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Wer hat Pflicht zur vollständigen Buchführung?

Karolina STANKIEWICZ
Accounting Assistant bei RSM Poland

Die Ausübung der Geschäftstätigkeit hängt untrennbar mit der Buchführungspflicht zusammen. Ein Unternehmer kann die Bücher entweder alleine führen oder damit ein Buchführungsbüro beauftragen. Am häufigsten wird diese Pflicht durch die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR), d.h. durch die vereinfachte Buchführung erfüllt. Eine andere Möglichkeit, die jedoch mehr Zeit und Geld in Anspruch nimmt, ist die vollständige Buchführung. Man soll also wissen, wer zur vollständigen Buchführung verpflichtet ist und wie er sich darauf vorbereiten kann.

 Wer ist verpflichtet, anstatt EÜR die Handelsbücher zu führen?

Gemäß Art. 2 des Gesetz vom 29. September 1994 über die Rechnungslegung (einheitliche Fassung: GBl. 2013, FN 330 m. Ä.) sind zur Führung der Handelsbücher Personengesellschaften, Kapitalgesellschaften, darunter auch Kapitalgesellschaften in Organisation, Gesellschaften bürgerlichen Rechts (ausgenommen Gesellschaften bürgerlichen Rechts der natürlichen Personen) sowie sonstige juristische Personen ausgenommen dem Fiskus und der Polnischen Nationalen Bank (NBP) verpflichtet. Diese Pflicht erstreckt sich auch auf die Organisationseinheiten, die aufgrund der Bankrechts, der Vorschriften über den Wertpapierverkehr, Vorschriften über die Ausübung der Geschäftstätigkeit als Versicherungsunternehmen und Rückversicherungsunternehmen, Vorschriften über genossenschaftliche Spar- und Kreditkassen sowie aufgrund der Vorschriften über Organisation und Funktionieren der Rentenfonds handeln, sowie u.a. die Gemeinden, Kreise, Woiwodschaften und ihre Zusammenschlüsse sowie Niederlassungen und Repräsentanzen der ausländischen Unternehmer. Diese Vorschriften finden dann Anwendung, wenn die vorgenannten Subjekte ihren Sitz bzw. Sitz der Geschäftsleitung auf dem Gebiet der Republik Polen haben.

Höchstgrenze für Umsatzerlöse vs. vollständige Buchführung

Zu bemerken ist, dass in den Vorschriften des Gesetzes über die Rechnungslegung die Höchstgrenze für die in dem vorangegangenen Geschäftsjahr erzielten Erlöse aus Verkauf von Waren, Produkten und Finanzgeschäften genannt wird, die für die Entstehung der Pflicht zur vollständigen Buchführung für diese Subjekte entscheidend ist. Das ist der Gegenwert von 1.200.000 Euro in polnischen Zloty.

Gemäß den Vorschriften des Gesetzes über die Rechnungslegung ist dieser Betrag in Zloty nach dem durchschnittlichen Wechselkurs der Polnischen Nationalen Bank (NBP) vom 30. September des dem jeweiligen Geschäftsjahr vorangegangenen Jahres umzurechnen. Die Höchstgrenze, nach deren Überschreiten sich die o.g. Subjekte seit 1. Januar 2015 auf die vollständige Buchführung umstellen mussten, lag zuletzt bei 5.010.600 PLN, denn der durchschnittliche Wechselkurs betrug zum 30. September 2014 gemäß der Tabelle Nr. 189/A/NBP/2014 4,1755 PLN. Zu betonen ist, dass gemäß dem veröffentlichten Gesetz vom 23. Juli 2015 über die Änderung des Gesetzes über die Rechnungslegung und einiger anderen Gesetze (einheitliche Fassung: GBl. 2015 FN 1333) die Höchstgrenze aufgrund der Umrechnung nach dem Wechselkurs der Polnischen Nationalen Bank vom ersten Werktag des Oktobers ermittelt wird.

Bei Ermittlung der Umsatzerlöse, die in dieser Höchstgrenze enthalten sind, sollen die Subjekte die Abweichungen zwischen den Umsatzerlösen, die unter diese Höchstgrenze gemäß dem Gesetz über die Rechnungslegung sowie gemäß dem Gesetz vom 26. Juli 1991 (einheitliche Fassung: GBl. 1991 Nr. 80 FN 350) über die Einkommensteuer (EStG) fallen, berücksichtigen. Nach Art. 14 EStG sind innerhalb dieser Höchstgrenze die geschuldeten Beträge, sogar die noch nicht erhaltenen enthalten, und beim Verkauf der mit der Umsatzsteuer besteuerten Waren und Dienstleistungen ist der Verkaufswert um die zustehende USt zu verringern. Entgegen den Vorschriften des Gesetzes über die Rechnungslegung sollen  innerhalb dieser Höchstgrenze auch die Erlöse aus Verkauf von Sachanlagen, die Beihilfen und Subventionen und u.a. geldwerte Vorteile oder Währungskursdifferenzen berücksichtigt werden. Bei  Subjekten, die nur EÜR führen, ist die Höchstgrenze für Umsatzerlöse aufgrund der EStG-Vorschriften zu ermitteln, dagegen sind Subjekte mit der vollständigen Buchführung zur Ermittlung der Höchstgrenze in zwei Varianten verpflichtet. Betrifft die Umstellung auf vollständige Buchführung eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts der natürlichen Personen, Offene Handelsgesellschaft der natürlichen Personen oder eine Partnerschaftsgesellschaft, wird die Höchstgrenze aufgrund der Erlöse der Gesellschaft und nicht ihrer Gesellschafter ermittelt.

Sehr wichtig ist, im Laufe des Jahres, und insbesondere im letzten Vierteiljahr, die Höhe der erzielten Umsatzerlöse zu überwachen und beim Auftreten von Voraussetzungen für Überschreiten der Höchstgrenze für Umsatzerlöse sich auf diese Eventualität je nach Möglichkeit gut vorzubereiten. Beim Überschreiten der vorgenannten Höchstgrenze für die Umsatzerlöse für 2015 hat nämlich das Subjekt zur vollständigen Buchführung bereits ab 1. Januar 2016 zu übergehen, was zahlreiche zusätzliche Pflichten mit sich bringt. Aufgrund dieser Änderung soll das Subjekt u.a.:

  • zum 31. Dezember 2015 die Einnahmenüberschussrechnung schließen, indem es die körperliche Bestandsaufnahme von Waren, Material, Halbfertigfabrikaten, Fertigerzeugnissen sowie Abfall und Mängeln durchführt und diese innerhalb von 14 Tagen nach Abschluss dieser Bestandsaufnahme bewertet;
  • zum 31. Dezember 2015 ein Inventar, d.h. das Verzeichnis von Aktiva und Passiva erstellen, das gemäß dem Gesetz über die Rechnungslegung zu bewerten ist, was zusätzlich u.a. der Abstimmung von Abrechnungen mit der Bank und den sonstigen Geschäftspartnern bedarf. Das erstellte Inventar bildet dann die Grundlage für Erstellung der Eröffnungsbilanz;
  • zum 1. Januar 2016 Handelsbücher öffnen, die aus dem Grundbuch, Hauptbuch, den Nebenbüchern, der Summen- und Saldenliste des Hauptbuches, der Saldenliste der Nebenbücher und dem Inventar bestehen, was spätestens bis zum 15. Januar 2016 vorzunehmen ist.

Rechnungslegungspolitik und sonstige Anforderungen

Es ist auch notwendig, die Politik (Grundsätze) der Rechnungslegung festzulegen, wo u.a. das angenommene Geschäftsjahr, die Bewertungsmethoden für Aktiva und Passiva sowie Art und Weise der Ermittlung des Finanzergebnisses zu bestimmen sind. Darüber hinaus soll dieses Dokument den von dem Subjekt erstellten betrieblichen Kontenplan, das Verzeichnis der Handelsbücher sowie – was nicht auszulassen ist – Beschreibung des EDV-Systems enthalten, falls die Bücher per EDV geführt werden. Zuvor ist also auch zu überlegen, ob die Umstellung auf die vollständige Buchführung der Änderung der bisherigen bzw. Nutzung einer mehr fortgeschrittenen Computersoftware nicht bedarf.

Zu den neuen Aufgaben des Subjekts mit der vollständigen Buchführung gehört auch die Aufstellung des Jahresabschlusses zum Ende des Geschäftsjahres, der aus der Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, Zusätzlichen Information als Einführung zum Jahresabschluss sowie den Zusätzlichen Informationen und Erläuterungen besteht. Unterliegt das jeweilige Subjekt der Abschlussprüfung von einem Wirtschaftsprüfer, dann hat der Jahresabschluss auch den Eigenkapitalspiegel (bei Investmentfonds – die Tabelle der Veränderungen des Nettovermögens) sowie die Kapitalflussrechnung zu enthalten.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Pflicht zur vollständigen Buchführung mit einem zusätzlichen Arbeitsaufwand zum Zeitpunkt des Übergangs von der vereinfachten zur vollständigen Buchführung sowie in den darauf folgenden Geschäftsjahren zusammenhängt. Sowohl die ein Gewerbe treibende natürliche Person sowie die Geschäftsleitung einer großen Kapitalgesellschaft sollen beachten, dass sie für eine richtige und ordnungsgemäße Führung der Bücher verantwortlich sind. Deswegen sollte man erwägen, das Outsourcing der Buchhaltung in Anspruch zu nehmen, der durch Fachunternehmen angeboten wird, bei denen man auf eine umfassende und zuverlässige Zusammenarbeit zählen kann.