Zwangsverfahren – Registergerichte kämpfen gegen Versäumnisse in der Einreichung der Jahresabschlüsse

Krzysztof WARAKOMSKI
Corporate Advisory Supervisor bei RSM Poland
Legal Counsel

Es ist schon ein Jahr her, als die revolutionären Änderungen im Bereich der Aufstellung und Einreichung von Jahresabschlüssen eingeführt wurden. Und so sind die Jahresabschlüsse seit 15. März 2018 elektronisch über das durch das Justizministerium zur Verfügung gestellte System einzureichen. Seit 1. Oktober des vorigen Jahres sind die bei dem Landesgerichtsregister (KRS) einzureichenden Unterlagen auch elektronisch zu erstellen. Die neuen Lösungen überraschten viele Unternehmen und verursachen eine nicht kleine Verwirrung in diesem bisher geordneten Bereich der Ausübung von Geschäftstätigkeit.

In den bisherigen Beiträgen auf unserem Blog besprachen wir bereits die wichtigsten Probleme bezüglich der E-Abschlüsse wie z.B. Erlangung der elektronischen Signatur oder die Möglichkeit der Einreichung eines Jahresabschlusses durch den Bevollmächtigten, der ein Rechtsanwalt (poln. radca prawny bzw. adwokat) ist. Da zurzeit mehrere in dem Landesgerichtsregister (KRS) eingetragene Gesellschaften (insbesondere diese mit der ausländischen Beteiligung) Versäumnisse in der Einreichung von Jahresabschlüssen haben, möchten wir die "Waffe" unter die Lupe nehmen, welche durch die Registergerichte zur Vollstreckung der Berichterstattungspflichten benutzt wird.

REGISTERGERICHTE IMMER WENIGER NACHSICHTIG

Es sieht so aus, als ob die Registergerichte ein paar vergangene Monate als ausreichend für das Sich-Anpassen der Unternehmen an die eingeführten Änderungen ansehen. Ein Beweis dafür ist eine zuletzt immer häufigere Praxis, die Gesellschaften aufzufordern, die ausstehenden Jahresabschlüsse innerhalb von 7 Tagen einzureichen, andernfalls kann ihnen eine Geldstrafe bis 15.000,00 PLN auferlegt werden. Solche Berechtigungen der Gerichte ergeben sich aus den Vorschriften des Gesetzes über das Landesgerichtsregister (KRS), die das sog. Zwangsverfahren regeln. Es ist jedoch zu beachten, dass das Setzen der siebentägigen Frist aufgrund der Rechtsvorschriften erfolgt und die Geldstrafe bis 1.000.000 PLN wiederholt werden kann. Die Geldstrafe wird entweder der Gesellschaft oder unmittelbar den Personen auferlegt, die bei dem jeweiligen Subjekt für die Einreichung des Jahresabschlusses zuständig sind. Bei der in Polen beliebten Gesellschaft mit beschränkter Haftung (poln. spółka z ograniczoną odpowiedzialnością) sind es in der Regel die Geschäftsführer.

AUFFORDERUNG ZUR EINREICHUNG DER JAHRESABSCHLÜSSE

Beim Erhalt der Aufforderung zur Einreichung des ausstehenden Jahresabschlusses hat man natürlich alle Maßnahmen vorzunehmen, um dieser Pflicht möglichst schnell nachzukommen. Nicht immer ist das aber einfach. Die Schwierigkeiten gibt es insbesondere in den Gesellschaften, wo die Geschäftsführer Ausländer sind. Durchgehen durch die Formalitäten bezüglich der Erlangung der elektronischen Signatur und alleine die Nutzung des IT-Systems zur Einreichung der Unterlagen bereiten ihnen grundlegende Schwierigkeiten. Es ist jedoch zu erinnern, dass zumindest das zweitgenannte Übel dadurch gemildert wurde, dass ein Jahresabschluss durch einen Bevollmächtigten (Rechtsanwalt) eingereicht werden kann. Es ist genauso wichtig, im Falle des Erhalts der Aufforderung zur Einreichung des ausstehenden Jahresabschlusses einen Kontakt mit dem Registergericht möglichst schnell aufzunehmen. Wie die Erfahrung zeigt, lässt ein schnelles Handeln in diesem Bereich schmerzliche Konsequenzen deutlich mindern. Es kann sogar dazu führen, dass man die Zahlung der Geldstrafe meidet, sogar wenn sie bereits auferlegt wurde.

ZWANGSVERFAHREN – RICHTIGE ZEIT FÜR NACHDENKEN ÜBER DIE ZUKUNFT DER GESELLSCHAFT

Die Versäumnisse bei der Einreichung von Jahresabschlüssen können verschiedene Gründe haben. Die fehlende regelmäßige Erfüllung der Berichterstattungspflichten soll vielleicht die Geschäftsführung dazu bringen, über das weitere Funktionieren der Gesellschaft auf dem Markt nachzudenken. Hat die Gesellschaft vor, ihre Geschäftstätigkeit fortzuführen, dann ist die schnelle und konsequente Erfüllung der Formalitäten durch die Geschäftsführer die beste Lösung – d.h. die Aufnahme des Kontakts mit dem Registergericht, Erlangung der elektronischen Signatur, Vorbereitung der Jahresabschlüsse etc. und Sorge um eine termingerechte Einreichung von Jahresabschlüssen in der Zukunft. Ein Großteil der Versäumnisse bei der Einreichung der Jahresabschlüsse betrifft die Gesellschaften mit beschränkter Haftung nach dem polnischen Recht, die ihre Geschäftstätigkeit nicht mehr ausüben oder gerade einstellen. In solchen Fällen sollte man andere Handlungsszenarien in Erwägung ziehen.

LIQUIDATION DER GESELLSCHAFT MIT BESCHRÄNKTER HAFTUNG ODER LÖSCHUNG DER GESELLSCHAFT IM REGISTER OHNE LIQUIDATION

Hat die Gesellschaft ein Vermögen sowie die erledigungsbedürftigen Interessen und ist die Fortführung ihrer Geschäftstätigkeit nicht geplant, dann sollte man grundsätzlich die formelle Liquidation gemäß den Vorschriften des Gesetzbuches der Handelsgesellschaften (KSH) durchführen. Die entsprechende Durchführung dieses Verfahrens lässt das peinliche Zwangsverfahren in der Zukunft meiden und sie bewahrt vor der rechtlichen Verantwortung aufgrund der nachlässigen Führung der Geschäfte der Gesellschaft. „Tote Seelen”, d.h. die Gesellschaften, die kein Vermögen haben und tatsächlich keine Geschäftstätigkeit ausüben, können aber auch in dem Register ohne Durchführung des formellen Liquidationsverfahrens gelöscht werden. Die Inanspruchnahme dieser Möglichkeit könnte eine Chance für diejenigen Subjekte sein, für welche die Erfüllung der ihnen auferlegten Pflichten die größten Schwierigkeiten bereiten würde. Man darf jedoch nicht vergessen, dass sowohl in dem erst- als auch in dem zweitgenannten Fall die bestimmten Anforderungen und Formalitäten – auch in Bezug auf die Berichterstattung – zu erfüllen sind. 

ERHÖHT DIE INFORMATISIERUNG DER BERICHTERSTATTUNGSPFLICHTEN DIE SICHERHEIT DES RECHTSVERKEHRS?

Die verstärkte Aktivität bei dem Zwingen zur Einreichung der ausstehenden Jahresabschlüsse lässt kühn vorhersagen, dass die Registergerichte die Gesellschaften immer genauer kontrollieren und ihre Unterlassungen bei der Erfüllung der Berichterstattungspflichten offen legen werden. Man braucht sich nicht zu wundern, weil die Informatisierung in den Registersachen gemäß der Annahme sicherlich die Gerichte entlastete und die Ressourcen für die Überprüfung und Vollstreckung der Unternehmenspflichten freisetzte. Deswegen kommt jetzt insbesondere für die in dem Landesgerichtsregister eingetragenen Gesellschaften die Zeit, sich für die Erfüllung der entsprechenden Pflichten im Bereich der E-Abschlüsse völlig einzusetzen und anschließend über das Schicksal dieser Subjekte auf dem Markt nachzudenken. Erhalten in dem Rechtsverkehr der Gesellschaften, die ihren Registerpflichten nicht nachkommen, wird immer mehr belastend und – in Bezug auf die immer lieber auferlegten Geldstrafen und das Risiko der strafrechtlichen Verantwortlichkeit für die Nichteinreichung der Jahresabschlüsse – auch teurer und risikoreicher sein.

Mühen Sie sich mit den Schwierigkeiten bei der Einreichung von Jahresabschlüssen ab oder brauchen Sie Unterstützung bei der erfolgreichen und sicheren Beendigung der Geschäftstätigkeit der Gesellschaft? Kontaktieren Sie uns. Unsere erfahrenen Experten helfen Ihnen gerne umfangreich bei der Erfüllung der Registerpflichten bzw. Löschung der Gesellschaft im Register.