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Verpflichtung zur Nutzung des Landesweiten E-Rechnungssystems rückt näher

Die Europäische Kommission hat eine Entscheidung erlassen, die es Polen ermöglicht, die Verpflichtung zur Ausstellung strukturierter Rechnungen (E-Rechnungen) über das Landesweite E-Rechnungssystem [poln. Krajowy System e-Faktur; KSeF] einzuführen.

Landesweites E-Rechnungssystem – geltende Regelungen

Was ist KSeF und ist es obligatorisch?

Das Landesweite E-Rechnungssystem (KSeF) funktioniert seit Januar 2022. Es wird verwendet, um sogenannte strukturierte Rechnungen auszustellen, zu senden und zu empfangen. Jedoch können die Steuerpflichtigen solche Rechnungen auch mit ihrer eigenen Software ausstellen, was von Bedeutung ist.

Derzeit ist das Ausstellen, Senden und Empfangen von strukturierten Rechnungen fakultativ.

Was ist eine strukturierte Rechnung (E-Rechnung)?

Eine strukturierte Rechnung ist eine Rechnung im XML-Format, die mit der logischen Struktur von E-Rechnung FA(1) [poln. e-Faktura FA(1)] übereinstimmt. Diese Struktur umfasst unter anderem Informationen, die in den Papierrechnungen und elektronischen Rechnungen sowie in den JPK_FA (4) und JPK_V7M (K) Dateien enthalten sind. E-Rechnungen funktionieren zurzeit neben Papierrechnungen und elektronischen Rechnungen.

Vollmachten und Zugang zum KSeF

Damit ein Unternehmen das KSeF nutzen kann, muss es entsprechende Vollmachten denjenigen Personen erteilen, die in seinem Namen die Handlungen in Zusammenhang mit den ausgestellten Rechnungen vornehmen werden. Die Anmeldung am E-Rechnungssystem ist nur mit einer qualifizierten Signatur oder einem vertrauenswürdigen Profil möglich.

Der Steuerpflichtige ist auch verpflichtet, dem Vorsteher des Finanzamts die Subjekte mitzuteilen, die berechtigt sind, auf die ausgestellten Rechnungen zuzugreifen – d.h. z.B. die Buchhalter, die diese Rechnungen abrechnen. Die vorhandenen Ermächtigungen UPL-1 sind in diesem Fall nicht ausreichend.

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Ab wann wird KSeF obligatorisch?

Die Entscheidung der Europäischen Kommission, die die Anforderung zur Ausstellung von E-Rechnungen einführen ließ, wurde für den Zeitraum vom 1. April 2023 bis zum 31. März 2026 erlassen. Infolgedessen kann die Ausstellung strukturierter Rechnungen über das KSeF bereits im April nächsten Jahres obligatorisch werden.

Dieser Zeitraum kann verlängert werden, wenn Polen einen Antrag auf Verlängerung zusammen mit einem Bericht über die derzeitige Funktionsweise des KSeF stellt. Der Bericht sollte Informationen über die Wirksamkeit des KSeF bei der Bekämpfung des Mehrwertsteuerbetrugs und Einschränkung der Mehrwertsteuerhinterziehung sowie eine Bewertung der Auswirkungen von E-Rechnungen auf Steuerpflichtige enthalten.

Welche Unternehmen unterliegen der Pflicht zur Verwendung strukturierter Rechnungen?

Die Verpflichtung zur Verwendung strukturierter Rechnungen gilt für in Polen ansässige Steuerpflichtige, die im Zusammenhang mit ihrer Geschäftstätigkeit verpflichtet sind, Mehrwertsteuerrechnungen gemäß den polnischen Vorschriften auszustellen.

Diese Verpflichtung gilt jedoch nicht für:

  • ausländische Unternehmen, die nicht verpflichtet sind, sich in Polen für Mehrwertsteuerzwecke registrieren zu lassen
    und
  • Steuerpflichtige, die für Mehrwertsteuerzwecke registriert sind, aber ihren Sitz nicht in Polen haben.

Können wir Änderungen im Bereich der E-Rechnungen erwarten?

Da die Verwendung strukturierter Rechnungen obligatorisch sein wird, wird das Finanzministerium bestimmt mit der Anpassung der Bestimmungen des Umsatzsteuergesetzes (UStG-PL) und eventuellen Änderung der logischen Struktur der E-Rechnung FA(1) anfangen.

Darüber hinaus hat sich das Finanzministerium verpflichtet, kostenlose Tools zur Bedienung von KSeF zur Verfügung zu stellen. Es besteht jedoch die Möglichkeit, dass diese Tools nur den Kleinst- und Kleinunternehmern zur Verfügung stehen werden.

Obwohl Steuerpflichtige frühestens im 2. Quartal 2023 verpflichtet sein werden, strukturierte Rechnungen über das KSeF auszustellen, empfehlen wir, schon jetzt mit den schrittweisen Vorbereitungen auf die bevorstehenden Änderungen zu beginnen. Die neue Art der Rechnungsstellung erfordert, dass Steuerpflichtige u.a. ihre internen Verfahren, Anwendungen zur Führung von Handelsbüchern und sogar Verträge mit den Geschäftspartnern anpassen.

Sollten Sie Fragen dazu haben oder möchten Sie dieses Thema näher besprechen, dann steht Ihnen unsere Expertin Monika SMAGA jederzeit gerne zur Verfügung:

e-mail: ekspert@rsmpoland.pl

tel. +48 61 8515 766

fax +48 61 8515 786

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