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Handelsgesellschaften können ihre Jahresabschlüsse durch einen Bevollmächtigten einreichen

Krzysztof WARAKOMSKI
Corporate Advisory Supervisor bei RSM Poland
Legal Counsel

Die durch die Unternehmen erwartete Änderung des Gesetzes über das Landesgerichtsregister (KRS) ist nun die Tatsache – die Handelsgesellschaften können ihre Jahresabschlüsse durch einen Bevollmächtigten einreichen.

Am 1. April 2019 tritt die Novelle des Gesetzes vom 13. April 2018 über das Landesgerichtsregister in Kraft (GBl. 2018, FN. 986)[1], mit dem die Möglichkeit der elektronischen Einreichung von Jahresabschlüssen (sowie sonstigen, in Zusammenhang mit dem Abschluss des Geschäftsjahres einzureichenden Unterlagen) durch einen professionellen Bevollmächtigten, d.h. einen Rechtsanwalt (poln. radca prawny oder adwokat) eingeführt wird. Diese Änderung gilt für alle Subjekte, die in dem Unternehmerregister des Landesgerichtsregisters eingetragen sind, insbesondere für die in Polen üblichen Rechtsformen der Geschäftstätigkeit, d.h. Gesellschaften mit beschränkter Haftung (poln. sp. z o.o.) sowie die Zweigniederlassungen der ausländischen Unternehmen (Gesellschaften). Sie ist auch von einer besonderen Bedeutung für die Ausländer, die als Geschäftsführer der Gesellschaften oder Vertreter der ausländischen Unternehmen (Gesellschaften) in ihren polnischen Zweigniederlassungen handeln, denen keine PESEL-Nummer vergeben wurde. Unbestreitbar erleichtert sie aber auch das Leben allen, die über diese Nummer bereits verfügen.

Registersachen – Richtung Informatisierung 

Die Informatisierung in den Registersachen ist in Polen schon vor einiger Zeit zur Realität geworden und nimmt eine immer mehr konkrete Form an. Zunächst wurden jedoch durch den Gesetzgeber die alternativen Lösungen gegenüber den herkömmlichen eingeführt. Die Unternehmen konnten frei entscheiden, welche Vorgehensweise sie wählen. So ist es mit der bereits seit einigen Jahren zur Verfügung stehenden Online-Registrierung und Betreuung von bestimmten Typen von Gesellschaftstypen, die man zwar in Anspruch nehmen kann, aber nicht muss.

Online-Einreichung von Jahresabschlüssen obligatorisch für alle

Die im vorigen Jahr eingeführten revolutionären Änderungen in der Aufstellung und Einreichung der Jahresabschlüsse[2], von welchen wir zuvor auf unserem Blog schrieben, gelten bereits für alle in Polen registrierten Gesellschaften und Zweigniederlassungen der ausländischen Unternehmen (Gesellschaften). Gemäß diesen Änderungen muss zurzeit ein Jahresabschluss jedes dieser Subjekte durch alle seine vertretungsberechtigten Personen mit der elektronischen Signatur unterzeichnet werden. Die Einreichung des Jahresabschlusses erfolgt obligatorisch ausschließlich online und bedarf der elektronischen Signatur zumindest einer vertretungsberechtigten Person bei dem Subjekt, deren PESEL-Nummer in dem Landesgerichtsregister angegeben wurde. Erstens muss also jede vertretungsberechtigte Person bei diesem Subjekt (Gesellschaft, Zweigniederlassung des ausländischen Unternehmens) über die elektronische Signatur verfügen. Zweitens muss mindestens eine von diesen Personen über die PESEL-Nummer verfügen und sie in dem Landesgerichtsregister angeben lassen.

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Erwünschte Änderungen ab 1. April 2019

Die zum 1. April 2019 in Kraft tretende Novelle, auf welche viele Unternehmen ungeduldig warten, erleichtert ohne Zweifel die Arbeit allen für die Einreichung von Jahresabschlüssen zuständigen Personen. Obwohl die die Jahresabschlüsse unterzeichnenden Personen weiterhin über eigene elektronische Signatur verfügen müssen, kann die Übermittlung der Unterlagen an das KRS direkt durch den Bevollmächtigten (Rechtsanwalt) erfolgen, der die darauf bezogenen Formalitäten alleine erfüllen wird. Dies lässt bestimmt den schon überforderten Managern Zeit sparen und Nerven schonen.

Große Erleichterung für Ausländer ohne PESEL-Nummer

Ein separates Thema ist eine große Bedeutung dieser Novelle für die Ausländer, die keine PESEL-Nummer haben bzw. deren PESEL-Nummer bei dem Landesgerichtsregister nicht gemeldet wurde. Ohne die Änderung, die ab 1. April 2019 gilt, könnten diese Personen die Jahresabschlüsse wirksam nicht einreichen. In vielen solchen Fällen greifen die Berichterstattungsversäumnisse der Ausländer noch auf das Geschäftsjahr 2017 zurück. Man soll dabei beachten, dass die Nichteinreichung des Jahresabschlusses innerhalb der genannten Frist mit den gar nicht kleinen Sanktionen bedroht wird –  dazu zählen u.a. die Geldstrafe bis 10.000 PLN (die den für die Einreichung des Jahresabschlusses zuständigen Personen mehrmals auferlegt werden kann) und in den Extremfällen – sogar das Löschen der jeweiligen Gesellschaft aus dem Register. Die verabschiedete Änderung der Vorschriften ist also für viele Ausländer die Chance dafür, schmerzliche Konsequenzen zu vermeiden.

Zusammenfassung

Die am 1. April 2019 in Kraft tretende Novelle des Gesetzes über das Landesgerichtsregister ist notwendig und eindeutig positiv zu beurteilen. Die Wiederherstellung der Möglichkeit, den Jahresabschluss (samt den sonstigen, in Zusammenhang mit dem Abschluss des Geschäftsjahres einzureichenden Unterlagen) durch einen Bevollmächtigten einzureichen, entlastet die überforderten Manager und ermöglicht den Ausländern die zeitaufwendige Beantragung der Vergabe einer PESEL-Nummer zu meiden.

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[1] Eingeführt mit dem Gesetz vom 6. Dezember 2018 über das Landesregister der Verschuldeten (GBl. 2019, FN. 55)

[2] Eingeführt mit dem Gesetz vom 26. Januar 2018 über Änderung des Gesetzes über das Landesgerichtsregister und einiger anderer Gesetze (GBl. 2018, FN. 398)