Neue Technologien im Einsatz, also ein paar Worte über Finanzbuchhaltungssysteme (Teil 1)

Justyna CHRZANOWSKA
Accounting Supervisor bei RSM Poland

Als unser Kollege Radosław OSMÓLSKI vor einem Jahr über die Fallen schrieb, in welche man bei der Nutzung eines ausländischen Buchhaltungssystems zwecks Führung der Bücher eines ausländischen Subjekts treten kann (lesen Sie darüber hier), hatten wir eine große Erfahrung sowohl im Bereich der Schattenbilanzierung, als auch im Bereich der Beratung den Mandanten der systemseitigen Lösungen, welche die Berichterstattung für Zwecke der polnischen Rechnungslegung und des polnischen Steuersystems möglich machen. Jahr für Jahr gehen wir jedoch weiter, wir arbeiten mit immer mehreren ausländischen Finanzbuchhaltungssystemen und suchen für unsere Mandanten nach immer besseren Lösungen, damit Betreiben des Gewerbes in Polen für sie zu keinem bürokratischen Alptraum wird. Deswegen befassen wir uns erneut mit diesem Thema, indem wir nicht nur die Form, sondern auch den Ort der Buchführung unter die Lupe nehmen.

EIN BISSCHEN THEORIE

Meistens erscheinen die Probleme bereits bei der Wahl der Buchhaltungssoftware bei diesen Subjekten, die den größeren Strukturen angehören, welche miteinander durch gemeinsame Geschäfte verknüpft sind, wo mit Führung der Bücher das Mutterunternehmen bzw. ein verbundenes Unternehmen beauftragt ist, dessen Standort von Standorten der einzelnen Unternehmen geographisch weit entfernt sein kann. Dann können wir nicht nur mit einem ausländischen Finanzbuchhaltungssystem, sondern auch mit der Führung der Bücher im Ausland zu tun haben.

Leider sind die Rechtsakte der einzelnen Länder zur Regelung der Buchhaltungsfragen nicht nur nicht einheitlich in Bezug auf die Rechnungslegungsgrundsätze, sondern auch sie konkretisieren die Voraussetzungen für Buchführung im verschiedenen Maße. Das polnische Rechnungslegungsgesetz ist ein Rechtsakt, der einerseits den Subjekten viel Spielraum bei Behandlung der Geschäftsvorfälle überlässt, andererseits aber ziemlich detailliert die Voraussetzungen bestimmt, die zu erfüllen sind, damit diese Geschäftsvorfälle als widerspiegelnd die tatsächliche Lage des Subjekts angesehen werden. Die Implikationen einer nicht ordnungsgemäßen bzw. nicht korrekten Führung der Bücher, die oft (insbesondere durch Subjekte mit der Buchführung außerhalb Polens) unterschätzt werden, können nicht nur in Bezug auf eine negative Beurteilung des Subjekts durch potentielle Geschäftspartner ungünstig sein, sondern auch sie können das Infragestellen der steuerlichen Abrechnungen durch die Finanzämter verursachen, was wiederum höhere, von den Finanzämtern berechnete Steuerbelastungen und die Geldstrafen oder sogar Freiheitsstrafen für die für Buchführung zuständigen Personen zur Folge haben kann. In den letzten Jahren erscheinen immer mehrere Betriebsprüfungsbescheide der Finanzämter und Aufsichtsbeamten für öffentliche Finanzen, in denen die ordnungswidrige Buchführung (d.h. entgegen dem RLG und den Steuergesetzen) festgestellt wird, deswegen werden dafür immer häufiger Strafen verhängt. Angesichts der Tatsache, dass den Finanzämtern und Aufsichtsbeamten für öffentliche Finanzen das gleiche Recht auf Führung eines Ermittlungsverfahrens wie z.B. der Polizei bzw. der Staatsanwaltschaft sowie das Recht auf Erstellung der Anklageschrift (aufgrund des Art. 325a des Strafverfahrensgesetzbuches [1] sowie Art. 133 und 155 des Steuerstrafgesetzbuches [2]) zusteht, kommt die Verhängung der Geldstrafe bzw. Freiheitsstrafe nicht selten vor, wenn die Rechtsverletzung bzw. Genehmigung der Rechtsverletzung dann festgestellt wird, falls eine für Buchführung zuständige Person die Handlungen der ihr unterstellten Personen nicht kontrolliert.

(Gemäß Art. 4 Abs. 5 RLG) ist für die Buchführung die Geschäftsleitung des Subjekts, d.h. Geschäftsführung/Vorstand der Kapitalgesellschaft, Gesellschafter der Gesellschaft bürgerlichen Rechts usw. zuständig. Gerade die Geschäftsleitung des Subjekts entscheidet über den Ort für Führung und Aufbewahrung der Bücher und sie ist verantwortlich für Benachrichtigung des Finanzamtes über Herausgabe der Bücher außerhalb des Unternehmenssitzes (Art. 11a Nr. 1 RLG). Kommt es aber im Falle der Führung der Bücher außerhalb Polens  tatsächlich zu ihrer Herausgabe außerhalb des Unternehmenssitzes?

Gemäß dem RLG kann ein Subjekt seine Bücher entweder alleine führen oder mit der Buchführung einen externen Dienstleister beauftragen. Meistens kommt es in dem letztgenannten Fall zur Herausgabe der Bücher, wo sich sowohl die Buchungsbelege, als auch der Server mit Buchhaltungsdaten außerhalb des Unternehmenssitzes/Sitzes der Geschäftsleitung befinden; für Einführung der Daten in das System sowie ihre Verbuchung sind die Personen außerhalb des Subjekts zuständig und die Geschäftsleitung hat nur einen passiven Zugriff auf die Buchhaltungsdaten. Manchmal kann aber die Situation mehr kompliziert sein, z.B.:

• die Buchungsbelege befinden sich beim Subjekt und der Server bei dem Buchhaltungsunternehmen – in solch einem Fall werden die Bücher aufgrund des Vertrags mit dem externen Unternehmen geführt und dies gilt als Führung der Bücher außerhalb des Unternehmenssitzes ist (d.h. die Vornahme der Eintragungen in das Buchhaltungsprogramm und Einstufung der Geschäftsvorfälle kommen am Sitz des externen Dienstleisters zustande), obwohl die Buchungsbelege im Original beim Subjekt aufbewahrt werden;
• der Server befindet sich bei dem Subjekt und die die Buchungsbelege bei dem Buchhaltungsunternehmen – wenn die Bedienung (Verbuchung) in solch einem Fall auch aufgrund des Dienstleistungsvertrags zustande kommt, dann gilt sie auch als Führung der Bücher außerhalb des Unternehmenssitzes, vorausgesetzt, dass der externe Dienstleister für die Einstufung der Buchungsbelege und ihre Erfassung im Buchhaltungsprogramm verantwortlich ist. Obwohl man dies aus dem RLG alleine kaum schlussfolgern kann, ist dabei wieder der von Radosław Osmólski erwähnte Standpunkt des Rechnungslegungsstandards Committees vom 13. April 2010 zu manchen Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung [3] hilfreich.

Im Falle der für eine internationale Unternehmensgruppe zentral geführten Bücher haben wir meistens mit der Situation zu tun, wo die Buchungsunterlagen an Sitzen der einzelnen Subjekte aufbewahrt sind, dagegen die Buchhaltungsdaten auf den außerhalb des Landessitzes (hier: außerhalb Polens) platzierten Servern, welche durch ein Unternehmen der Gruppe bedient werden, welches nicht unbedingt ein professionelles Buchhaltungsunternehmen ist. Dann ungeachtet dessen, ob die Daten in das Buchhaltungsprogramm lokal, d.h. vom Sitz des Subjekts, oder vom Land (d.h. von den Buchhaltern der Unternehmensgruppe) eingetragen werden, wo sich der Server befindet, ist die Geschäftsleitung des Subjekts immer noch dazu verpflichtet, die Kontrolle über die Bücher und über Personen, welche die Daten eintragen, auszuüben, was bedeutet, dass aus Sicht des RLG die Bücher weiterhin durch das Subjekt geführt werden. Für die Gruppe ist das eine günstige Lösung, die jedoch mit einem hohen Risiko belastet ist, das sich grundsätzlich aus der Unkenntnis der polnischen Vorschriften durch ausländische Buchhalter ergibt.

 [1] Gesetz vom 6. Juni 1997 Strafverfahrensgesetzbuch (GBl. 1997 Nr. 89 FN. 555 m. Ä.)

[2] Gesetz vom 10. September 1999 Steuerstrafgesetzbuch (konsolidierte Fassung: GBl. 2017 FN. 2226)

[3] Veröffentlicht mit der Mitteilung Nr. 10 des Finanzministers vom 18.05.2010 über die Bekanntmachung des Beschlusses des Rechnungslegungsstandards Committees über Annahme des Standpunkts des Committees zu manchen Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (ABl. 6 FM von 2010, FN. 26 vom 24.06.2010).