Zentralregister der Wirtschaftlichen Eigentümer, also Transparenz über alles

Anna LEHMANN
Corporate Advisory Partner bei RSM Poland

Zuzanna BRÓDKA
Corporate Advisory Assistant bei RSM Poland

Seit 13. Juli 2019 gilt in Polen das Gesetz vom 1. März 2018 über Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung  (GBl. 2018 FN. 723, im Weiteren „Gesetz”). Diese Regelung hatte zum Ziel die vollständige und ordnungsgemäße Implementierung der Richtlinie (EU) 2015/849  des Europäischen Parlaments und des Rates vom 20. Mai 2015 zur Verhinderung der Nutzung des Finanzsystems zum Zwecke der Geldwäsche und der Terrorismusfinanzierung in die polnische Rechtsordnung. Manche Vorschriften sind erst 18 Monate nach der Bekanntgabe des Gesetzes, d.h. am 13. Oktober 2019 in Kraft getreten und beeinflussten wesentlich das Funktionieren von vielen Unternehmen.

Vom Standpunkt der Unternehmer sind die mit dem Gesetz eingeführten  Änderungen sehr wichtig und sie bringen mit sich sowohl die Vorteile als auch Beschwerlichkeiten. Es geht um die Einrichtung des Zentralregisters der Wirtschaftlichen Eigentümer (im Weiteren: „WiEReG” bzw. „Register”). Seit dem 13. Oktober 2019 ist jede Handelsgesellschaft ausgenommen Partnergesellschaften und öffentliche Aktiengesellschaften dazu verpflichtet, die Informationen über den wirtschaftlichen Eigentümer innerhalb der gesetzlichen Pflicht in dem Register offenzulegen.

Lesen Sie bitte unseren Beitrag, wo wir die wichtigsten Fragen in Bezug auf das Funktionieren des Registers ansprechen.

Zentralregister der Wirtschaftlichen Eigentümer – praktische Anwendung

Die Einrichtung des Zentralregisters der Wirtschaftlichen Eigentümer hat zum Ziel die Erhöhung der Sicherheit des Wirtschaftsverkehrs, Ermöglichung der Überprüfung der Geschäftspartner und Erleichterung der Überprüfung der Strukturen von juristischen Personen sowie der Erhebung und Verarbeitung der Informationen über wirtschaftliche Eigentümer der Handelsgesellschaften. Seit 13. Oktober kann jeder Unternehmer unentgeltlich einen Antrag bei dem Register stellen und daraus die Daten über die wirtschaftlichen Eigentümer seiner Geschäftspartner einholen – also erfahren, wer tatsächlich hinter dem jeweiligen Subjekt steht.

Wirtschaftlicher Eigentümer – also wer?  

Gemäß der allgemeinen, im Art. 2 Abs. 2 Nr. 1 des Gesetzes genannten Definition ist wirtschaftlicher Eigentümer eine natürliche Person bzw. natürliche Personen, die unmittelbar bzw. mittelbar die Kontrolle über den Kunden aufgrund ihrer Berechtigungen ausüben, welche sich aus den rechtlichen bzw. tatsächlichen Umständen ergeben und die Ausübung eines entscheidenden Einflusses auf die von dem Kunden vorgenommenen Tätigkeiten bzw. Handlungen ermöglichen, oder eine natürliche Person bzw. natürliche Personen, in deren Auftrag die Geschäftsbeziehungen aufgenommen werden oder eine gelegentliche Transaktion durchgeführt wird.

Um einen wirtschaftlichen Eigentümer zu benennen, suchen wir also immer nach einer natürlichen Person, die an der Spitze der Kapitalstruktur der jeweiligen Gruppe steht und unmittelbar bzw. mittelbar einen entscheidenden Einfluss auf die Gesellschaft hat. Oft ist das besonders im Falle der multinationalen Unternehmen mit einer komplexen Kapitalstruktur nicht einfach. Der Gesetzgeber bietet uns also mehr detaillierte Definitionen, die uns grundsätzlich die Suche bis zum Erfolg (d.h. bis wie die richtige natürliche Person finden) ermöglichen sollen.

Im Falle des Kunden, der eine andere juristische Person als die Gesellschaft ist, deren Wertpapiere zum Handel auf dem regulierten Markt zugelassen sind, der den Anforderungen der Offenlegung von Informationen aufgrund der EU-Rechtsvorschriften bzw. aufgrund der ihnen entsprechenden Rechtsvorschriften eines Drittstaates unterliegt, gilt als wirtschaftlicher Eigentümer:

• eine natürliche Person, die ein Anteilseigner bzw. Aktionär des Kunden ist und das Eigentumsrecht an mehr als 25% der Anteile bzw. Aktien dieser juristischen Person hat;
• eine natürliche Person, die über mehr als 25% aller Stimmen im beschlussfassenden Organ des Kunden auch als Pfandnehmer oder Benutzer oder aufgrund der Vereinbarungen mit anderen Stimmberechtigten verfügt;
• eine natürliche Person, die die Kontrolle über eine juristische Personen bzw. juristische Personen ausübt, die zusammen ein Eigentumsrecht an mehr als 25% der Anteile bzw. Aktien des Kunden haben oder zusammen über mehr als 25% aller Stimmen im Organ des Kunden auch als Pfandnehmer oder Benutzer oder aufgrund der Vereinbarungen mit anderen Stimmberechtigten verfügen.
• eine natürliche Person, die die Kontrolle über den Kunden dadurch ausübt, dass sie gegenüber dieser juristischen Person über die Berechtigungen nach Art. 3 Abs. 1 Nr. 37 des Gesetzes vom 29. September 1994 über Rechnungslegung (GBl. 2019, FN. 351) ausübt [es geht hier um die Berechtigungen des herrschenden Unternehmens, das die Kontrolle über das abhängige Unternehmen ausübt] oder
• eine natürliche Person, die der Führungsebene angehört, falls es nicht möglich war, die Identität der unter dem ersten, zweiten, dritten und vierten Gedankenstrich genannten Personen zu ermitteln bzw. falls die Zweifel dazu bestehen, was dokumentiert wurde, und falls kein Verdacht der Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung vorliegt.

Wir haben Rechte, aber natürlich auch Pflichten

Damit jeder Unternehmer die Daten seines Geschäftspartners in dem Register verifizieren kann, muss sie zuerst jeder Geschäftspartner (d.h. Unternehmer) an das WiEReG übermitteln.

Wer meldet?

Gemäß Art. 58 des Gesetzes sind zur Übermittlung der Informationen über wirtschaftliche Eigentümer und Aktualisierung der in dem Register bereits veröffentlichten Daten folgende Subjekte verpflichtet:

• offene Handelsgesellschaften;
• Kommanditgesellschaften;
• Kommanditgesellschaften auf Aktien;
• Gesellschaften mit beschränkter Haftung;
• einfache Aktiengesellschaften und
• Aktiengesellschaften ausgenommen öffentliche Aktiengesellschaften im Sinne des Gesetzes über Handel mit Finanzinstrumenten und des Gesetzes über öffentliches Angebot und Voraussetzungen für Einführung der Finanzinstrumente in das organisierte Handelssystem und über öffentliche Gesellschaften (GBl. 2019 FN. 623.).

Was meldet?

Meldepflichtige Informationen umfassen:

1. Identifikationsdaten der Gesellschaften nach Art. 58 des Gesetzes und nämlich:

• Bezeichnung (Firma),
• Organisationsform,
• Sitz,
• Nummer in dem Landesgerichtsregister (KRS),
• Steuernummer,

2. Identifikationsdaten des wirtschaftlichen Eigentümers und des Organmitglieds bzw. des zur Vertretung der vorgenannten Gesellschaften berechtigten Gesellschafters:

• Vorname und Name,
• Staatsangehörigkeit,
• Staat des Wohnsitzes,
• PESEL-Nummer oder das Geburtsdatum – im Falle der Personen ohne PESEL-Nummer,
• Informationen über die Beteiligung (Ausmaß und Charakter) oder über die dem wirtschaftlichen Eigentümer zustehenden Berechtigungen.

Wer ist dafür zuständig?

Zur Anmeldung ist die vertretungsberechtigte Person bzw. Personen des Subjekts gemäß der in dem polnischen Landesgerichtsregister genannten Vertretungsregelung, darunter auch der Prokurist der Gesellschaft ermächtigt. Derzeit ist es nicht möglich, den Antrag über den dafür individuell bestellten Bevollmächtigten einzureichen. Die Anträge sollen elektronisch gemäß dem durch das Finanzministerium bereitgestellten Muster ausgefüllt, mit der qualifizierten elektronischen Signatur bzw. mit einer mit dem vertrauenswürdigen ePUAP-Profil bestätigten Signatur versehen und anschließend über die bestimmte Webseite des Finanzministeriums gestellt werden.

Um dieser Pflicht nachkommen zu können, muss man über einen Internetzugang und einen installierten Browser verfügen. Das Verfahren setzt sich aus den folgenden Schritten zusammen:

• Anzeige der Webseite des Finanzministeriums,
• Angabe der oben erwähnten Identifikationsdaten der Gesellschaft,
• Auswahl des Datums der Anmeldung – das Datum des Anmeldung muss mit dem Datum übereinstimmen, welches Einfluss auf die Registrierung der Gesellschaft beim Zentralregister der Wirtschaftlichen Eigentümer bzw. Einfluss auf die Aktualisierung der im Register bereits enthaltenen Daten hat, welche geändert wurden,
• Eintragung der Daten des Wirtschaftlichen Eigentümers,
• Markieren der Haftungsklausel,
• Exportieren der ausgefüllten Anmeldung,
• Unterzeichnung und Hochladung der Anmeldung bei dem Zentralregister der Wirtschaftlichen Eigentümer.

Nicht gleiche Fristen

In Bezug auf die Fristen für Anmeldungen beim WiEReG sind die bereits in dem Landesgerichtsregister (KRS) eingetragenen Subjekte privilegiert. Die Frist für Anmeldung der Identifikationsdaten der Gesellschaften und der Daten des wirtschaftlichen Eigentümers beträgt bei Handelsgesellschaften, die in das Landesgerichtsregister vor dem Inkrafttreten dieser Vorschriften des Gesetzes, d.h. vor 13. Oktober 2019 eingetragen wurden, 6 Monate ab diesem Tag, d.h. die Anmeldung sollte bis 13. April 2020 erfolgen.  

Angesichts der COVID-19-Pandemie wurde die Frist für die Anmeldung der Daten des wirtschaftlichen Eigentümers von 6 auf 9 Monate – d. h. bis zum 13. Juli 2020 verlängert. Somit haben alle Handelsgesellschaften, welche in das Landesgerichtsregister vor 13. Oktober 2019 eingetragen wurden, die gesetzliche Pflicht bis zum 13. Juli 2020 zu erfüllen. Die Änderung der Frist bezieht sich ausschließlich auf die Handelsgesellschaften, welche  in das Landesgerichtsregister vor 13. Oktober 2019 eingetragen wurden.

Dagegen gilt für die Gesellschaften, die in das Landesgerichtsregister seit 13. Oktober 2019 eingetragen wurden, eine Frist von 7 Werktagen für die Einreichung des Antrags beim WiEReG. Diese Frist läuft ab dem Tag der Eintragung in das Landesgerichtsregister.

Gemäß den Bestimmungen des Gesetzes sind auch die Gesellschaften, die die Daten bei dem Register bereits angemeldet haben, dazu verpflichtet, diese im Falle irgendwelcher Änderung innerhalb von 7 Werktagen nach dem Zustandekommen der Änderung zu aktualisieren.

Zuckerbrot und Peitsche

Sowohl die Stellung des Antrags auf die Eintragung ins Register als auch die Einholung der Daten daraus ist unentgeltlich. Neben dem Zuckerbrot, d.h. der Nutzen aus der Transparenz der Unternehmensstruktur der Geschäftspartner, hängt auch über den Geschäftsführungen/Vorständen der Gesellschaften eine Peitsche. Die Sanktion für die Nichteinhaltung der im Gesetz genannten Frist für die Übermittlung der erforderlichen Informationen an das WiEReG ist nämlich eine Geldstrafe bis 1 Mio. PLN.

Es muss betont werden, dass Falschaussage oder Unterdrückung der Wahrheit nach dem Strafgesetzbuch bestraft wird. Somit müssen alle in dem Register angegebenen Daten dem aktuellen rechtlichen Sachverhalt entsprechen.

Die Anmeldung des Wirtschaftlichen Eigentümers bei dem Register kann dem Unternehmer nicht selten den Schlaf rauben. Dies ist die nächste von dem durchschnittlichen Burger zu erfüllende Pflicht, welcher mehr und mehr zu einem Experten im Bereich des Handelsrechts werden muss. Wir hoffen jedoch darauf, dass unser Beitrag Ihnen das Thema näher bringt und die Erfüllung dieser Pflicht deutlich erleichtert.  

Sollten Sie Fragen dazu haben oder möchten Sie dieses Thema näher besprechen, stehen wir Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung.