Aneta STANIEWSKA
Accounting Semi-Senior bei RSM Poland
Es kommt die Zeit für den Abschluss der Bücher für das Geschäftsjahr 2016 und die Aufstellung der Jahresabschlüsse. Um die Vermögenslage des Subjekts zum Ende des jeweiligen Geschäftsjahres zuverlässig darstellen zu können, soll man die Inventur innerhalb von bestimmten Fristen und mit der bestimmten Häufigkeit durchführen. Die Anweisungen dafür bestimmt Art. 26 des Rechnungslegungsgesetzes.
Methoden für Inventur der Forderungen und Verbindlichkeiten
Die Inventur der Abrechnungen hat zum Ziel die Überprüfung des Stands von Abrechnungen in den Handelsbüchern zum jeweiligen Tag. Die Inventur der Abrechnungen wird durchgeführt durch:
- Versendung der schriftlichen Saldenbestätigungen an die Geschäftspartner zwecks Einholen der Bestätigung deren Übereinstimmung. Das Rechnungslegungsgesetz verbietet nicht die Übermittlung der Saldenbestätigungen auf elektronischem Weg. Wir versenden an den Geschäftspartner die Zusammenstellungen mit allen Bestandteilen des fälligen Betrags, d.h. samt den eventuell berechneten Zinsen, falls sie bei dem Vertragsabschluss abgestimmt wurden. Beim Auftreten von Unstimmigkeiten sind die Abweichungen aufzuklären, sonst können solche Beträge als zweifelhafte oder bestrittene Forderungen eingestuft und aufgenommen werden. Es ist zu beachten, dass der Verjährungslauf durch eine Saldenbestätigung unterbrochen wird, welche durch eine zur Vertretung des jeweiligen Subjekts berechtigte Person akzeptiert und unterzeichnet wurde.
- Vergleich der Bücherdaten mit den entsprechenden Unterlagen. Diese Methode ist u.a. auf folgende Abrechnungen anzuwenden:
- bestrittene und zweifelhafte Forderungen,
- öffentlich-rechtliche Abrechnungen, wie z.B. Sozialversicherungsbeiträge, die bei dem Staatlichen Fonds zur Rehabilitation Behinderter (PFRON) entrichteten Gebühren, KSt-, USt- und ESt-Abrechnungen,
- Lohn- und Gehaltsabrechnungen sowie sonstige Abrechnungen mit den Arbeitnehmern.
Man darf nicht vergessen, dass nicht geprüfte Salden nicht bestätigt werden.
Die Inventurfrist gilt als beachtet, falls man mit der Inventur nicht früher als 3 Monate vor dem Abschluss des jeweiligen Geschäftsjahres angefangen hat und sie bis zum 15. Tag des darauf folgenden Geschäftsjahres abgeschlossen wurde. Die fehlende Antwort auf die Aufforderung zur Saldenbestätigung ist keinesfalls als die Saldenannahme zu betrachten.
Grundsätzlich hat ein Gläubiger die Rechnungsbestätigung zu beantragen. Übermittelt er keine Bitte um die Saldenbestätigung, empfiehlt es sich für eine zuverlässige Erfüllung der Inventurpflicht, sich an den Gläubiger mit der Bitte um die Bestätigung unserer Verbindlichkeit zu wenden. Im Laufe der Überprüfung kann sich nämlich erweisen, dass unsere Verbindlichkeit bezahlt, ausgeglichen bzw. eingestellt wurde und dies aufgrund eines Fehlers in den Handelsbüchern nicht markiert wurde.
Zum Bilanzstichtag hat man auch die Bestätigung des Stands unserer Mittel auf den Bankkonten (d.h. Bestätigung des Kontostands zum 31.12 durch die Bank) und in der Kasse (Erstellung des Kasseninventurprotokolls) einzuholen.
Inventur der Sachanlagen
Genauso wichtig ist die Durchführung der Inventur von Sachanlagen. In der Regel wird sie zum Bilanzstichtag durchgeführt. Gemäß dem Rechnungslegungsgesetz können hier bestimmte Vereinfachungen eintreten. Sie beruhen auf der Möglichkeit, die Inventur von Sachanlagen sowie von Anlagen und Maschinen, die einer Investition unterliegen, nicht seltener als alle vier Jahre am beliebigen Tag des jeweiligen Jahres als körperliche Bestandsaufnahme durchzuführen.
Die Ursachen für Entstehen der Inventurdifferenzen werden durch die Inventurkommission in dem Inventurprotokoll angegeben. Ihre Ermittlung sowie Art und Weise der Abrechnung soll in dem Überprüfungsprotokoll der Inventurdifferenzen erfasst werden, das durch die Leitung des Subjekts genehmigt wurde. Diese Unterlagen sind Grundlage für die Abrechnung von Inventurdifferenzen in den Handelsbüchern. Die während der Inventur festgestellten Differenzen können
- Mangel oder
- Überschüsse
sein.
Bei der Angabe einer Sachanlage hat man vor ihrer Eintragung in die Handelsbücher ihren Anfangswert zu ermitteln.
Methode der Inventur von immateriellen Vermögensgegenständen des Anlagevermögens
Und was mit den immateriellen Vermögensgegenständen des Anlagevermögens? Als immaterielle Vermögensgegenstände des Anlagevermögens gelten u.a. Patente, Lizenzen, Warenmarken und vor allem die Software. Sie sind immateriell, d.h. man kann sie weder zählen noch messen, also in Bezug auf sie keine körperliche Bestandsaufnahme durchführen. Die einzige richtige und geltende Inventurmethode für immaterielle Vermögensgegenstände des Anlagevermögens ist also die Saldenüberprüfung.
Was soll man bei der Inventur der Vorräte beachten?
Man darf auch nicht vergessen, die Inventur der Vorräte durchzuführen. Gemäß dem Rechnungslegungsgesetz wird die Inventur der Bestandteile von Aktiva und Passiva (darunter auch der Vorräte) grundsätzlich zum Bilanzstichtag durchgeführt. Diese Pflicht ergibt sich aus dem Inhalt des Art. 26 Abs. 1 Rechnungslegungsgesetz. Die Frist und Häufigkeit der Inventur gelten als eingehalten, falls man mit der Inventur der im Art. 26 Abs. 3 Nr. 1 Rechnungslegungsgesetz genannten Bestandteile von Aktiva nicht früher als 3 Monate vor dem Abschluss des jeweiligen Geschäftsjahres angefangen hat und sie bis zum 15. Tag des darauf folgenden Geschäftsjahres abgeschlossen wird. Die Inventur der Vorräte erfolgt als körperliche Bestandsaufnahme. Mit der Durchführung der körperlichen Bestandsaufnahme kann ein externes Unternehmen beauftragt werden. Trotzdem ist immer für diese Durchführung und ihren Ablauf die Leitung des Subjekts zuständig. Sie ist verpflichtet, eine Inventurkommission einzuberufen und ihren Vorsitzenden zu wählen.
Die Vorräte, die zwar Eigentum des Subjekts sind, aber sich außerhalb des Subjekts befinden, sind aufgrund der von den Geschäftspartnern erhaltenen Bogen, welche die Durchführung der körperlichen Bestandsaufnahme bestätigen, oder aufgrund der Bestätigungen des in den Büchern des Subjekts ausgewiesenen Mengenbestands dieser Vorräte zu inventarisieren. Die Grundsätze für Einholen von Bestätigungen sind analog zu den bei der Inventur der Forderungen geltenden Grundsätzen. Bei der fehlenden Information von dem jeweiligen Geschäftspartner wird die Inventur der Vorräte durch den Vergleich der Daten aus den Büchern mit den entsprechenden Unterlagen und die Wertüberprüfung der Bestandteile von Vorräten durchgeführt.
Dagegen werden die Vorräte, die Eigentum anderer Subjekte sind, z.B. nicht entgegengenommene Lieferungen, in Kommission gegebene Waren, verkaufte, aber nicht abgeholte Waren bzw. Fertigprodukte, fremde Mehrwegverpackungen, die sich bei dem Subjekt befinden, auch durch die körperliche Bestandsaufnahme inventarisiert, jedoch beruht diese Aufnahme ausschließlich auf der Ermittlung des Mengenbestands. Die Ergebnisse solch einer Aufnahme werden an den Eigentümer der Vorräte weitergeleitet.
Das Rechnungslegungsgesetz ermöglicht den Subjekten die Durchführung der Inventur von Waren (RHB-Stoffen) alle zwei Jahre, wobei dies nur Waren (RHB-Stoffe) betrifft, die:
- sich in den bewachten Lagerstätten befinden,
- mengen- und wertmäßig erfasst werden.
Diese Voraussetzungen müssen gemeinsam erfüllt werden.
Inventur garantiert Zuverlässigkeit des Jahresabschlusses
Die Subjekte sind verpflichtet, ihre Vermögens- und Finanzlage sowie das Finanzergebnis zuverlässig und klar darzustellen. Aus diesem Grundsatz ergibt sich mittelbar die Pflicht zur Durchführung der Inventur, denn die in den Jahresabschlüssen erfassten Daten können nur dann glaubwürdig sein, wenn die Buchhaltungsdaten in Bezug auf den jeweiligen Sachverhalt überprüft wurden. Erst nach der Bestätigung des Stands von den einzelnen Vermögensgegenständen, und Aufklärung der entstandenen Inventurdifferenzen können die geführten Bücher und Aufzeichnungen als ordnungsgemäß und die in dem Jahresabschluss enthaltenen Daten als wahrheitsgemäß eingestuft werden.