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Neue Grundsätze für Vollmachtserteilung

Grundsätze für Vollmachtserteilung seit 2016

 

Zum 1. Januar 2016 traten die neuen Vorschriften der Abgabenordnung (AO) in Kraft, die sich auf die Arten der Vollmachten und Wege für ihre Erteilung durch Steuerpflichtige beziehen. Die Änderungen wurden mit dem Gesetz vom 10. September 2015 über Änderung des Gesetzes – Abgabenordnung und einiger anderer Gesetze (GBl. 2015 FN. 1649) eingeführt. Nachfolgend möchten wir Ihnen die wichtigsten Folgen dieser Änderungen präsentieren, die zu beachten sind, falls Sie vor einer Finanzbehörde von einem Bevollmächtigten vertreten werden.

Arten der Vollmachten

Gemäß dem geänderten Gesetz – Abgabenordnung (AO) gibt es drei neue Kategorien der Vollmachten:

  1. Generalvollmacht,
  2. Handlungsvollmacht,
  3. Empfangsvollmacht.

Die Erteilung einer Generalvollmacht ist erst ab 1. Juli 2016 möglich, dagegen gelten die sonstigen Vollmachten bereits seit diesem Jahr die einzigen Dokumente, aufgrund deren man im Namen eines Steuerpflichtigen handeln kann.

Wie in den vorigen Jahren kann man auch eine natürliche Person nur zur Unterzeichnung von Steuererklärungen und Voranmeldungen ermächtigen.

Eine wichtige Neuheit, die zu beachten ist, ist die Pflicht zur Einreichung der Vollmacht auf bestimmten amtlichen Vordrucken, und nicht wie bisher in Form eines formlosen Dokuments mit dem angegebenen Umfang der Vertretungsmacht.

Welche Identifikationsdaten soll eine Vollmacht enthalten?

Mit dem Änderungsgesetz wurde ein Katalog von Informationen eingeführt, die an eine Finanzbehörde auf bestimmten Vollmacht-Vorlagen zu übermitteln sind. Obligatorisch sind anzugeben:

  • Daten des Vollmachtgebers, darunter seine steuerliche Identifikationsnummer;
  • Daten des Bevollmächtigten, darunter seine steuerliche Identifikationsnummer und bei einem steuerlich nicht ansässigen Ausländer – Nummer und Serie des Reisepasses oder eines anderen Identitätsnachweises bzw. eine andere Identifikationsnummer, falls er über keine steuerliche Identifikationsnummer verfügt;
  • Anschrift des Empfangsbevollmächtigten im Inland;
  • im Falle eines Rechtsanwalts oder Steuerberaters – elektronische Adresse (E-Mail).
     

Ein in Sonderverfahren für Abrechnung der Umsatzsteuer bestellter Bevollmächtigter, der ein steuerlich nicht ansässiger Ausländer ist und über keine steuerliche Identifikationsnummer verfügt, ist dagegen so wie bisher verpflichtet, die ihm in seinem Staat zur Identifikation für steuerliche Zwecke vergebene Nummer anzugeben. Verfügt er über solch eine Nummer nicht, dann hat er die Nummer und Serie seines Reisepasses bzw. eines anderen Identitätsnachweises anzugeben. Der Bevollmächtigte ist auch verpflichtet, seine E-Mail-Adresse zu nennen.

Wozu berechtigt eine Generalvollmacht?

Aufgrund einer Generalvollmacht kann ein Bevollmächtigter im Namen seines Vollmachtgebers in allen Steuersachen sowie in den anderen Sachen handeln, die unter die Zuständigkeit der Finanzbehörden oder Aufsichtsbehörden für öffentliche Finanzen fallen (Art. 138d § 1 AO). Ab 1. Juli 2016 ist also nicht mehr nötig, die Vollmacht in Akten jeder Steuersache abzulegen, was in der Annahme den Kontakt mit den Finanzbehörden verbessern und erleichtern soll. Es ist jedoch zu betonen, dass eine Generalvollmacht zur Unterzeichnung von Steuererklärungen und Voranmeldungen nicht berechtigt – dafür ist Erteilung einer separaten Vollmacht notwendig.

Erteilung, Änderung des Umfangs, Widerruf bzw. Kündigung einer Generalvollmacht wird grundsätzlich von dem Vollmachtgeber ausschließlich elektronisch mittels eines Steuerportals angemeldet. Ausschließlich beim Auftreten von technischen Problemen, die die elektronische Abgabe des Dokuments unmöglich machen, darf eine Generalvollmacht in Schriftform eingereicht werden.

Nur Steuerberater und Rechtsanwälte können alleine die ihnen von einem Steuerpflichtigen erteilte Vollmacht sowie Änderung ihres Umfangs, ihren Widerruf bzw. ihre Kündigung anmelden.

Personen, die eine Geschäftstätigkeit ausüben, können die Generalvollmacht mittels vom Zentralen Gewerberegister (CEiDG) anmelden, was als eine große Erleichterung anzusehen ist.

Die Einreichung von Generalvollmachten (auch ihre Änderung und ihr Widerruf) ist analog zu den mit den elektronischen Kommunikationsmitteln eingereichten Vollmachten zur Unterzeichnung von Steuererklärungen und Voranmeldungen stempelgebührenfrei.

Handlungsvollmacht

Eine Handlungsvollmacht berechtigt ähnlich wie die bisher erteilten Vollmachten zum Handeln in einer bestimmten Steuersache bzw. in einer anderen bestimmten Sache, die unter Zuständigkeit einer Finanzbehörde oder Aufsichtsbehörde für öffentliche Finanzen fällt (Art. 138e § 1 AO).

Diese Vollmacht kann schriftlich erteilt, mündlich zu Protokoll gegeben bzw. in Form eines elektronischen Dokuments angemeldet werden.

Empfangsvollmacht

Wurde von einem Verfahrensbeteiligten weder Generalbevollmächtigter noch Handlungsbevollmächtigter bestellt, ist er verpflichtet, im Inland in bestimmten Fällen einen Empfangsbevollmächtigten zu bestellen, d.h. falls:

  • er seinen Wohnsitz bzw. gewöhnlichen Aufenthalt zum Wohnsitz bzw. gewöhnlichen Aufenthalt in einem Staat ändert, der kein Mitgliedsstaat der Europäischen Union ist;
  • keinen Wohnsitz bzw. gewöhnlichen Aufenthalt in der Republik Polen (d.h. im Inland) oder in einem anderen Mitgliedsstaat der Europäischen Union hat und den Antrag auf Einleitung des Verfahrens im Inland stellt bzw. ihm ein Beschluss über Einleitung des Verfahrens im Inland zugestellt wurde.

Die Pflicht zur Bestellung eines Empfangsbevollmächtigten entfällt jedoch, falls die Schriftstücke mit elektronischen Kommunikationsmitteln zugestellt werden.

Vollmacht zur Unterzeichnung von Steuererklärungen und Voranmeldungen

Vollmacht zur Unterzeichnung von Steuererklärungen und Voranmeldungen ist eine separate Art der Vollmacht und ihrem Namen ist zu entnehmen, dass sie ausschließlich zur Unterzeichnung von bestimmten Arten von Steuererklärungen und Voranmeldungen berechtigt. Wichtig ist, dass diese Vollmacht zur Vertretung des jeweiligen Subjekts vor Finanzbehörden nicht ermächtigt. Im Falle der Einleitung einer Betriebsprüfung bzw. eines anhängigen steuerlichen Verfahrens ist also die Erteilung einer Handlungsvollmacht erforderlich.

Eine grundsätzliche Änderung, die mit dem neuen Gesetz – Abgabenordnung eingeführt wurde, ist die Möglichkeit, die Vollmacht zur Unterzeichnung von Steuererklärungen und Voranmeldungen bzw. Benachrichtigung über ihren Widerruf in Form des elektronischen Dokuments einzureichen (Art. 80a § 2b AO).

Bei Erteilung der Vollmachten aufgrund der neuen Grundsätze soll man demnach nicht vergessen, die von dem Finanzminister bestimmten Vorlagen zu nutzen, die auf alle Arten der Vollmachten anzuwenden sind, welche seit Anfang dieses Jahres an Finanzbehörden übermittelt werden. Zu beachten ist auch, dass die bisher verwendeten Vollmachten sowie ihre öffentlich beglaubigten Abschriften bzw. beglaubigten Abschriften, die bis zum 31. Dezember 2015 den Akten der Sache beigefügt wurden, als Handlungsvollmachten behandelt werden und brauchen nicht aktualisiert zu werden.

 

Sollten Sie Fragen bzw. Zweifel in Bezug auf neue Regelungen haben, können Sie uns gerne jederzeit kontaktieren. 

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Tel. +48 61 8515 766

Fax +48 61 8515 786