Elektronische Jahresabschlüsse – schnell und bequem?

Karolina HAHN
Corporate Advisory Senior bei RSM Poland

Die revolutionäre Reform des Landesgerichtsregisters (KRS), die bald in Kraft tritt, kann manche Unternehmer überraschen. Sie umfasst verschiedene tief greifende technische Änderungen, welche alleine die Funktionsweise des Registers fundamental ändern und vor allem die Unternehmer zur Erfüllung neuer Pflichten zwingen werden. Wie neulich in unserem Eintrag angedeutet, erstreckt sich die Reform in erster Reihe auf die Jahresabschlüsse.

Führen Sie eine Gesellschaft, die die Jahresabschlüsse bei dem KRS einzureichen hat, sollten Sie sich unbedingt mit den folgenden Informationen in Kenntnis setzen und sich vergewissern, dass Sie auf die revolutionäre Änderung vorbereitet sind.

Jahresabschlüsse bei dem e-KRS zweistufig

Das KRS-Änderungsgesetz sieht die Pflicht zur Einreichung von Jahresabschlüssen und sonstigen begleitenden Unterlagen ausschließlich auf elektronischem Weg schon ab 15. März 2018 vor.

Zunächst, d.h. in der Übergangsperiode (vom 15. März 2018 bis 30. September 2018), wird von dem Gesetzgeber die Möglichkeit zugelassen, dem Eintragungsantrag eine elektronische Kopie (d.h. Scans) der Finanzunterlagen, d.h. des Jahresabschlusses, Prüfungsberichts, der Abschrift des Beschlusses über die Feststellung des Jahresabschlusses, Gewinnverwendung bzw. Verlustdeckung und des Lageberichts beizufügen (Art. 69 des Gesetz vom 29. September 1994 über die Rechnungslegung – GBl. 2017, FN. 2342).

Dann wird man ab 1. Oktober 2018 dazu verpflichtet, die Jahresabschlüsse in elektronischer Form nicht nur einzureichen, sondern auch aufzustellen.

Unterschriften der ermächtigten Personen

Die vorgenannten Unterlagen sind mit einer qualifizierten elektronischen Signatur bzw. mit einer mit dem vertrauenswürdigen ePUAP-Profil bestätigten Signatur zu unterzeichnen. Somit werden die Unternehmer dazu gezwungen sein, über elektronische Signaturen zu verfügen.

In der Übergangsperiode (d.h. ab 15. März 2018) wird zu diesem Glückspilzkreis zumindest eine Person zählen, deren PESEL-Nummer in dem Landesgerichtsregister angegeben wurde und welche als Geschäftsführer, Gesellschafter, Insolvenzverwalter bzw. Liquidator der jeweiligen Gesellschaft eingetragen wurde. Ist der Gesellschafter der jeweiligen Gesellschaft keine natürliche Person, dann ist der Antrag zumindest von einer Person elektronisch zu signieren, deren PESEL-Nummer in dem KRS angegeben wurde und welche als Geschäftsführer, Insolvenzverwalter, Liquidator des Gesellschafters bzw. als ein vertretungsberechtigter Gesellschafter der Personengesellschaft eingetragen ist, welche sich wiederum an der vorgenannten Gesellschaft beteiligt.

Langfristig, d.h. ab 1. Oktober 2018, sind alle bei dem e-KRS einzureichenden Unterlagen von allen Geschäftsführern einer Kapitalgesellschaft elektronisch zu signieren.

Da elektronische Signaturen zurzeit mit der vergebenen polnischen PESEL-Nummer bzw. Steuernummer verbunden sind, worauf sich selbst der Gesetzgeber bezieht, weiß man nicht, was den ausländischen Unternehmern bevorsteht, welche ihre Gesellschaften in Polen haben, deren Geschäftsführer die Ausländer ohne vergebene polnische Steuer- und PESEL-Nummer sind. Ob ihre elektronischen Signaturen, die auf andere Identifikationsdaten gestützt sind, in dem elektronischen System des KRS richtig funktionieren werden, erweist sich in der nächsten Zukunft.

Konto auf dem Portal S24

Die Einreichung von Finanzunterlagen erfolgt über ein Konto, das für die Abgabe von Schriftsätzen in den Eintragungsverfahren bestimmt ist. Das Konto ist auf dem Portal S24 über die Webseite des Justizministeriums (https://ekrs.ms.gov.pl/) zu erstellen. Dem Antrag ist auch eine Erklärung beizufügen, dass die Finanzunterlagen die in dem Rechnungslegungsgesetz genannten Voraussetzungen erfüllen. Die Meldung wird über das IuK-System automatisch überprüft.

Nach der positiven Überprüfung des gestellten Antrags und Beendigung des Eintragungsverfahrens werden alle Jahresabschlüsse in der Ablage der Finanzunterlagen (poln. RDF) gespeichert, wovon sie über dasselbe System an das Zentrale Register für Steuerdaten übermittelt werden, das von dem Leiter (Staatssekretär) der Landesfinanzverwaltung geführt wird.

Zwei Schritte vor und einer zurück

Als eine positive Lösung aufgrund der Digitalisierung des Verfahrens ist die Abschaffung der Unternehmerpflicht zur zusätzlichen Versendung von Jahresabschlüssen an Finanzämter zu bezeichnen. Diese Jahresabschlüsse werden nämlich den Finanzbehörden direkt von dem Leiter der Landesfinanzverwaltung zur Verfügung gestellt.

Probleme der Unternehmen mit ausländischer Kapitalbeteiligung

Gemäß den in Polen geltenden Rechtsvorschriften kann ein Geschäftsführer sowie ein Gesellschafter einer Gesellschaft eine Person ohne polnische Staatsangehörigkeit und ohne festen Wohnsitz in Polen sein. Es ist jedoch zu bemerken, dass mit der Novelle des KRS-Gesetzes den Unternehmern die Pflichten auferlegt werden, denen die Ausländer kaum werden nachkommen können, insbesondere in einer so kurzen Zeit, d.h. bereits ab 15. März 2018. Besorgen von zertifizierten Signaturen, Beherrschung der Kontobedienung auf dem Portal S24 und noch dazu Handeln ausschließlich in der polnischen Sprache können sich für die Ausländer als ein unüberwindbares Hindernis erweisen. Sogar wenn sie alle diese Schwierigkeiten erfolgreich bewältigen, können die Signaturzertifizierungsunternehmen nicht gewährleisten, dass eine mit der PESEL-Nummer nicht verbundene bzw. tatsächlich im Ausland vollzogene Unterschrift in dem gerichtlichen IuK-System richtig funktionieren wird.

Deswegen falls Sie ein Unternehmer sind und vorhaben, bald aktuelle bzw. ausstehende Jahresabschlüsse bei dem KRS einzureichen, dann empfehlen wir Ihnen, dies unverzüglich zu tun, denn ab 15. März 2018 stoßen Sie dabei auf große Hindernisse.