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Wie soll man eine Prüfungsgesellschaft richtig wählen?

Piotr STASZKIEWICZ
Audit Partner bei RSM Poland

Wir schrieben auf unseren Seiten sowie in den landesweiten Tageszeitungen viel darüber, wie wichtig die Prüfungsleistungen sind, wie viel sie für das Business bedeuten und wie die Zusammenarbeit der Geschäftsführungen/Vorstände oder Aufsichtsorgane mit den Abschlussprüfern aussehen bzw. wodurch sich ein Abschlussprüfer kennzeichnen soll. Jetzt kommt die Zeit, um ein paar Worte darüber zu sagen, wie man solch einen Abschlussprüfer (Wirtschaftsprüfer bzw. eine Prüfungsgesellschaft) wählen soll.

Viele Unternehmer sind sich dessen immer noch nicht bewusst, dass ihr Unternehmen einer obligatorischen Abschlussprüfung durch Wirtschaftsprüfer unterliegt und die Verteilung des Ergebnisses für das jeweilige Geschäftsjahr ohne die Prüfungsdurchführung kraft Gesetzes ungültig ist. Viele Buchhalter und Geschäftsführungen/Vorstände haben zwar die Kenntnis davon, aber sie behandeln dieses Thema nicht immer richtig, u.a. indem sie einen Abschlussprüfer entgegen den Bestimmungen des Bilanzrechts wählen. Hier ist zu betonen, dass ein nicht ordnungsgemäß gewählter Abschlussprüfer das Risiko der Ungültigkeit der Abschlussprüfung und somit der Ungültigkeit der Ergebnisverteilung kraft Gesetzes mit sich bringt. Es gibt auch manche Subjekte, die sich der Notwendigkeit einer Abschlussprüfung bewusst sind und die Grundsätze einer ordnungsgemäßen Wahl der Prüfungsgesellschaft kennen, aber trotzdem wählen sie diese unkorrekt, wenn es um die Zusammenarbeit des Subjekts mit dem Abschlussprüfer geht.

Nachfolgend präsentieren wir in einigen Schritten unserer Meinung nach die wichtigsten Grundsätze, nach denen sich die Unternehmen bei der Wahl des Abschlussprüfers richten sollen.

Erstens – Pflicht zur Abschlussprüfung

Zuerst ist zu ermitteln, welche Subjekte der obligatorischen Abschlussprüfung unterliegen. Zur Bereitstellung der Jahresabschlüsse zur Prüfung durch einen Wirtschaftsprüfer sind nämlich nicht nur diejenigen Subjekte verpflichtet, die zwei von drei Kriterien (d.h. Bilanzsumme, Umsatz und Beschäftigung) erfüllen, sondern auch gemäß Art. 64 Abs. 1, 3 und 4 des Rechnungslegungsgesetzes (im Weiteren: RLG) u.a. die Banken, Aktiengesellschaften, übernehmende Gesellschaften sowie die aufgrund der Verschmelzung neu gegründeten Gesellschaften, Subjekte, die ihre Abschlüsse nach IFRS aufstellen sowie Kapitalgruppen, die die Konzernabschlüsse aufstellen. In unserem beruflichen Alltag gibt es oft Situationen, wo die in Bezug auf Bilanzsumme, Umsatz oder Beschäftigung kleinen Aktiengesellschaften die Anforderung der Abschlussprüfung außer Acht lassen.

Zweitens – zur Wahl des Abschlussprüfers berechtigtes Organ

Grundsätzlich wird der Abschlussprüfer (die Prüfungsgesellschaft, Art. 66 Abs. 4 RLG) durch das Feststellungsorgan gewählt, es sei denn, dass z.B. die Satzung bzw. der Vertrag etwas anderes vorsieht. Nicht selten kommt es vor, dass die Wahl des Abschlussprüfers von den Eigentümern auf den Aufsichtsrat übertragen wird. Wichtig ist jedoch die Tatsache, dass solch eine Wahl die Geschäftsleitung des Subjekts (meistens gleichzusetzen mit Geschäftsführung/Vorstand) treffen kann.

Drittens – Vertrag mit dem Abschlussprüfer für mindestens zwei Jahre

An dieser Stelle soll man daran erinnern, dass mit den neuesten Änderungen im RLG die Pflicht zum Abschluss des Vertrags mit dem Abschlussprüfer für mindestens 2 Jahre eingeführt wurde (Art. 66 Abs. 5). Im Falle der gesetzlichen Abschlussprüfung ist der erste Vertrag mit der Prüfungsgesellschaft über Prüfung des Jahresabschlusses für eine Dauer von mindestens zwei Jahren mit der Möglichkeit seiner Verlängerung auf weitere mindestens zweijährige Zeiträume abzuschließen.

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Viertens – Erhaltung der Unabhängigkeit

Bei der Wahl der Prüfungsgesellschaft soll man sich nicht nur an der Notwendigkeit der Erhaltung der Unabhängigkeit, sondern auch an der Erfahrung des Abschlussprüfers, seinen Geschäftskenntnissen, den internen Überprüfungsgrundsätzen der Prüfungsgesellschaft, den durch diese Gesellschaft erfüllten Grundsätzen der kontinuierlichen Verbesserung, der Anwendung der Berufsethik oder an dem Ansehen der Prüfungsgesellschaft orientieren. Über die Unabhängigkeit könnte man ein paar separate Artikel schreiben, jedoch scheint es aufgrund unserer Beobachtungen wichtig zu sein zu betonen, dass zwischen der Prüfungsgesellschaft, und insbesondere dem verantwortlichen Wirtschaftsprüfer und seinem Mandanten weder Personen- noch Kapitalverflechtungen vorliegen dürfen, was im Endeffekt eine subjektive Planung der Prüfungshandlungen und die anschließende Ausstellung eines fehlerhaften Prüfungsberichts (früher: Prüfungsurteils) verursachen könnte. Auch der Abschlussprüfer, der unter dem Druck seines Mandanten handelt, setzt sich dem unethischen und von seinem Mandanten abhängigen Handeln aus. Dieses Thema wurde ausführlicher im Gesetz über Wirtschaftsprüfer, anerkannte Wirtschaftsprüfungsgesellschaften und öffentliche Aufsicht (im Weiteren: WPG) angesprochen, wo wir z.B. im Art. 69 Abs. 2 lesen können: Die Prüfungsgesellschaft und der verantwortliche Wirtschaftsprüfer führen die Abschlussprüfung nicht durch, falls das Risiko einer Selbstkontrolle, des Ziehens daraus eigener Vorteile, der Förderung der Interessen des zu prüfenden Subjekts, der Vertrautheit bzw. Einschüchterung aufgrund des finanziellen, persönlichen, wirtschaftlichen Verhältnisses, Arbeitsverhältnisses oder eines anderen Verhältnisses zwischen dem zu prüfenden Subjekt und dem verantwortlichen Wirtschaftsprüfer besteht […].

Fünftens – besser früher als später

Vorbereitungsarbeiten entsprechend planen kann, indem sie einen Wert auf die Prüfung der internen Kontrolle und das Kennenlernen des Geschäfts des Mandanten legt. Dadurch verlaufen weitere Tests und Abschlussarbeiten reibungslos, was sicherlich für das zu prüfende Subjekt vorteilhaft sein wird. Es ist zu beachten, dass sich die meisten Subjekte für Abschlussprüfung im Zeitraum Februar-März entscheiden, wenn man zusätzlich steuerliche Zusammenstellungen, Budgetpläne, Berichte für Muttergesellschaften usw. erstellen muss. Eine entsprechend früher geplante Zusammenarbeit mit dem Abschlussprüfer lässt das Handeln in Eile vermeiden und somit dem Subjekt viele Nutzen bringen. Über die Zusammenarbeit der Buchhalter, Geschäftsführungen/Vorstände und Aufsichtsräte mit dem Abschlussprüfer schrieben wir ausführlicher auf unserem Blog im Mai 2017.

Man soll hinzufügen, dass die Zeit der Wahl des Abschlussprüfers ihm die Beobachtung der Inventur ermöglichen soll, die als ein grundlegender Test für das Vorhandensein von Vorräten gilt und sich durch andere Verfahren wie z.B. bei Überprüfung des Umlaufvermögens kaum ersetzen lässt. Die Subjekte, die ihre Jahresabschlüsse z.B. zum 31.12.2019 aufstellen, sollen also grundsätzlich schon die ersten Treffen mit den Abschlussprüfern und Besprechung der Zusammenarbeit mit ihnen in den kommenden Monaten hinter sich haben. Natürlich wäre es besser, mit dem Abschlussprüfer kontinuierlich zusammenzuarbeiten oder ihn zumindest für ein paar Jahre zu wählen – ein zu häufiger Wechsel des Abschlussprüfers, bevor dieser das Geschäft seines Mandanten und seine Risiken echt richtig kennen lernt, bringt keinen Mehrwert nicht nur den Eigentümern, sondern auch der Geschäftsleitung und den Buchhaltern des Subjekts.

Zusammenfassung

Um eine Prüfungsgesellschaft richtig zu wählen, lohnt es sich also:

  • das Auswahlverfahren entsprechend früh zu planen;
  • die Daten über die Abschlussprüfer zu sammeln und ein vollständiges Bild über sie zu erhalten, die Meinungen über ihre Arbeit kennenzulernen, die Kenntnis davon zu haben, ob die jeweilige Prüfungsgesellschaft über entsprechende Ressourcen verfügt, seine interne Überprüfung durchführt und eigene technische Abteilung für Lösung von außergewöhnlichen Fragen u. dgl. hat;
  • vor der Wahl des Abschlussprüfers zwei oder drei Prüfungsgesellschaften zu einem Treffen einzuladen, um sich davon zu überzeugen, wie sie die Zusammenarbeit mit dem Mandanten behandeln, um die Prüfungsmethodologie zu verstehen und zu sehen, ob sich die beiden Parteien während der Zusammenarbeit miteinander kommunizieren werden können. Gut, falls das zu prüfende Subjekt davon überzeugt ist, dass der Abschlussprüfer die Erwartungen der Eigentümer, auch z.B. im Falle der Prüfung des zusätzlichen, nach US GAAP bzw. IFRS erstellten Konsolidierungspakets erfüllen wird;
  • das Thema der Rechnungsstellung für zusätzliche, über die Prüfungshandlungen hinausgehende Tätigkeiten, Aufklärungen bzw. erneute Überprüfungen von Abschlüssen anzusprechen.

Erst nach Einholung der vorgenannten Informationen soll die Geschäftsleitung des Subjekts seinen Eigentümern bzw. dem Aufsichtsrat die jeweilige Prüfungsgesellschaft mit voller Überzeugung empfehlen. Und nach der Fassung des Beschlusses über die Wahl und Unterzeichnung des Vertrags über Durchführung der Abschlussprüfung sollen die beiden Parteien eine gute, langfristige und für alle Interessengruppen erfolgreiche Zusammenarbeit anfangen. Damit es dazu kommt, sollen sich auch die Gesellschafter bzw. Aufsichtsräte an dem Wahlprozess beteiligen.

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