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Organisation des Due Diligence-Prozesses – Teil 4

Krzysztof WOŹNIAK
Audit Senior bei RSM Poland

Bereitstellung der Dokumentation durch den Verkäufer

Grundsätzlich werden die Unterlagen von dem Verkäufer zur Einsicht des Due Diligence-Prüfers in dem sog. Datenraum (eng. data room) bereitgestellt. Die Informationen zur Durchführung einer Due Diligence werden auf zwei verschiedene Weisen zur Verfügung gestellt:

  • im „traditionellen” Datenraum – in der Regel ist es tatsächlich ein Raum (meistens am Sitz des Verkäufers bzw. des die Bücher der Gesellschaft, die Gegenstand der Transaktion ist, führenden Subjekts), in dem der Prüfer die ihm bereitgestellten Unterlagen sowie die Lage der Gesellschaft, die Gegenstand der Transaktion ist, analysiert;
  • im virtuellen Datenraum, eng. Virtual Data Room (VDR) –  es ist eine Webseite, eine Informationsplattform bzw. ein Server, auf welche der Zugriff beschränkt ist. Den Zugriff auf VDR haben ausschließlich die eingeladenen Personen (in der Regel der Käufer, der Verkäufer, das in seinem Namen die Bücher der Gesellschaft – des Gegenstands der Transaktion – führende Subjekt sowie der Prüfer) und in seinen Beständen gibt es elektronische Versionen der zu analysierenden Unterlagen.

Der Käufer und Verkäufer sollen die Methode der Bereitstellung von Unterlagen bestimmen. Ein gemeinsamer Nenner für die beiden vorgenannten Methoden ist die Erstellung eines Verzeichnisses der bereitgestellten Unterlagen sowie dessen Beifügen dem Endvertrag. Dadurch können die beiden Parteien dokumentieren, aufgrund welcher Informationen der Transaktionspreis ermittelt wurde. Darüber hinaus können sich dadurch die beiden Parteien gegen eventuelle Streitigkeiten wegen Nichtbekanntgabe von Informationen schützen.

Sowohl ein traditioneller Datenraum, als auch ein VDR haben ihre Vorteile und Nachteile. Ein traditioneller Datenraum wird oft von dem (durch den Due Diligence-Prüfer vertretenen) Käufer bevorzugt, denn er lässt einen unmittelbaren Kontakt mit den für die einzelnen Geschäftsbereiche der Gesellschaft zuständigen Personen aufnehmen. Man meint, dass die Gespräche unter vier Augen mit den Mitarbeitern der Gesellschaft durch die Analyse von Unterlagen einfach nicht ersetzt werden können. Solch ein Kontakt lässt mehrere Risikobereiche identifizieren, die Geschäftstätigkeit der Gesellschaft und ihre Prozesse sowie den Dokumentenumlauf besser verstehen. Der Informationsfluss ist in der Regel viel schneller während des Besuchs am Sitz des Verkäufers als im Falle des elektronischen Datenaustausches. Die Erstellung eines Verzeichnisses der bereitgestellten Unterlagen, das anschließend ein Bestandteil des Endvertrags sein wird, kann jedoch viel schwieriger und das Risiko dessen Unvollständigkeit viel höher sein.

Beim elektronischen Datenaustausch mittels VDR kann der Verkäufer die bereitgestellten Informationen besser kontrollieren. Der Verkäufer kann die Berechtigungen für die einzelnen Dokumente erteilen, sie gegen die Vervielfältigung absichern, die Wasserzeichen dazu hinzufügen und darüber hinaus hat er eine Garantie für die Vertraulichkeit der bereitgestellten Informationen. Die Durchführung einer Due Diligence durch den elektronischen Datenaustausch hängt auch mit einer einfacheren Erstellung des Verzeichnisses der bereitgestellten Unterlagen zusammen sowie sie beschränkt auf ein Minimum die Logistikkosten. Darüber hinaus wenn es mehr als einen Käufer gibt und jeder von ihnen seinen eigenen Due Diligence-Prüfer hat, dann kann jeder Käufer dem Prüfer versichern, dass er genauso dieselben Informationen wie die anderen erhielt. Nur aufgrund des Fachwissens des Prüfers können die einzelnen Investoren Schlüsse über die Lage und den Zustand der Gesellschaft – des Gegenstands der Transaktion – ziehen.

Due Diligence-Bericht

Aufgrund der durchgeführten Analyse soll jeder Due Diligence-Prüfer dem Käufer seine Schlussfolgerungen und Bemerkungen in Form eines schriftlichen Berichts übermitteln. Diese Berichte werden an den Verkäufer nicht bekannt gegeben und dem Endvertrag nicht beigefügt. Im schlimmsten Fall kann es sich erweisen, dass die von dem Prüfer identifizierten Risiken so bedeutend sind, dass der Käufer auf die Teilnahme an den weiteren Stufen der Transaktion verzichtet. Sehr oft teilt aber der Käufer die Bemerkungen des Prüfers infolge der Analyse dem Verkäufer mit, um einen möglichst niedrigen Preis zu verhandeln. Es ist dabei zu erwähnen, dass der Due Diligence-Prüfer keine Verantwortung für die von dem Käufer getroffenen Entscheidungen trägt. Diese Entscheidungen sollen aufgrund des besten, durch den Käufer von dem Prüfer gewonnenen Wissens, seiner eigenen Analyse, der Verhandlungen und aufgrund aller sonstigen Quellen, die zu einer zuverlässigen Bewertung der Investition beitragen können, getroffen werden.

 

Erfahren Sie mehr:

Organisation des Due Diligence-Prozesses – Teil 3

Organisation des Due Diligence-Prozesses – Teil 2

Organisation des Due Diligence-Prozesses – Teil 1

 

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