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La fin de l’exercice approche – c’est le moment de faire l’inventaire

Michał DREAS
Junior Audit Manager RSM Poland

La réalisation d’un inventaire des éléments d’actif est une obligation découlant de la loi sur la comptabilité (nous vous rappelons que le 23 septembre 2015, la loi du 23 juillet 2015 sur la modification de la loi sur la comptabilité et de certaines autres lois est entrée en vigueur (J.O. année 2015, texte 1333)). Conformément à ses dispositions, les entités sont tenues d’effectuer un inventaire le dernier jour de l’exercice:

a. par le biais d’un inventaire physique, d’une évaluation, d’une comparaison des valeurs avec les données figurant aux livres comptables et de l’explication et d’un décompte des différences éventuelles:

  • des actifs monétaires,
  • des titres détenus sous une forme matérielle,
  • des éléments matériels des actifs courants,
  • des immobilisations corporelles, et
  • des biens immeubles classés comme investissements, de même que
  • des machines et équipements faisant partie des immobilisations corporelles en cours;

b. par le biais de la confirmation par les banques et les contractants de l’exactitude de l’état de ces actifs figurant aux livres comptables de l’entité et de l’explication et  du décompte des différences éventuelles:

  • des actifs financiers figurant sur les comptes bancaires ou confiés à la garde d’autres entités, y compris les titres dématérialisés,
  • des créances, y compris les prêts accordés, et
  • des éléments d’actifs propres confiés à des contractants;

c. par le biais de la comparaison des données figurant aux livres comptables avec les documents correspondants et de la vérification des valeurs de ces éléments:

  • des immobilisations corporelles auxquels l’accès est entravé,
  • des terrains et des droits de propriété de biens immeubles,
  • des créances litigieuses et douteuses,
  • des créances et dettes vis-à-vis des personnes qui ne tiennent pas de livres comptables,
  • des obligations de droit public, de même que
  • des actifs et passifs énumérés ou non aux points a) et b), si, pour des raisons justifiées, il n’était pas possible de réaliser leur inventaire physique ou de rapprochement comptable.

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La loi sur la comptabilité précise en plus que les entités sont tenues de respecter la date d’inventaire (le dernier jour de l’exercice) lorsque les éléments d’actifs (excepté les actifs monétaires et les titres) sont inscrits dans l’inventaire au plus tôt 3 mois avant la fin de l’exercice et au plus tard avant le 15e jour de l’exercice suivant. Par ailleurs,  l’établissement de l’état doit être réalisé en tenant compte de l’appréciation ou de la dépréciation de l’état constaté, par le biais d’un inventaire physique ou de la confirmation du solde des recettes et des dépenses (augmentations et diminutions) intervenues entre la date de l’inventaire ou de sa confirmation et la date d’établissement de l’état résultant des livres comptables, étant précisé que l’état résultant des livres comptables ne peut pas être arrêté après le jour de bilan.

En même temps, une dérogation à la règle ci-dessus est admise pour certains groupes d’actifs:

  1. stocks de matières premières, de marchandises, de produits finis et semi-produits conservés sur les sites de stockage gardés et soumis à un inventaire de quantité et de valeur – l’inventaire peut être réalisé une fois tous les 2 ans;
  2. biens immeubles classés comme immobilisations corporelles et investissements, ainsi que ceux situés sur un terrain gardé d’autres immobilisations corporelles et de machines et équipements faisant partie des immobilisations corporelles en cours – l’inventaire peut être réalisé  tous les 4 ans;
  3. stocks de marchandises et de matériaux (emballages) soumis à un inventaire de valeur se trouvant dans les points de vente au détail de l’entité – l’inventaire doit être réalisé une fois par an.

 

Les différences d’inventaire constatées (différences entre l’état réel et l’état figurant dans les livres comptables) doivent être expliquées et mentionnées dans les livres comptables relatifs à l’exercice pendant lequel l’inventaire a été réalisé. Par là-même, la documentation de l’inventaire réalisé et ses résultats doivent être clairement liés avec les inscriptions aux livres comptables. Cette documentation doit être conservée pendant 5 ans.

Je souhaite souligner en outre que, conformément à la loi sur la comptabilité, le responsable de l’entité (le plus souvent le conseil d’administration) doit passer avec une entité habilitée à examiner des comptes un accord d’examen ou de révision des comptes dans un délai permettant au commissaire aux comptes de participer à l’inventaire des éléments d’actif importants. Il convient de le garder cela à l’esprit et de contacter en temps utile son auditeur. Car le moment de faire l’inventaire approche à grands pas – tout comme la fin de l’exercice.