Warum sollten Sie das Outsourcing des Unternehmenssekretariats in Betracht ziehen, wenn Sie in Polen wirtschaftliche Tätigkeit ausüben? Gründung und Führung eines Unternehmens in unserem Land hängt mit der Notwendigkeit zusammen, verschiedene gesetzliche Verpflichtungen und Fristen einzuhalten. Es ist notwendig, Jahresabschlüsse und Lageberichte zu erstellen, festzustellen und einzureichen, Daten im Zentralregister der Wirtschaftlichen Eigentümer anzumelden und zu aktualisieren oder die Gesellschafterliste bzw. die Zustellungsadressen der gesetzlich festgelegten Personen zu aktualisieren. Aufgrund der Anzahl dieser Aufgaben können die Ausgaben für Unternehmensverwaltung sehr hoch sein. 

 

Die Lösung für dieses Problem sind die unseren Mandanten angebotenen Sekretariatsdienste, die unter anderem die Überprüfung der Einhaltung ausgewählter Verpflichtungen bei Ausübung der wirtschaftlichen Tätigkeit sowie unsere Unterstützung bei ihrer laufenden Überwachung und Erfüllung umfassen.

 

Erbringung der Sekretariatsdienste durch Bereitstellung einer Domiziladresse für eine Handelsgesellschaft oder eine Zweigniederlassung einer ausländischen Gesellschaft in Polen

Das Gesetz schreibt vor, dass alle Handelsgesellschaften und Zweigniederlassungen ausländischer Gesellschaften die offizielle Geschäftsadresse in Polen (z. B. beim Finanzamt und im Landesgerichtsregister) angeben müssen. Mandanten, die Personal-, Buchhaltungs- oder Steuerberatung sleistungen der RSM Poland bei ihrer laufenden Tätigkeit in Anspruch nehmen, wird die Verwendung der Domiziladressen für ihre Handelsgesellschaften an den Standorten Warszawa, Poznań, Katowice, Szczecin angeboten.

 

Unterstützung der Organe eines multinationalen Unternehmens durch die Bereitstellung der Zustellungsadresse für einen Vertreter in Polen

Eine der Verpflichtungen der Handelsgesellschaften in Polen ist die Notwendigkeit, Informationen über Zustellungsadressen an das Landesgerichtsregister zu übermitteln – dies gilt für Personen, die die Gesellschaft vertreten, und Mitglieder von Leitungsorganen oder Personen, die zur Bestellung der Geschäftsführer befugt sind. Diese Personen müssen über eine Zustellungsadresse in der Europäischen Union verfügen, und RSM Poland ermöglicht es im Rahmen der Erbringung von Sekretariatsdiensten, dieser Verpflichtung nachzukommen.

 

Rechtsdienstleistungen für Feststellung und Einreichung von Jahresabschlüssen

Es ist regelmäßig wiederkehrende Verpflichtung der Handelsgesellschaften in Polen, die Jahresabschlüsse festzustellen und bei den zuständigen Behörden einzureichen. Bei der Bearbeitung von gesellschaftsrechtlichen Angelegenheiten unterstützen wir unsere Mandanten umfassend auch in diesem Bereich. Wir erstellen die erforderlichen Protokolle der Gesellschafterversammlungen über Feststellung des Jahresabschlusses (insbesondere die Protokolle der ordentlichen Gesellschafterversammlungen von Gesellschaften mit beschränkter Haftung) und reichen den Jahresabschluss zusammen mit anderen gesetzlich vorgeschriebenen Unterlagen an die Ablage für Finanzunterlagen ein. 

 

Verwaltungsdienste zur Erlangung und Erneuerung von qualifizierten elektronischen Signaturen

Die in Polen vergebene qualifizierte elektronische Signatur erleichtert dem jeweiligen Unternehmer die alltägliche Unternehmensführung. Sie entspricht einer handschriftlichen Unterschrift und ist besonders nützlich für Geschäftsführer/Vorstandsmitglieder einer polnischen Gesellschaft. Es ermöglicht ihnen unter anderem, Unternehmensunterlagen, die beim Landesgerichtsregister eingereicht werden, sowie Jahresabschlüsse und Lageberichte des Unternehmens zu unterzeichnen. Um das Funktionieren des Unternehmens und seiner Leitungsorgane zu verbessern, unterstützen wir unsere Mandanten bei der Erlangung und Erneuerung qualifizierter elektronischer Signaturen, die häufig zur Erfüllung der gesetzlichen Verpflichtungen im Zusammenhang mit der Ausübung der Geschäftstätigkeit in Polen erforderlich sind. 

 

Rechtliche Unterstützung bei der Erlangung einer PESEL-Nummer und ihrer Eintragung in das Landesgerichtsregister

Die persönliche Identifikationsnummer PESEL wird an natürliche Personen vergeben und sie kann für die Führung eines Unternehmens in Polen nützlich sein. Es erleichtert die Erneuerung einer elektronischen Signatur (sofern eine elektronische Signatur damit verknüpft ist) und ist auch für die Einreichung des Jahresabschlusses des Unternehmens nützlich. Die PESEL-Nummern von Geschäftsführern/Vorstandsmitgliedern, Prokuristen oder Gesellschaftern einer Handelsgesellschaft sind ebenfalls in das Landesgerichtsregister einzutragen. Zu unseren zusätzlichen Sekretariatsdiensten gehört daher auch die umfassende Unterstützung der Mandanten bei der Erlangung einer PESEL-Nummer und deren anschließender Eintragung in das Landesgerichtsregister. 

 

Unternehmensleistungen einschließlich Anmeldung und Aktualisierung der Daten beim Zentralregister der wirtschaftlichen Eigentümer

Nach den handelsrechtlichen Vorschriften sind Handelsgesellschaften in Polen verpflichtet, die Daten der Gesellschaft und Angaben über ihre wirtschaftlichen Eigentümer beim Zentralregister der wirtschaftlichen Eigentümer zu melden und zu aktualisieren. Die Anmeldungen müssen von vertretungsberechtigten Personen des Unternehmens vorgenommen werden, aber die Sekretariatsdienste des RSM Poland Teams berücksichtigen die Unterstützung der Mandanten bei ihrer ordnungsgemäßen Erstellung.

 

Sprechen Sie uns an und informieren Sie sich über das gesamte Spektrum der Sekretariats- und Rechtsdienstleistungen der RSM Poland

Das Rechtsteam der RSM Poland unterstützt ihre Mandanten bei der Erfüllung der wichtigsten Unternehmenspflichten und – sowie bei der Erbringung anderer Dienstleistungen – tut alles, um die Arbeit der Leitungsorgane von Unternehmen so weit wie möglich zu erleichtern und ihnen bei der Erfüllung der gesetzlichen Verpflichtungen zu helfen. Deswegen versenden wir Unterlagen elektronisch und auf Wunsch des Mandanten erstellen wir sie auch zweisprachig. Wir überwachen auch laufend den Status jedes Antrags, informieren den Mandanten über den Fortgang des Verfahrens und bieten (falls erforderlich) die Unterstützung von Rechtsanwälten, Steuerberatern und Experten im Bereich Buchhaltung und HR&Payroll.

Unternehmenssekretariat – Q&A

Sie können dies kostenlos online tun. Wenn Sie ein Unternehmen im Landesgerichtsregister überprüfen möchten, müssen Sie die Website des Justizministeriums besuchen, die Unterseite Krajowy Rejestr Sądowy (dt. Landesgerichtsregister) und die Funktion „Wyszukaj podmiot“ (dt.„Rechtsträger suchen“) auswählen. Dann wählen Sie das Register aus, in dem Sie nach dem Rechtsträger suchen möchten (in diesem Fall handelt es sich um das Unternehmerregister), geben Sie mindestens eines der folgenden Daten ein: Firma des Unternehmens, KRS-Nummer, Steuernummer (NIP) oder REGON-Nummer und klicken Sie auf Suchen. 

Im Falle einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung, die in Polen beliebt ist, reicht es in der Regel aus, einen entsprechenden Beschluss in einfacher Schriftform zu fassen, wenn sich der Ort des Gesellschaftssitzes nicht ändert.

Hängt die Anschriftsänderung hingegen mit einer Änderung des Gesellschaftssitzes zusammen, so ist es erforderlich, dass die Gesellschafterversammlung einen Satzungsänderungsbeschluss fasst. Ein solcher Beschluss wird mit Zweidrittelmehrheit der Stimmen gefasst, es sei denn, der Gesellschaftsvertrag sieht strengere Bedingungen vor und muss von einem Notar beurkundet werden. In einem solchen Fall muss auch die konsolidierte Fassung des Vertrags erstellt werden.

In jedem Fall ist es notwendig, die Änderung an das Landesgerichtsregister zu melden.

Eine qualifizierte elektronische Signatur erhalten Sie nur bei einem zertifizierten Vertrauensdienstleister, deren Liste im Register der qualifizierten Vertrauensdiesteanbieter auf der Webseite des Nationalen Zertifizierungszentrums eingesehen werden kann.

PESEL ist für einen Ausländer nicht obligatorisch, kann aber die Tätigkeit in Polen erheblich erleichtern.

Grundsätzlich ist PESEL-Nummer notwendig, um ein vertrauenswürdiges Profil zu erhalten oder um selbst Jahresabschlüsse an die Ablage für Finanzunterlagen zu übermitteln. Wichtig ist, dass ein Ausländer auch dann eine PESEL-Nummer erhalten kann, wenn er keinen festen Wohnsitz in Polen hat. 

Im Falle einer in Polen beliebten Gesellschaft mit beschränkter Haftung gilt die Notwendigkeit, Jahresabschlüsse an die Ablage für Finanzunterlagen zu übermitteln, als eine der wichtigsten Verpflichtungen.

Der Jahresabschluss ist zusammen mit anderen erforderlichen Unterlagen innerhalb von 15 Tagen nach seiner Feststellung einzureichen. In den meisten Fällen, wenn es sich bei dem Geschäftsjahr um ein Kalenderjahr handelt, soll der Jahresabschluss bis zum 30. Juni des Folgejahres festgestellt und bis zum 15. Juli des Folgejahres eingereicht werden. 

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