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Berichterstattungspflichten der Gesellschaften mit ausländischer Beteiligung

Es gibt mehrere Gründe, aus welchen sich ein ausländischer Unternehmer mit den polnischen Behörden kontaktieren muss – nicht nur bei Gründung und Eintragung der Gesellschaft, sondern auch bei Erfüllung der Berichterstattungspflichten. Heute möchte ich gerade über diese grundlegenden Berichterstattungspflichten für Wirtschaftssubjekte mit ausländischer Beteiligung schreiben.

Im Falle der Gründung einer Gesellschaft in Polen hat ein ausländischer Investor viele Berichterstattungspflichten. Zuerst soll sich solch ein Investor grundsätzlich darum kümmern, damit alle im Ausland erstellten öffentlichen Urkunden, die er in Polen nutzen wird, mit der sog. Apostille versehen sind. Die Apostille ist eine auf ausländische öffentliche Urkunden gesetzte Beglaubigungsformel, die ihre Vorlage bei den polnischen Behörden und Ämtern ohne zusätzliche Legalisation ermöglicht.

Jedes Subjekt, auf welches die Vorschriften des polnischen Gesetzbuches der Handelsgesellschaften Anwendung finden, unterliegt der Eintragungspflicht in das landesweite Register der Unternehmen – das Landesgerichtsregister (KRS).

Die Hauptberichterstattungspflicht der in dem Landesgerichtsregister eingetragenen Unternehmen beruht auf der Einreichung des Jahresabschlusses bei diesem Register innerhalb der in dem Rechnungslegungsgesetz und dem Gründungsakt der Gesellschaft genannten Frist. Dafür ist die Leitung des Subjekts zuständig, die bei dem zuständigen Gerichtsregister neben dem Jahresabschluss auch folgende Unterlagen einzureichen hat:

  • das Prüfungsurteil, falls der Jahresabschluss der Abschlussprüfung unterlag;
  • die Abschrift des Beschlusses des zuständigen Gesellschaftsorgans über die Feststellung des Jahresabschlusses und über Gewinnverwendung bzw. Verlustdeckung;
  • den Lagebericht (falls solch eine Pflicht durch das Rechnungslegungsgesetz vorgesehen ist).
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Neben den Subjekten, die einer obligatorischen Abschlussprüfung durch Wirtschaftsprüfer unterliegen, gibt es auch Subjekte, die sich erst nach dem Erreichen von bestimmten Schwellen prüfen lassen müssen. Das gilt für diejenigen Subjekte, die in dem vorangegangenen Geschäftsjahr, für welches ein Jahresabschluss aufgestellt wurde, zumindest zwei von drei folgenden Voraussetzungen erfüllt haben:

  • ihre jahresdurchschnittliche Beschäftigung lag umgerechnet in Anzahl der Vollzeitbeschäftigten bei zumindest 50 Personen,
  • ihre Bilanzsumme betrug zum Ende des Geschäftsjahres zumindest 2.500.000,00 EUR umgerechnet in Zloty,
  • ihre Betriebseinnahmen aus Verkauf von Erzeugnissen, Waren und Finanzgeschäften lagen in Umrechnung in Zloty bei zumindest 5.000.000,00 EUR.

Am 15. März 2018 wurde die Pflicht zur Versendung der Jahresabschlüsse an das Landesgerichtsregister ausschließlich über das IuK-System, d.h. durch Versendung der Scans von Unterlagen eingeführt. Die bis 1. Oktober 2018 aufgestellten Jahresabschlüsse sind elektronisch gemäß der im dem Standard Audit File for Tax Purposes (SAF-T) genannten logischen Struktur zu versenden.

Für Gesellschaften, deren Geschäftsführer keine polnischen Staatsangehörigen sind, bedeutet das die Auferlegung von zusätzlichen Pflichten, d.h. Notwendigkeit der Beantragung der Vergabe einer qualifizierten elektronischen Signatur bzw. einer mit dem vertrauenswürdigen ePUAP-Profil bestätigten Signatur sowie der Beantragung der Vergabe einer individuellen PESEL-Nummer, die in dem Landesgerichtsregister angegeben werden soll, oder Notwendigkeit der Bestellung eines Prokuristen, der in diesem Bereich handeln wird.

Der bei dem KRS einzureichende Jahresabschluss ist mit einer qualifizierten elektronischen Signatur bzw. mit einer mit dem vertrauenswürdigen ePUAP-Profil bestätigten Signatur zumindest einer natürlichen Person zu versehen, deren PESEL-Nummer in dem KRS angegeben wurde und welche in dem KRS als zur Vertretung des Subjekts einzeln oder gemeinsam mit anderen Personen eingetragen ist bzw. eines in dem KRS zusammen mit der PESEL-Nummer angegebenen Prokuristen.

Einer der möglichen Wege für Einreichung des Jahresabschlusses bei dem Landesgerichtsregister ist das System e-KRS, das der Eröffnung eines individuellen Kontos bedarf, von welchem die Abschlüsse versendet werden. Das Konto kann durch eine Person eröffnet werden, die über die qualifizierte elektronische Signatur bzw. eine mit dem vertrauenswürdigen ePUAP-Profil bestätigte Signatur verfügt.

Man soll auch die Berichterstattungspflichten gegenüber der Polnischen Nationalbank (NBP) und dem Hauptstatistikamt (GUS) beachten.

Alleine aufgrund der ausländischen Beteiligung entstehen für die Gesellschaften die Berichterstattungspflichten gegenüber der Polnischen Nationalbank (NBP) und dem Hauptstatistikamt (GUS). In dieser Hinsicht soll man sich mit den Begriffen inländisches Subjekt und ausländisches Subjekt vertraut machen, die sich aus dem polnischen Devisenrecht herleiten.

Ein inländisches Subjekt ist jede natürliche Person mit dem Wohnsitz im Inland und jede juristische Person mit dem Sitz im Inland (d.h. in Polen). Ein ausländisches Subjekt ist dagegen eine natürliche Person mit dem Wohnsitz im Ausland und eine juristische Person mit dem Sitz außerhalb Polens, die fähig ist, im eigenen Namen Verbindlichkeiten einzugehen und Rechte zu erwerben. Als ausländische Subjekte gelten auch die durch inländische Subjekte gegründeten Niederlassungen, Repräsentanzen und Unternehmen im Ausland.

Die Bestimmung der Subjekte, die zur Einreichung der Berichte verpflichtet sind, sowie der Schwellen, deren Überscheiten zur Einreichung solcher Berichte verpflichtet, wird durch das Gesetz vom 27. Juli 2002 Devisenrecht geregelt. Die Berichterstattungspflicht gilt für alle inländischen Subjekte, die den Devisenverkehr mit den ausländischen Subjekten abwickeln.

Die in den Berichten für die Polnische Nationalbank auszuweisenden Daten sind den Handelsbüchern zu entnehmen. Alle Daten sind in Zloty auszuweisen, die nach dem durchschnittlichen Wechselkurs der Polnischen Nationalbank von dem letzten Tag der Periode, für die der Bericht erstellt wird, umgerechnet werden. Die erste Berechnung ist erforderlich um festzustellen, ob das jeweilige Subjekt die Berichterstattungsschwellen überschritten hat und ob es Monatsberichte oder eher Quartalsberichte einreichen soll. Am bequemsten kann man die Berichterstattungspflichten durch die EDV-Berichte erfüllen, indem man diese per Portal der Polnischen Nationalbank einreicht.

Gibt es an einer Gesellschaft eine ausländische Beteiligung, dann unterliegt solch eine Gesellschaft auch der Berichterstattungspflicht gegenüber dem Hauptstatistikamt. Die Gesellschaft mit ausländischer  Beteiligung ist verpflichtet, jedes Jahr dem Hauptstatistikamt zwei Berichte vorzulegen:

  • SP – Jahresumfrage für Unternehmen,
  • KZ – Bericht für Subjekte mit ausländischer Beteiligung.

Es gibt so viele Pflichten und Anforderungen in diesem Bereich, dass man sich dabei leicht verlieren kann. Bei Auslagerung dieser Aufgaben auf ein Fachunternehmen kann sich der Unternehmer auf das Kerngeschäft konzentrieren, ohne seine Zeit der Analyse und Prüfung der Ordnungsmäßigkeit in Bezug auf Erfüllung von Berichterstattungspflichten widmen zu müssen.

Die Mission von RSM Polen beruht auf der steuer-, buchführungs- und rechtsbezogenen Unterstützung der Unternehmer, so dass sie auf dem polnischen Markt frei und sicher handeln können.

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