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Legalisation der Urkunden bei Gründung einer Gesellschaft – was ist eine Apostille?

Karolina CHOMIK
Senior International Department Assistant bei RSM Poland

Die Gründung einer Gesellschaft in Polen hängt mit der Notwendigkeit der Vorlage von zahlreichen Urkunden an öffentliche Behörden und Anstalten, u.a. an das Landesgerichtsregister (KRS) zusammen. Ist der Gesellschafter der zu gründenden Gesellschaft ein Unternehmen mit ausländischer Kapitalbeteiligung, dann erhöht sich die Anzahl der erforderlichen Urkunden um diese, die im Ausland erstellt wurden. Nachdem die erforderlichen Urkunden erstellt wurden, müssen sie die ausländischen Unternehmer legalisieren lassen. Was dann?

Das Thema dieses Eintrags ist Apostille, die meistens eingesetzt wird, eine legale Verwendung der jeweiligen Urkunde in einem anderen Staat ermöglicht und als eine Alternative zur Legalisation gilt. Der Einsatz einer Apostille ist bei der Gründung und Eintragung einer Gesellschaft in Polen erforderlich.

APOSTILLE – GRUNDLEGENDE INFORMATIONEN

Die Anwendung der Apostille wird durch das Haager Übereinkommen von 1961 zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation (GBl. 2005 Nr.112 FN 938) geregelt. Polen ist eine Vertragspartei dieses Übereinkommens seit 19. November 2004 (Inkrafttreten am 14. August 2005). Das Übereinkommen wurde auch von den meisten EU-Mitgliedsstaaten sowie von solchen Ländern wie die Vereinigten Staaten, Russland, Österreich, Australien, Indien und die Türkei ratifiziert. Die Apostille ist eine Beglaubigung in Form eines Ausdrucks, der mit der jeweiligen Urkunde zusammengeheftet wird. In jedem Land kann die Apostille ein bisschen anders aussehen, aber immer wird sie nach dem Muster erstellt, das als Anhang zum Haager Übereinkommen gilt. Sie kann bei der entsprechenden öffentlichen Behörde bzw. einem Gericht eingeholt werden. In Polen ist die Apostille bei dem Außenministerium einzuholen.

Durch eine Apostille kann die jeweilige Urkunde in einem anderen Vertragsstaat des Haager Übereinkommens verwendet werden und seine zusätzliche Legalisation ist dann nicht erforderlich. Es ist jedoch zu betonen, dass die Apostille nur auf öffentliche Urkunden anzuwenden ist, als welche gemäß Art. 1 des Haager Übereinkommens Urkunden eines staatlichen Gerichts oder einer Amtsperson als Organ der Rechtspflege, Urkunden der Verwaltungsbehörden, notarielle Urkunden und amtliche Bescheinigungen, die auf Privaturkunden angebracht sind, angesehen werden. Eine Apostille hat nämlich dem Vertreter eines anderen Landes zu versichern, dass die Person, welche die jeweilige Urkunde erstellt hat, dazu befugt war sowie im Allgemeinen zur Erstellung der Schriftstücke dieser Art berechtigt ist (z.B. Bestätigung, dass ein eine Unterschrift beglaubigender Notar der Notar nach dem Recht des jeweiligen Staates ist).

APOSTILLE BEI GRÜNDUNG EINER GESELLSCHAFT – CHECKLISTE

Bei Gründung einer Gesellschaft durch ein ausländisches Subjekt gibt es zwei Urkunden, die in der Regel mit einer Apostille zu versehen sind:

  • Auszug aus dem Handelsregister des Gesellschafters, der eine Gesellschaft ist (zum Nachweis der Vertretungsregelung).
  • Vollmacht zur Unterzeichnung des Gesellschaftsvertrags (falls der jeweilige Gesellschafter persönlich nicht erscheint, sondern die Gesellschaft über eine Bevollmächtigten gründet).

Jeweils muss man sich aber vergewissern, ob der diese Handlung durchführende Notar verlangt, dass die Urkunden mit der Apostille versehen werden. Es kann nämlich passieren, dass im Falle der Vorlage einer notariell beglaubigten Vollmacht der Auszug aus dem Handelsregister die Apostille-Klausel nicht mehr enthalten muss. Eine schlüsselhafte Bedeutung hat also nicht nur die Form der Vollmacht, sondern auch die von dem jeweiligen Notar an das ausländische Subjekt gestellten Voraussetzungen.

Bei der Gründung einer Gesellschaft in Polen ist die Vorlage von bestimmten ausländischen Urkunden erforderlich. Wenn Sie also die Geschäftstätigkeit in Polen als ein ausländischer Investor aufnehmen möchten:

  • überprüfen Sie, ob Ihr Land ein Vertragsstaat des Haager Übereinkommens ist;
  • vergewissern Sie sich bei Ihrem Berater bzw. unmittelbar bei dem Notar, ob Ihre Urkunden legalisiert werden müssen;
  • erfahren Sie, wie lange man auf eine Apostille warten muss, damit Sie Ihren Bussinessplan in der beabsichtigten Zeit durchführen können.

Aufgrund Ihrer Kenntnisse über Apostille gehen Sie die erste Stufe der Unternehmensgründung in Polen, d.h. die Gründung der Gesellschaft vor dem polnischen Notar, reibungslos durch.

UE OHNE APOSTILLE?

Eine gute Nachricht für Investoren ist die Tendenz zur Aufhebung des Erfordernisses einer Apostille in den EU-Ländern. Sie kommt zum Ausdruck in der Verordnung (EU) 2016/1191 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 6. Juli 2016 zur Förderung der Freizügigkeit von Bürgern durch die Vereinfachung der Anforderungen an die Vorlage bestimmter öffentlicher Urkunden innerhalb der Europäischen Union und zur Änderung der Verordnung (EU) Nr. 1024/2012 (ABl. L 200 vom 26.7.2016). Kraft dieser Verordnung soll in den EU-Mitgliedsländern die Pflicht zur Einholung der Apostille für die Urkunden aufgehoben werden, in welchen u.a. der Tod, die Eheschließung bzw. die Staatsangehörigkeit festgestellt wird. Für Unternehmer hat aber eine schlüsselhafte Bedeutung die Nachricht, dass nach zwei Jahren ab Anwendung der Bestimmungen der vorgenannten Verordnung die Europäische Kommission die Möglichkeit ihrer Erstreckung auf andere Bereiche, u.a. auf den Rechtsstatus und auf die Vertretung der Gesellschaften zu erwägen hat. Dies lässt hoffen, dass das Erfordernis einer Apostille in Bezug auf eine bedeutende Anzahl von Urkunden aufgehoben wird, die für die Gründung und Eintragung einer Gesellschaft erforderlich sind, was in Konsequenz die Aufnahme der Geschäftstätigkeit sowohl in Polen, als auch in den anderen EU-Mitgliedsländern deutlich erleichtert.