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Neue Technologien im Einsatz, also ein paar Worte über Finanzbuchhaltungssysteme (Teil 2)

Justyna CHRZANOWSKA
Accounting Supervisor bei RSM Poland

HANDELSBÜCHER IN DER PRAXIS – FÜR SOFTWAREENTWICKLER

Wie soll man Bücher führen, um die Möglichkeit für ihre Führung im Ausland im Rahmen der entwickelten Strukturen zu nutzen, wodurch die Unternehmenskosten gesenkt werden, und sich in zusätzliche Aufwendungen nicht stürzen, die aufgrund der Infragestellung der Ordnungsmäßigkeit der Buchführung entstehen? Die einfachste, aber zugleich meistens die schwierigste Lösung ist rein theoretisch die Nutzung für Führung der Bücher einer entsprechend konfigurierten Software. Entsprechend heißt hier gemäß des Bestimmungen des polnischen Rechnungslegungsgesetzes (RLG), wo diese Frage in dem ganzen Kapitel (Kapitel 2 RLG: Führung der Handelsbücher) thematisiert ist. Obwohl wir meistens auf allgemeine Hinweise stoßen, welche Bereiche bei der Prüfung zu beachten sind, ob das jeweilige Finanzbuchhaltungssystem die Anforderungen der polnischen Vorschriften erfüllt, kommt es selten vor, dass man den eigenen Softwareentwicklern direkt die Gesetzesvorschriften nennt, aus denen sich die bestimmten Voraussetzungen bezüglich der Möglichkeiten der Buchhaltungssoftware ergeben, die zu beachten sind, um die Vorwürfe der Nichtanpassung der Software an die Führung der Bücher nach polnischen Grundsätzen zu vermeiden. Den Unternehmen sind die Grundlagen dafür in dem Rechnungslegungsgesetz auf dem silbernen Tablett serviert:

  1. die Handelsbücher sollen aus dem Hauptbuch und den Nebenbüchern bestehen sowie Journale für die durch das Subjekt ausgegliederten Arten von Belegen enthalten,
  2. die Buchhaltungssoftware soll ermöglichen, die Summen- und Saldenliste zum beliebigen Tag sowohl für das Hauptbuch, als auch für Nebenbücher zu generieren,
  3. die Summen- und Saldenliste hat mindestens folgende Daten zu enthalten: Kontonummer und Kontobezeichnung, Eröffnungsbilanz zum Anfang der jeweiligen Rechnungsperiode (des jeweiligen Jahres), Summen für die Rechnungsperiode und Summen steigend vom Anfang des Geschäftsjahres bis zum Tag der Erstellung der Summen- und Saldenliste sowie die Schlussbilanz zum letzten Tag der jeweiligen Rechnungsperiode,
  4. die Software soll ermöglichen, Ausdrucke zu machen bzw. Daten in digitale Formate zu exportieren (z.B. zum PDF bzw. Excel usw.; zwar gilt diese Voraussetzung für die Informationsbestände, die als abgesonderte EDV-gestützte Datenbestände organisiert sind, und nicht für die Handelsbücher, aber die Entwicklung der Teleinformatik zwingt Unternehmen zur Verfügung über solche Möglichkeiten, obwohl die entsprechende Vorschrift in diesem Bereich fehlt),
  5. jedes elektronisch geführte Buch sowie jeder Ausdruck daraus haben folgende Daten zu enthalten:
    • Bezeichnung des Subjekts,
    • Bezeichnung des Buches,
    • Bezeichnung der für die Buchführung genutzten Software,
    • Bezeichnung des Geschäftsjahres,
    • Bezeichnung der Rechnungsperiode,
    • Ausdrucksdatum/Datum der Anfertigung der Zusammenstellung,
    • Nummerierung der Seiten mit der Kennzeichnung der ersten und letzten,
    • Zusammenfassung der Werte auf jeder einzelnen Seite der jeweiligen Zusammenstellung,
  6. Jede Bucheintragung soll enthalten:
    • Position im Journal,
    • laufende Nummer in dem Buch,
    • Daten zur Identifizierung der für den Inhalt der Bucheintragung zuständigen Person,
    • Nummer des Buchungsbelegs,
    • Datum des Geschäftsvorfalls, Datum des Belegs, Datum der Belegsverbuchung.

Die polnischen Softwareentwickler, notabene weltweit hoch geschätzt, kommen mit den technischen Fragen hervorragend zurecht. Warum bereitet dies also solch ein großes Problem im Falle der ausländischen Finanzbuchhaltungssysteme, wenn gerade technische Fragen hier das halbe Leben sind?

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HANDELSBÜCHER IN DER PRAXIS – FÜR BUCHHALTER

Die Personen, welche die Handelsbücher führen (d.h. sowohl diese, welche die Daten in das System einführen, als auch diese, die für diese Daten zuständig sind) sollen andere technische Grundsätze beachten, die auch im RLG definiert sind, z.B.

  • Führung der Bücher in der polnischen Sprache und Währung. Wie bereits von Radosław Osmólski erwähnt, bezieht sich die Führung der Bücher in der polnischen Sprache auf die in das System eingeführten Inhalte, und nicht auf die Buchhaltungssoftware-Schnittstelle, obwohl man nicht vergessen soll, dass als der eingeführte Inhalt auch der durch das Subjekt angewendete Kontenrahmen gilt;
  • laufende Aktualisierung der angenommenen der Rechnungslegungspolitik, d.h. der Dokumente, welche die durch das Subjekt angenommene Grundsätze der Rechnungslegung beschreiben;
  • chronologische Eintragungen in das System;
  • Vornahme der Eintragungen gemäß dem Grundsatz der Doppik.

Die häufigsten Hindernisse für Erfüllung der im RLG genannten Voraussetzungen sind im Falle der Führung der Bücher außerhalb Polens: Unkenntnis der polnischen Sprache durch Buchhalter (wodurch die Bücher in einer anderen Sprache geführt werden), fehlende einmalige Nummer für Buchungsvorfälle, welche die gesamte Bucheintragung (d.h. die vollständige Verbuchung eines Belegs) aus dem Buch ausgliedern lässt, nur auf den Hauptbuchkonten vorgenommene digitale Eintragungen (die Nebenbuchkonten geführt außerhalb des Buchhaltungsprogramms), Inkohärenz zwischen den Nebenbüchern und dem Hauptbuch sowie Führung der Bücher entgegen der angenommenen Rechnungslegungspolitik.

HANDELSBÜCHER IN DER PRAXIS – FÜR FÜHRUNGSKRÄFTE

Alle Unzulänglichkeiten bei der Umsetzung der Bestimmungen des RLG können zur Folge haben, dass bei der Betriebsprüfung der Geschäftsleitung des Subjekts die Führung der Bücher entgegen den Gesetzesvorschriften vorgeworfen werden kann, was mit einer Geldstrafe oder einer Freiheitsstrafe bis zu zwei Jahren bzw. mit diesen beiden Strafen zusammen (Art. 77 Abs. 1 RLG) geahndet werden kann. Auch die Nichtführung der Bücher ist mit den vorgenannten Strafen bedroht.

Die Führung der Bücher gemäß den Vorschriften des RLG bedeutet, dass sie zuverlässig, fehlerfrei, überprüfbar und laufend geführt werden (Art. 22 RLG). Zuverlässig – die Bucheintragungen müssen den Sachverhalt widerspiegeln. Fehlerfrei – die Bücher haben die vollständigen und für die Verbuchung in der jeweiligen Periode richtig eingestuften Buchungsbelege zu enthalten, sie müssen die Kontinuität von Eintragungen und ein einwandfreies Funktionieren der angewendeten Berechnungsabläufe gewährleisten. Überprüfbar – die Bücher müssen die Feststellung möglich machen, dass die darin vorgenommenen Eintragungen und ihre Salden richtig sind und die angewendeten Berechnungsabläufe richtig funktionieren (insbesondere Identifikation der Buchungsbelege und der Chronologie der Eintragungen, Feststellung der Einstufung von Buchungsbelegen bzw. Feststellung der Möglichkeit für den Abruf der Informationen von der Buchhaltungssoftware). Laufend – die Bücher sollen eine fristgerechte Erstellung der Berichte (d.h. der Jahresabschlüsse und sonstigen Berichte, darunter der Steuererklärungen) durch das Subjekt ermöglichen.

Die Führung der Bücher sowohl in Polen als auch im Ausland muss nicht unbedingt Stress generieren, der auf die Nichterfüllung der im RLG genannten Anforderungen zurückzuführen ist. In Polen kann man selten auf solche Buchhaltungssoftware (entweder der polnischen Hersteller oder bestimmt für den polnischen Markt) stoßen, die auf die gesetzlichen Anforderungen zumindest in einem Mindestumfang nicht angepasst ist, das Problem tritt also meistens im Falle der Führung der Bücher in ausländischen FiBu-Systemen, insbesondere im Falle der Führung der Bücher im Ausland ein. Polnische Geschäftsleitungen der Subjekte erkennen meistens den Ernst der Lage und sie versuchen, darauf Einfluss zu haben, welche Software für die Führung der Bücher im Ausland genutzt wird, falls sie für die Unternehmensgruppe geführt werden und wenn sie keinen Einfluss auf die Wahl der Software haben, greifen sie nicht selten nach Schattenbilanzierung. Im Falle der ausländischen Geschäftsführungen der Subjekte ist das aber nicht so selbstverständlich und oft ist diese Frage sogar unterschätzt. Solche Personen sollen jedoch Rücksicht darauf nehmen, dass sowohl die Unkenntnis von polnischen Vorschriften, als auch die Führung der Bücher im Ausland sie von der strafrechtlichen Verantwortung für Nichteinhaltung der Gesetzesvorschriften nicht befreit.

2018 ist ein Durchbruchsjahr für polnische Gewerbetreibende im Bereich der elektronischen Berichterstattung. Die Pflicht zur Einreichung von SAF-T (poln. JPK-VAT) gilt bereits für alle Umsatzsteuerpflichtige. Dazu kommen noch andere SAF-T -bezogene Pflichten und elektronische Jahresabschlüsse. Wird die Vornahme der erforderlichen Änderungen an den Finanzbuchhaltungssystemen einen Alptraum für Geschäftsführungen oder vielleicht ein Lächeln des Triumphs aufgrund des sichtbaren ICT-Fortschritts in dem polnischen Recht bedeuten? Ich glaube, dass es in vielen Fällen davon abhängen wird, ob wir einen guten Kontakt (sowohl im technischen, als auch im gesellschaftlichen Sinne) zu unserem Softwareentwickler haben. Das wünsche ich Ihnen und mir selbst.

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