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Schattenseiten der Automatisierung von Buchhaltungsprozessen in den gegenwärtigen Rechnungslegungssystemen

Magdalena ZARZEKA
Accounting Manager bei RSM Poland

Die Automatisierung der Buchhaltungsprozesse ist unvermeidbar, aber – wie immer im Falle des Fortschritts – hat sie nicht nur die Vorteile. Es ist am deutlichsten sichtbar, falls uns die Mandanten mit der Führung der Handelsbücher in ihrem eigenen System beauftragen bzw. falls wir die Buchhalter in den Shared Service Centern unterstützen.

Theorie vs. Praxis

Theoretisch soll alles bei den automatisierten Prozessen schneller und einfacher erfolgen, aber die Praxis zeigt, dass unser Einfluss auf die Art und Weise der Erfassung von Buchungsbelegen in den Büchern ziemlich beschränkt ist.

Die Eingangsrechnungen werden in das System aufgrund der Bestellnummern (eng. purchase order number) des Mandanten eingegeben, denen Buchungssätze zugeordnet werden. Die Rolle des Buchhalters beschränkt sich also auf die Eingabe der Best.-Nr. in das Buchhaltungssystem und das Drücken der Enter-Taste. In manchen Fällen haben wir sogar keine Möglichkeit, die Umsatzsteuer der entsprechenden Periode zuzuordnen, denn grundsätzlich wird diese Steuer in dem System im Monat der Verbuchung der Rechnung erfasst. Die Lohnsteuer der Arbeitnehmer wird von ihnen selbst in den dafür bestimmten Programmen abgerechnet und dann automatisch in das Buchhaltungsprogramm übernommen. Die Art und Weise, wie ein Buchungsbeleg in den Büchern erfasst wird, liegt also im Ermessen des abrechnenden Arbeitnehmers, welcher sich sicherlich nach den Leitlinien der Organisation orientiert, die jedoch durch die Buchführungsabteilung nicht verifiziert werden. Manchmal sind unsere Mandanten überrascht, wenn wir sie um die Bereitstellung der Buchungsbelege bitten, welche die Grundlage für die vorgenommene Abrechnung sind – ihrer Meinung nach genügt es, dass die Abrechnung in dem System erfasst ist. Die Kontoauszüge werden bei der Bank automatisch abgerufen und auf den einzelnen Konten verbucht.

Grundsätzlich sollen alle diese Verbesserungen die Arbeit eines Buchhalters erleichtern und beschleunigen. Man könnte sagen, dass sich alles „alleine” verbucht. Niemand mag doch die Dienstreisedaten oder Kontoauszüge in das Abrechnungssystem mühselig eintippen. Ein Problem aber erscheint, falls es sich nach der Datenanalyse erweist, dass die aufgrund der Bestellnummer verbuchte Eingangsrechnung zwar in das System eingeführt wurde, ist aber auf den Kostenkonten nicht zu finden. Beim Generieren der Bestellung wurde nämlich die entsprechende Option nicht angehakt und die Rechnung „blieb irgendwo in dem Buchhaltungssystem stecken“. Niemand weiß, wo man sie suchen soll, und die Personen von der Abteilung Accounts Payable aus einem weit entfernten Staat sind der Meinung, dass dieses Problem nicht in ihrer Kompetenz liegt. Nicht selten kommt es vor, dass der Saldo auf dem Kontoauszug dem Kontosaldo im System nicht entspricht und in den Buchungssätzen nur eine Reihe von automatischen Eintragungen sichtbar ist, welche die Datenüberprüfung deutlich erschwert. Es ist schwierig, die Vollständigkeit der Kosten zu überprüfen, falls der jeweilige Posten auf den Kostenkonten weder mit der Rechnungsnummer noch mit dem jeweiligen Geschäftspartner verknüpft ist. Deswegen erweist sich am Ende des Tages, dass die durch die automatische Eingabe der Belege ins System gesparte Zeit für die mühevolle Aufklärung der Abweichungen verschwendet wird. Darüber hinaus hat die Verteilung der Verantwortung für die Verbuchung von bestimmten Arten der Geschäftsvorfälle auf die Abteilungen aus verschiedenen Teilen der Welt zur Folge, dass umstrittene Fragen, besonders diese, die für zwei Abteilungen gemeinsam sind, bleiben eine lange Zeit ohne Antwort. Dabei sind an dem Schriftwechsel viele Personen beteiligt, von denen sich niemand für die Lösung des Problems verantwortlich fühlt.

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Ausländisches Buchhaltungssystem vs. polnische Vorschriften

Bei den automatischen, körperschaftlichen Abläufen sind auch fehlende Kenntnisse der Spezifika des polnischen Marktes und der Behandlung der steuerlichen Abrechnungen durch die Finanzbehörden problematisch, worüber wir schon früher auf unserem Blog schrieben. Manche Buchhalter hörten nicht einmal, dass Polen das schlimmste Land für das Betreiben des Gewerbes aufgrund der Kompliziertheit der Steuervorschriften und formellen Voraussetzungen ist. Man muss zugeben, dass in den multinationalen Unternehmen die Verbuchung der Buchungsbelege vor allem gemäß den internen Leitlinien erfolgt, weil die Richtigkeit der Gruppenberichte im Vordergrund steht. Die Berichtigungen, welche die polnischen Rechtsvorschriften berücksichtigen, werden erst Ende des Jahres bei Erstellung des Jahresabschlusses vorgenommen. Darüber hinaus muss man sich oft mit der Nichtanpassung des Buchhaltungssystems an die polnischen Anforderungen wie Führung der Bücher in der polnischen Sprache oder Möglichkeit der Erstellung von Standard Audit File for Tax Purposes (SAF-T) auseinandersetzen.

Wie geht's weiter?

Zusammenfassend kann man sagen, dass man den technischen Fortschritt in Anspruch nehmen und nach Verbesserungen suchen soll, die eine mehr effektive Arbeit der Buchführungsabteilungen ermöglichen. Jedoch soll man sich dabei auch die Frage stellen, welche Rolle der Buchhalter in der Zukunft haben wird. Wird die Verantwortungslast aufgrund der hohen Automatisierung von Buchhaltungsprozessen auf Controller verschoben, die alle diese automatischen Buchungen überprüfen und analysieren werden müssen?

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