement, nous ne pourrons répondre à ces questions que d’ici quelques mois, après avoir vérifié dans la pratique le fonctionnement du système d’enregistrement simplifié.